■張 敏
醫(yī)院黨務(wù)工作檔案管理主要是指真實(shí)、完整地保存醫(yī)院黨務(wù)工作開(kāi)展的各項(xiàng)工作的憑據(jù)。黨務(wù)工作檔案管理是黨務(wù)工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ),若沒(méi)有黨務(wù)工作檔案管理,就談不上什么黨務(wù)工作開(kāi)展資料的利用和管理[1]。目前,關(guān)于醫(yī)院黨務(wù)工作檔案管理還較為薄弱,多數(shù)檔案工作人員對(duì)其歸檔范圍把握不準(zhǔn)。根據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),筆者認(rèn)為,黨務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)充分反映醫(yī)院黨建工作的發(fā)展現(xiàn)狀和歷史發(fā)展足跡。黨務(wù)檔案內(nèi)容應(yīng)概括以下幾方面:一是醫(yī)院黨委及各支部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等相關(guān)文件材料;二是上級(jí)黨組織所下發(fā)的涉及醫(yī)院黨委和黨建工作的相關(guān)文件、材料;三是醫(yī)院黨委所印發(fā)的意見(jiàn)原件或者整改意見(jiàn);四是醫(yī)院黨委及各支部在開(kāi)展黨務(wù)工作活動(dòng)中,產(chǎn)生的各種文件、圖表、影像資料;五是醫(yī)院在崗黨員的民主生活會(huì)形成的(民主生活會(huì)報(bào)告、方案(通知)、征求意見(jiàn)通知、會(huì)議記錄、個(gè)人發(fā)言提綱)等相關(guān)資料;六是黨員、入黨積極分子培養(yǎng)、預(yù)備黨員及黨員信息統(tǒng)計(jì)材料;七是醫(yī)院黨委及各支部廉政建設(shè)工作,違紀(jì)黨員處分材料等。
黨務(wù)工作檔案管理主要包括了醫(yī)院黨委開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng),黨委成員、黨員名單及其信息情況等,同時(shí)還包含了醫(yī)院入黨積極分子、預(yù)備黨員、黨員的思想動(dòng)態(tài)情況等。通過(guò)這些檔案材料的有效管理,有助于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分了解黨員思想情況、基本信息以及工作開(kāi)展情況。
醫(yī)院在開(kāi)展黨建工作、全面貫徹我黨重要政策和發(fā)展方針的過(guò)程中,可以結(jié)合以往黨務(wù)工作開(kāi)展的情況,通過(guò)查閱黨務(wù)檔案,從中學(xué)習(xí)和借鑒經(jīng)驗(yàn)。例如:黨務(wù)工作檔案中黨委下發(fā)的各種文件材料,以及在各種形式下獲得的建議或意見(jiàn)及對(duì)存在問(wèn)題的整改措施、持續(xù)改進(jìn)等情況材料,在醫(yī)院黨建工作中都是非常重要的決策依據(jù)。通過(guò)檔案的查閱,不僅能熟悉和掌握過(guò)去的實(shí)施效果、方針政策及整改情況,還能夠充分了解吸取廣大黨員同志意見(jiàn)建議,更便于黨建工作的不斷改進(jìn),和做出正確的決策。
黨務(wù)檔案另一層面是黨員信息庫(kù),通過(guò)查閱檔案,能夠隨時(shí)了解黨員干部的信息變化,能夠清楚的了解黨員干部的工作、業(yè)績(jī)及民主評(píng)議情況。與此同時(shí),通過(guò)將黨員干部檔案與醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)對(duì)接,不斷更新黨員干部相關(guān)信息,為干部考核提供最原始的憑證。
伴隨著信息化時(shí)代的到來(lái),全國(guó)各部門、各行業(yè)均紛紛加強(qiáng)了信息化建設(shè)。早在2000年,國(guó)家檔案局就明確了加快檔案信息化建設(shè)的任務(wù),但就實(shí)際情況來(lái)看,盡管不少醫(yī)院在檔案管理中已逐步實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化管理,真正實(shí)現(xiàn)全方面的信息化建設(shè)卻非常有限[2]。
不少人認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是“檔案資料數(shù)字化”,也有一部分人將其視為“檔案管理電子化”。與傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理相比,黨務(wù)工作檔案管理存在顯著的差異。黨務(wù)工作檔案管理需要非常細(xì)致、真實(shí)地對(duì)醫(yī)院黨委工作開(kāi)展情況進(jìn)行記錄,而不是單純地把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案。與人事檔案相比,有的內(nèi)容也涉密,不能進(jìn)行數(shù)字化,信息化建設(shè)的難度因此而增加。一定程度上使得黨務(wù)工作檔案管理信息化工作有所滯后。但只要掌握黨務(wù)工作的特點(diǎn)和核心內(nèi)容,由具備檔案數(shù)字化資質(zhì)的服務(wù)中介機(jī)構(gòu),在單位黨務(wù)工作者監(jiān)督指導(dǎo)下,組織政治素質(zhì)過(guò)硬的業(yè)務(wù)人員有序開(kāi)展掃描工作,推動(dòng)黨務(wù)工作檔案信息化建設(shè)并不困難。
在黨務(wù)工作檔案管理中,歸檔材料收集是非常重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),同時(shí)也是決定檔案利用價(jià)值的關(guān)鍵。黨務(wù)檔案收集工作傳統(tǒng)模式是等待歸檔材料自行送上門,但這種低效率、低質(zhì)量的被動(dòng)模式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期黨務(wù)工作的需要。為此,我們要加強(qiáng)對(duì)黨務(wù)工作者檔案意識(shí)的培養(yǎng),提高醫(yī)院黨務(wù)工作部門的檔案意識(shí),使他們充分認(rèn)識(shí)到黨務(wù)工作檔案管理的重要性,積極配合開(kāi)展檔案管理工作,及時(shí)、完整地將相關(guān)文件材料移交至醫(yī)院檔案室,以便能夠及時(shí)歸檔。同時(shí)轉(zhuǎn)變黨務(wù)工作檔案管理收集模式,建立黨務(wù)工作歸檔材料收集網(wǎng)絡(luò),列出材料收集清單,使檔案管理人員積極主動(dòng)地加入到各項(xiàng)黨務(wù)工作中,以便能夠及時(shí)掌握黨務(wù)工作現(xiàn)場(chǎng)第一手情況,并如實(shí)、完整的收集到第一手歸檔材料。江澤民同志曾對(duì)檔案工作作出這樣的評(píng)價(jià)[3]:“檔案工作的特點(diǎn)與規(guī)律就是平時(shí)不起眼,也不引人注目。但是,一旦當(dāng)你需要時(shí),如果平時(shí)工作沒(méi)做好,臨渴掘井,就悔之晚矣!”如此可見(jiàn),黨務(wù)工作檔案管理只有在日常工作中注重積累,才能夠全面、完整的保存下黨務(wù)工作記錄,并展現(xiàn)其檔案管理的重要價(jià)值,為醫(yī)院黨務(wù)工作的開(kāi)展提供充分的支持。
在加強(qiáng)黨務(wù)工作檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí),機(jī)讀文件量必然不斷增加,更加有利于黨務(wù)工作公開(kāi),黨務(wù)檔案信息共享也將成為必然趨勢(shì),也必然會(huì)面臨著檔案敏感信息的安全保障問(wèn)題。為此,我們?cè)谕苿?dòng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí),要切實(shí)建立健全完善相應(yīng)的信息安全管理制度,確保黨務(wù)工作檔案管理工作有法可依、有章可循,不斷提升檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性。
黨務(wù)檔案管理人員要切實(shí)將檔案信息安全放到突出的位置上,避免檔案信息出現(xiàn)泄密、失密和丟失等情況;并應(yīng)當(dāng)立足自身工作,不斷提高自身素質(zhì)和專業(yè)職業(yè)素養(yǎng),積極參與各種信息化建設(shè)培訓(xùn)班,促使現(xiàn)代化操作水平的提高[4]。
黨務(wù)工作檔案隨著黨建工作的不斷深入開(kāi)展,積極探索創(chuàng)新醫(yī)院黨務(wù)檔案管理模式目前已成為醫(yī)院黨務(wù)工作開(kāi)展的重點(diǎn)研究方向。在時(shí)代發(fā)展的新形勢(shì)下,應(yīng)積極開(kāi)展信息化建設(shè),拓展檔案收集渠道,通過(guò)線上線下主動(dòng)、快捷、準(zhǔn)確地掌握第一手黨務(wù)工作信息,及時(shí)歸檔保存,為醫(yī)院黨務(wù)工作開(kāi)展提供更加完整、準(zhǔn)確的檔案信息。