高巍

（保定市特種設(shè)備監(jiān)督檢驗所 河北保定 071000）

1 前言

特種設(shè)備的檔案分類管理工作的內(nèi)容主要包含對特種設(shè)備的種類和特點進(jìn)行文字或者圖片方式的整理。 加強特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的特種設(shè)備的檔案分類管理工作對幫助管理者掌握特種設(shè)備的檔案信息、 提高檔案管理水平等方面都有著至關(guān)重要的作用[1,2]。 本文對我國特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)在檔案分類管理工作中存在的問題和相關(guān)的檔案分類措施做了簡單分析。

2 特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理的問題

2.1 對檔案分類管理的正確認(rèn)識有待加強

目前，我國特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)在檔案分類管理工作中存在的最大問題是管理人員對檔案分類管理工作缺乏正確的認(rèn)識。具體表現(xiàn)為：第一，部分檔案管理人員的檔案分類管理意識還有待加強，在實際管理工作中，忽視了對檔案的分類[3]；第二，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理人員對我國新時期下的現(xiàn)代化技術(shù)的掌握程度還有待加強，在日常的檔案分類管理工作中，工作效率和工作質(zhì)量還有待提升；第三，部分檔案分類管理人員在實際的管理工作中，只重視特種設(shè)備的登記工作，忽視了設(shè)備檔案的后期管理和維護，使管理工作具有一定的片面性。

2.2 對檔案分類管理工作的重視有待提升

第一，我國特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)缺乏對檔案分類管理工作的宣傳和教育，使檔案管理人員的思想水平還有待提高[4]；第二，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，在機構(gòu)內(nèi)部沒有為檔案分類管理部門創(chuàng)造便利條件，對檔案管理工作的配合度較低；第三，沒有要求檔案管理人員制定并完善檔案分類管理的相關(guān)規(guī)劃，使檔案分類管理工作的規(guī)范性較低[5]；第四，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為特種設(shè)備的檔案分類管理工作的依據(jù)僅僅是特種設(shè)備的檢測明細(xì)中的合格證書的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)而沒有提供相應(yīng)的技術(shù)支持，最終導(dǎo)致特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案分類管理工作的水平不高。

2.3 檔案分類管理的制度有待完善

我國特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案分類管理制度不夠完善也是影響機構(gòu)檔案分類管理水平的重要因素。 具體表現(xiàn)為以下幾點：第一，我國部分特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案分類管理工作的方式有待改善，在管理制度中沒有具體的獎懲制度，進(jìn)而使機構(gòu)的檔案分類管理制度成為一紙空文，難以在實際的管理工作中落實[6]；第二，我國部分特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案分類管理制度缺乏檔案外借、 歸還等方面的安全管理措施，在一定程度上使檔案分類管理工作容易出現(xiàn)檔案丟失和資料不全等問題；第三，我國部分特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理人員的素質(zhì)水平還有待提高，存在隨意更改檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理的可靠性。

3 特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案分類管理措施

3.1 加強管理人員對檔案分類管理的認(rèn)識

上文提到了我國特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)在實際的檔案分類管理工作中存在的最大問題是管理人員對檔案分類管理的認(rèn)識不夠。因此，我國特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)要提高檔案分類管理的工作水平， 首先要加強管理人員對檔案分類管理工作的認(rèn)識。為此，第一，加強對管理人員的教育和培訓(xùn)，幫助其摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，實現(xiàn)檔案管理的類型劃分；第二，加強對檔案分類管理工作的宣傳， 使管理人員明確檔案分類管理的重要意義， 進(jìn)而在實際的檔案管理工作中， 以更加嚴(yán)謹(jǐn)和負(fù)責(zé)的態(tài)度準(zhǔn)確記錄不同類型的設(shè)備檔案信息[7]。 例如，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)可定期召開例會， 安排特種設(shè)備分類管理的人員進(jìn)行管理工作的匯報和總結(jié)，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)檔案分類管理工作的問題，并研究相關(guān)的解決措施。另外，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)要加強對例會中管理人員的觀察，對匯報工作態(tài)度積極且認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工要進(jìn)行一定的褒獎，激發(fā)管理人員的工作積極性。

3.2 不斷完善特種設(shè)備的檔案管理工作

第一， 特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)要加強檔案分類管理工作的嚴(yán)密性，保證所有特種設(shè)備的信息都記錄在冊，方便后期的檔案管理和查詢[8]；第二，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)要對設(shè)備進(jìn)行排序， 按照入庫時間對特種設(shè)備進(jìn)行編號[9]；第三，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案分類管理人員要建立相關(guān)表格，將各種類型的特種設(shè)備的相關(guān)注意事項進(jìn)行詳細(xì)記錄，為后期的設(shè)備驗證提供信息支持；第四，加強檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，積極引入新時期下的現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案分類管理的水平；第五，管理人員在進(jìn)行檔案的外借工作時，需要向上級提出申請，經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)蓋章同意后才可以將檔案借出；同時，檔案管理人員要詳細(xì)記錄檔案借出的時間和人員， 確保檔案可以如期歸還，在檔案歸還的時候，管理人員要加強對檔案的審核，確保檔案內(nèi)容完整無損壞。

3.3 建立并完善管理人員的績效考核制度

第一， 要安排專業(yè)的老師對特種設(shè)備檔案分類管理的工作人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，提高檔案管理人員的實操能力[10]；第二，加強對檔案管理人員的考察，將檔案管理人員的日常表現(xiàn)也記錄到最后的績效考核中，不斷提高管理人員的綜合能力；第三，加強對考核結(jié)果的分析，對得分較高的管理人員，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)要采取一定鼓勵方式。

4 結(jié)語

總而言之，新時期下的社會進(jìn)步對特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理工作也提出了更深層次的要求。為此，我國特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)加強對檔案管理工作的投入，并通過加強管理人員對檔案分類管理的認(rèn)識、不斷完善特種設(shè)備的檔案管理工作和建立并完善管理人員的績效考核制度等措施實現(xiàn)特種設(shè)備的檔案分類管理工作，提高機構(gòu)的檔案管理水平。