許磊

（焦作市中醫(yī)院，河南 焦作 454000）

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問題分析

（一）標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后

由于醫(yī)院檔案的內(nèi)容較為繁雜、載體多樣、管理復(fù)雜，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)也面臨著諸多難題。目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃還較為缺乏，信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系還較為滯后。各家醫(yī)院檔案管理軟件、檔案管理信息系統(tǒng)多種多樣，各種系統(tǒng)及模塊之間兼容性較低。而在醫(yī)院內(nèi)部，往往是不同部門各自管理著較為獨(dú)立的系統(tǒng)，如人事檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)。各部門之間的檔案信息資源相對成為獨(dú)立的“孤島”，檔案信息資源不能實(shí)現(xiàn)有效共享。

（二）檔案信息化管理意識淡薄

由于職能部門分工細(xì)化，醫(yī)院信息化系統(tǒng)形成的電子文件往往產(chǎn)生于多個(gè)職能部門的日常工作，由各科室分散管理，工作人員檔案管理意識淡薄，未樹立檔案就是資源、信息就是資產(chǎn)的觀念，對電子文件和信息，沒能從檔案的角度對他們進(jìn)行科學(xué)的“收、管、用”。有的只注重了紙質(zhì)檔案，忽略了電子文件，造成了電子檔案的流失。也有的單純以為把檔案目錄輸入電腦，提供簡單的查詢和利用就實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，還有的認(rèn)為保管好傳統(tǒng)檔案就可以了，不愿意投入精力進(jìn)行數(shù)字化信息處理，這些均成為制約醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要因素。

（三）檔案信息化建設(shè)匹配設(shè)施不夠，同時(shí)缺乏具有檔案與計(jì)算機(jī)知識的復(fù)合型人才

電子檔案產(chǎn)生部門設(shè)備簡單，沒有與電子檔案管理相適應(yīng)的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設(shè)備，不利于電子檔案的長期保存，易造成電子檔案的毀損。有的沒有配備掃描儀或翻拍等設(shè)備，無法實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案雙軌存檔。同時(shí)，檔案部門工作人員年齡結(jié)構(gòu)層次偏大，知識結(jié)構(gòu)較為陳舊，缺乏既具有計(jì)算機(jī)知識又具有檔案知識的復(fù)合型人才。

（四）電子檔案歸檔管理模式有待改進(jìn)

各職能部門對電子檔案的歸檔管理還沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)。未明確電子文件的歸檔范圍，分類方法、整理規(guī)則等細(xì)則，導(dǎo)致醫(yī)院部分珍貴電子檔案遺失和破壞，給正常工作帶來許多重復(fù)和浪費(fèi)，影響了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的正常發(fā)展。

二、適應(yīng)信息化要求的醫(yī)院檔案管理工作改進(jìn)思路

結(jié)合以上對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析，借鑒改變文件歸檔模式。傳統(tǒng)的成本降低，實(shí)現(xiàn)永久存儲和保護(hù)檔案資源，信息技術(shù)在檔案電子掃描和數(shù)字轉(zhuǎn)換的應(yīng)用，電子文件的存儲和保護(hù)進(jìn)行數(shù)字化存儲和信息化檢索，節(jié)省了空間降低了成本，提高了效率。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過信息系統(tǒng)，可以快速獲取檔案信息的完整內(nèi)容，方便、安全，效率高，范圍廣泛，不受時(shí)間和空間的限制，最大限度地利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快捷使用和安全利用。

（一）建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

醫(yī)院運(yùn)作和管理的過程是一個(gè)獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個(gè)綜合的管理系統(tǒng).檔案管理系統(tǒng)就是一個(gè)信息資源子系統(tǒng)嘲。將這個(gè)信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財(cái)力，而且還能夠提供更多地綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。因此，醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，要把醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化、現(xiàn)代化建設(shè)納入建設(shè)范疇，同步規(guī)劃，同時(shí)建設(shè)。醫(yī)院要高度重視信息技術(shù)的規(guī)范化，大力扶植相關(guān)理論的研究，如檔案信息開發(fā)，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫等，積極推進(jìn)檔案部門計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造條件：要努力提高檔案人員素質(zhì)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與資源整合

目前，醫(yī)院實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個(gè)體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。信息科是二級以上綜合醫(yī)院必備職能科室，負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理；綜合檔案室是二級以上綜合醫(yī)院的獨(dú)立職能部門，對本單位各種門類、載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。信息科、綜合檔案室在Et常工作中基本是各自獨(dú)立地進(jìn)行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計(jì)和提供信息使用服務(wù).兩個(gè)部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)。重復(fù)勞動現(xiàn)象較為普遍，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。很大程度上制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。醫(yī)院檔案資源豐富，門類復(fù)雜，既有相對獨(dú)立的病歷檔案，又有門類復(fù)雜的人事、會計(jì)、科技、器械、文書等綜合檔案。這些檔案在形成和使用等環(huán)節(jié)上分屬于醫(yī)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備等不同的部門。有效整合相對復(fù)雜的各類檔案資源.是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中不得不面臨的實(shí)際問題。實(shí)現(xiàn)這些檔案資源的整合需要醫(yī)院各相關(guān)部門加強(qiáng)協(xié)調(diào).密切配合；需要醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中統(tǒng)籌考慮。避免重復(fù)建設(shè)。

（三）面向臨床，注重信息化檔案資源的開發(fā)利用

檔案的價(jià)值最重要的體現(xiàn)在它的開發(fā)利用方面，作為醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用，最重要的要體現(xiàn)在它為臨床服務(wù)的廣度和深度上。醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，必須牢固樹立以臨床工作為中心的意識，緊緊圍繞臨床工作需求來設(shè)計(jì)、開發(fā)和利用信息化檔案資源。首先，在醫(yī)院信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)環(huán)節(jié)，要充分調(diào)查臨床醫(yī)護(hù)人員的實(shí)際需求，適應(yīng)臨床一線工作面廣、量大的特點(diǎn)，開發(fā)適應(yīng)臨床特點(diǎn)要求的高效、簡便、實(shí)用的產(chǎn)品。衛(wèi)生行政部門要不斷加快醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革步伐，加大工作力度，做好頂層設(shè)計(jì)，早日完成包括以電子病歷為核心的醫(yī)院管理系統(tǒng)在內(nèi)的全國衛(wèi)生信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在開發(fā)利用環(huán)節(jié)，醫(yī)院要充分適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，加大人、財(cái)、物資源的投入，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的電子化閱覽室，加強(qiáng)臨床科室信息化建設(shè)所需軟、硬件建設(shè)，盡可能為開發(fā)利用信息化檔案資源創(chuàng)造必要的條件。相關(guān)職能部門要充分征求臨床一線人員在使用信息化檔案資源中的意見和建議，不斷改進(jìn)使用過程中存在的問題，充分發(fā)揮好管理職能。