李洪湖/溫州市鹿城區(qū)檔案局
目前檔案利用的方式主要為社會公眾或機(jī)關(guān)單位工作人員攜帶相關(guān)證明到檔案館,申請調(diào)閱檔案或開具證明,檔案部門很難提供便捷性和個性化的檔案查閱利用服務(wù)。隨著“最多跑一次”改革的不斷深化,全省檔案部門積極服務(wù)“最多跑一次”改革,積極創(chuàng)新工作理念與工作模式,但檔案利用服務(wù)“最后一公里”的問題仍有待探討。當(dāng)前,自助終端服務(wù)以其低成本、個性化和方便快捷的優(yōu)勢,逐漸成為最具競爭力的服務(wù)模式。隨著自助終端技術(shù)不斷發(fā)展,終端設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快速升級,自助終端服務(wù)應(yīng)用范圍迅速擴(kuò)大。利用自助終端服務(wù)推動檔案查閱利用服務(wù)提質(zhì)增效,具有較強(qiáng)的可行性。
近年來,溫州市鹿城區(qū)檔案館構(gòu)建了民生檔案自助查詢一體機(jī)系統(tǒng),通過一定的技術(shù)手段及創(chuàng)新的工作方法,實(shí)現(xiàn)了自助查檔、即時出證,較好地解決了檔案利用服務(wù)“最后一公里”的問題。
一是通過“人證合一”驗(yàn)證技術(shù)實(shí)現(xiàn)查檔人身份認(rèn)證,確?!安闄n人是本人”。一體機(jī)支持身份證識別、查檔人拍照、數(shù)據(jù)比對等功能,查檔人員在自助終端查詢檔案時,系統(tǒng)會提示將本人身份證放置在身份證讀卡器上,同時系統(tǒng)攝像頭會自動對查檔人員進(jìn)行拍照,拍好的照片會和讀取的身份證信息進(jìn)行比對,確保身份準(zhǔn)確。
二是通過“人檔合一”驗(yàn)證方法,實(shí)現(xiàn)要查檔案如是與本人相關(guān)的檔案即可查閱。該方法著重針對一些老舊檔案中身份證號等信息不齊全、僅依靠“人證合一”并不能保證查詢的檔案屬于查詢?nèi)耍ㄖ孛F(xiàn)象)的問題。應(yīng)用這一方法,查詢?nèi)嗽谏矸菡J(rèn)證后,系統(tǒng)如果沒有匹配到檔案數(shù)據(jù)內(nèi)的身份證號,則通過相關(guān)字段加干擾項的匹配方式來確定該檔案與查閱人的歸屬關(guān)系,在確定與當(dāng)事人姓名匹配后,再提供10個不同配偶姓名、10個不同登記年份、10個不同登記備單位等干擾項供選擇,如果選擇項全部吻合就可確認(rèn)該檔案為該查閱人的本人相關(guān)檔案,可賦予查閱權(quán),查閱人可自助查看檔案條目及全文信息。
三是實(shí)現(xiàn)檔案即時出證,并自助打印證明。選擇需要打印的檔案,待彈出打印確認(rèn)單后自助填寫打印事由、用途等,填寫完畢后通過指紋確認(rèn)操作人并打印檔案證明,通過“水印+專用查檔章”的雙重證明方式證明出證材料的真實(shí)性與法律效力。
四是提供在線借閱預(yù)約管理,實(shí)現(xiàn)兩類需求的在線預(yù)約:一類是因歷史原因檔案信息登記不全需要人工驗(yàn)證查檔的;另一類是外部機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)需要等原因需要調(diào)查當(dāng)事人民生檔案的。第一類預(yù)約申請需填寫本人基本信息如姓名、身份證、手機(jī)號等,再上傳個人身份證明文件,填寫預(yù)約查檔的內(nèi)容并報送申請。第二類預(yù)約申請需填寫申請人基本信息如姓名、身份證、手機(jī)號等,再上傳調(diào)閱證明文件,填寫預(yù)約檔案的內(nèi)容并報送申請。針對以上兩類需求,區(qū)檔案局工作人員核對上傳的材料并確保材料通過審批,再通過后臺設(shè)定權(quán)限,并通知查檔人憑原始登記身份證件在規(guī)定時限內(nèi)到一體機(jī)打印取件。
五是實(shí)現(xiàn)民生檔案的管理和統(tǒng)計。提供傳統(tǒng)組卷等多種組卷方式;可對各類格式的檔案條目數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出操作;支持電子檔案原文的批量掛接及掛接檢測,并形成歷史記錄提供查看和稽核;對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保管。提供多緯度統(tǒng)計功能,包括檔案統(tǒng)計、滿意度統(tǒng)計、訪問量統(tǒng)計、借閱匯總等,同時可根據(jù)需求自定義統(tǒng)計內(nèi)容。
六是提供終端遠(yuǎn)程管理。對自助終端各關(guān)鍵部件進(jìn)行實(shí)時、主動掃描,及時發(fā)現(xiàn)各類日常運(yùn)行故障和主要部件設(shè)備故障,并對故障進(jìn)行提醒和跟蹤故障是否得到及時處理;監(jiān)控自助終端的運(yùn)行狀態(tài),對自助終端的故障率和在線運(yùn)行率等關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計、排名和考核,開展有針對性的維護(hù)工作,不斷改進(jìn)和提高系統(tǒng)功能。
鹿城區(qū)民生檔案自助查詢一體機(jī)系統(tǒng)于2018年5月17日正式上線,在區(qū)檔案館查閱大廳、區(qū)行政服務(wù)窗口、婚姻登記處、公證處等單位及邊遠(yuǎn)街鎮(zhèn)同步開通,目前提供婚姻、醫(yī)學(xué)出生證明、土地承包、山林延包、計生等民生檔案查閱利用服務(wù),截至當(dāng)年10月底共出證952人次,占區(qū)檔案館同期檔案出證總量的50%以上。