朱 婧

（北京大學(xué)信息管理系，北京 100871）

《中華人民共和國公共文化服務(wù)保障法》（以下簡稱《公共文化服務(wù)保障法》）規(guī)定：“公共文化設(shè)施管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全管理制度和服務(wù)規(guī)范，建立公共文化設(shè)施資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告制度和公共文化服務(wù)開展情況的年報(bào)制度”（第二十一條）。在《中華人民共和國公共圖書館法》中，同樣有公開服務(wù)開展情況的明確要求，體現(xiàn)在“公共圖書館應(yīng)當(dāng)改善服務(wù)條件、提高服務(wù)水平，定期公告服務(wù)開展情況，聽取讀者意見，建立投訴渠道，完善反饋機(jī)制，接受社會(huì)監(jiān)督”（第四十二條）。公共圖書館年報(bào)是圖書館對一年的館舍建設(shè)、館藏資源、讀者服務(wù)、人員管理、財(cái)務(wù)狀況等工作情況進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告，每年編寫，定期發(fā)布。我國公共圖書館年報(bào)制度正處于逐步建立健全的階段，不少公共圖書館已經(jīng)開展了年報(bào)編寫、發(fā)布的工作。國外公共圖書館年報(bào)的規(guī)劃、編寫和發(fā)布已經(jīng)形成了較為規(guī)范的體系，在內(nèi)容要素的選擇上值得我國公共圖書館學(xué)習(xí)與借鑒。

1 編寫年報(bào)的目的和意義

年報(bào)是機(jī)構(gòu)信息公開的重要途徑。在市場經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)，公司的定期報(bào)告就是信息披露制度的要求之一。據(jù)《上市公司信息披露管理辦法》的規(guī)定，定期報(bào)告包括年度報(bào)告、中期報(bào)告與季度報(bào)告[1]。在高等教育領(lǐng)域，《高等學(xué)校信息公開辦法》也對高校信息公開工作年度報(bào)告做出了要求[2]。隨著《公共文化服務(wù)保障法》的頒布施行，公共文化服務(wù)領(lǐng)域的年報(bào)制度也要逐漸地建立健全。圖書館年報(bào)可以讓人們了解到機(jī)構(gòu)服務(wù)狀況，體現(xiàn)的是公共文化機(jī)構(gòu)對公眾負(fù)責(zé)、接受公眾監(jiān)督的精神，保障了公眾的知情權(quán)與監(jiān)督權(quán)，同時(shí)促進(jìn)公共文化服務(wù)的公開化、透明化。

年報(bào)有助于圖書館總結(jié)問題，提升服務(wù)質(zhì)量。年報(bào)中包含了館藏、館員、讀者、館辦活動(dòng)等全年工作開展情況，是對過去一年里各項(xiàng)工作的梳理與總結(jié)，有助于圖書館發(fā)現(xiàn)問題與不足，及時(shí)修正、提升服務(wù)質(zhì)量。年報(bào)的編寫同樣推動(dòng)了館內(nèi)檔案建設(shè)：一方面，各部門要為年報(bào)編寫提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料，促使各部門在日常工作中注重文件、活動(dòng)記錄、照片等資料的收集與整理；另一方面，年報(bào)完成后就成為了館內(nèi)檔案體系中重要組成部分，系統(tǒng)的資料積累為日后工作提供了借鑒與參考[3]。此外，圖書館年報(bào)也是同行互相學(xué)習(xí)的材料，有助于加強(qiáng)館際交流，共同進(jìn)步。

年報(bào)綜合了各方資料，對學(xué)術(shù)研究具有重要作用。年報(bào)中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如紙質(zhì)和電子文獻(xiàn)入藏?cái)?shù)量、文獻(xiàn)流通冊次、讀者人次、各項(xiàng)咨詢次數(shù)等可作為圖書館服務(wù)水平的評(píng)價(jià)指標(biāo)。部分年報(bào)中專門有圖書或其他物資捐贈(zèng)記錄的版塊，這是慈善史研究的資料來源之一[4]。年報(bào)還能為將來的圖書館志的撰寫打下良好基礎(chǔ)，提高編撰效率[5]。

2 中外年報(bào)共同構(gòu)成要素

筆者選取了國外7所、國內(nèi)5所知名度較高、規(guī)模較大的公共圖書館最新年度報(bào)告作為研究對象，總結(jié)了12份年報(bào)中的內(nèi)容要素，并從這12所公共圖書館年報(bào)中總結(jié)出的中外年報(bào)共同構(gòu)成要素如下（見表1、表2）：

表1 外國7所公共圖書館年報(bào)內(nèi)容要素

表2 我國5所公共圖書館年報(bào)內(nèi)容要素

（1）工作總結(jié)。從整體上看，這部分通常有3種總結(jié)形式：①分部門、分網(wǎng)點(diǎn)分別報(bào)告工作：代表是伯明翰公共圖書館。伯明翰公共圖書館系統(tǒng)內(nèi)中心館的7個(gè)部門、兩個(gè)辦公室和17家分館都用一段話簡單報(bào)告了過去一年開展的工作。東湖分館（East Lake Branch Library）負(fù)責(zé)人就報(bào)告了為兒童、青少年、成人分別開展的照看項(xiàng)目、周四互動(dòng)故事會(huì)、夏季閱讀項(xiàng)目，并講述了因?yàn)榕照{(diào)的問題圖書館被迫關(guān)閉、開放后部分服務(wù)無法進(jìn)行的狀況，期望下一年能回復(fù)到正常運(yùn)轉(zhuǎn)中。②分項(xiàng)目報(bào)告工作：芝加哥公共圖書館的工作總結(jié)就是各個(gè)項(xiàng)目發(fā)展的情況，其中包括了網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航員（CyberNavigators）、幼兒早教、創(chuàng)客實(shí)驗(yàn)室、“同一本書，同一個(gè)芝加哥”（One Book,One Chicago）、課后作業(yè)幫助、YOUmedia青少年數(shù)字化學(xué)習(xí)空間等，并附有這些項(xiàng)目開展的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。③分主題報(bào)告工作：首都圖書館的報(bào)告從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)（館藏文獻(xiàn)體系建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)等）、文化品牌建設(shè)、對外合作交流、體制機(jī)制改革、人才隊(duì)伍建設(shè)、黨團(tuán)工作等方面對上一年工作進(jìn)行了總結(jié)；大英圖書館同樣是從保管工作、學(xué)術(shù)研究、商業(yè)支持、文化活動(dòng)、學(xué)習(xí)項(xiàng)目、對外交流六方面來進(jìn)行工作總結(jié)。

（2）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)范圍涵蓋多個(gè)方面，主要有：用戶，如持證讀者數(shù)、到館訪問人次、讀者滿意度等。館藏資源，如采編文獻(xiàn)量、入藏量、年外借文獻(xiàn)、流通量等。館內(nèi)活動(dòng)，如全年開展的活動(dòng)和展覽次數(shù)、參與人數(shù)等。工作人員，如具備專業(yè)職稱人數(shù)、新招員工數(shù)、薪水狀況等。經(jīng)費(fèi)，如全年總收入與總支出、各項(xiàng)收入與支出等。

（3）組織架構(gòu)。國外年報(bào)中通常是給出組織結(jié)構(gòu)圖，列出理事會(huì)和執(zhí)行層人員，有些會(huì)附上人員簡介。國內(nèi)年報(bào)是列出領(lǐng)導(dǎo)班子和各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，有些還會(huì)列出工會(huì)、共青團(tuán)、婦女委員會(huì)等群眾組織的負(fù)責(zé)人。

（4）財(cái)務(wù)報(bào)告。簡單來講，財(cái)務(wù)就是圖書館收入多少、支出多少，以及各項(xiàng)明細(xì)。收入包括政府撥款、社會(huì)捐贈(zèng)、創(chuàng)收等，支出包括在館舍設(shè)施建設(shè)、采購設(shè)備資源、服務(wù)活動(dòng)、人員上的花費(fèi)等。

（5）大事記。大事記記載了圖書館在過去一年的重大工作活動(dòng)和重要事件，包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與者等。

除了上述主要共同構(gòu)成要素外，各公共圖書館可以根據(jù)自身情況在年報(bào)內(nèi)加入其他內(nèi)容，如館長致辭、社會(huì)捐贈(zèng)情況、學(xué)術(shù)研究成果、媒體報(bào)道、所獲榮譽(yù)等。

3 中外年報(bào)內(nèi)容要素的不同點(diǎn)

3.1 “人有我無”

（1）捐贈(zèng)者名單。表1中7所外國公共圖書館均有列出捐贈(zèng)者名單，而我國5所圖書館都沒有這一部分內(nèi)容。以紐約公共圖書館年報(bào)為例，它的捐贈(zèng)者名單分：個(gè)人與基金贈(zèng)與、企業(yè)贈(zèng)與、慈善活動(dòng)、畢格羅社團(tuán)（The Bigelow Society）、命名捐贈(zèng)基金5種接受社會(huì)捐贈(zèng)的途徑與形式，所有捐贈(zèng)者的名字都被列出。年報(bào)最后一頁還有圖書館向公眾發(fā)起的捐贈(zèng)倡議。圖書館接受社會(huì)捐贈(zèng)，有助于緩解經(jīng)費(fèi)緊張的問題，將錢用在設(shè)施設(shè)備和服務(wù)提升上，同時(shí)也營造了良好的社會(huì)氛圍。將捐贈(zèng)者名單公布，一是為了誠摯感謝他們對圖書館的貢獻(xiàn)，二是為了激勵(lì)公眾參與慈善捐贈(zèng)，形成熱心捐助圖書館事業(yè)的良好社會(huì)氛圍。

我國圖書館年報(bào)沒有捐贈(zèng)者名單，一是因?yàn)閳D書館接受社會(huì)捐贈(zèng)總體比例較小，圖書館經(jīng)費(fèi)來源主要還是依靠政府撥款；二是我國公共圖書館缺乏募捐意識(shí)和捐贈(zèng)機(jī)制，普遍沒有廣泛宣傳動(dòng)員工作[18]。2018年起實(shí)行的我國《公共圖書館法》將引導(dǎo)和鼓勵(lì)社會(huì)力量參與確立為我國公共圖書館事業(yè)發(fā)展的基本方針，提出了“捐贈(zèng)者冠名”的創(chuàng)新制度，鼓勵(lì)社會(huì)向公共圖書館捐贈(zèng)[19]。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和法律的施行，我國公共圖書館應(yīng)重視社會(huì)捐贈(zèng)，制定相應(yīng)的捐贈(zèng)機(jī)制，積極募捐。年報(bào)中專門列出捐贈(zèng)者名單就是為了感謝并激勵(lì)捐贈(zèng)者的方式之一。

（2）主席（理事長、館長）致辭。國外年報(bào)的開篇普遍有主席等領(lǐng)導(dǎo)的致信或致辭，向讀者介紹上一年度的主要成就，包括讀者接待、館舍建設(shè)、項(xiàng)目推進(jìn)、資金來源、下一年度目標(biāo)等，并感謝社會(huì)各界對圖書館的支持，最后附上簽名。采用領(lǐng)導(dǎo)致辭，能讓讀者快速了解圖書館做了哪些工作，拉近了領(lǐng)導(dǎo)和讀者們的距離，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對圖書館事業(yè)、對讀者需要負(fù)責(zé)的精神。

（3）其他特色構(gòu)成要素。可持續(xù)發(fā)展報(bào)告是大英圖書館、維多利亞州立圖書館年報(bào)中的特色內(nèi)容，包括溫室氣體排放統(tǒng)計(jì)、產(chǎn)出廢物統(tǒng)計(jì)、能源利用統(tǒng)計(jì)、水資源利用統(tǒng)計(jì)、紙張使用統(tǒng)計(jì)等。這兩個(gè)圖書館還有關(guān)于員工發(fā)展?fàn)顩r的報(bào)告：大英圖書館的薪酬報(bào)告包含薪酬政策和勞動(dòng)合同說明、理事會(huì)成員與執(zhí)行層員工薪酬公開等；維多利亞州立圖書館的員工發(fā)展?fàn)顩r包括了職業(yè)健康與安全評(píng)估、公共部門價(jià)值和就業(yè)原則、員工薪酬及貫行的價(jià)值和公平原則等?？沙掷m(xù)發(fā)展報(bào)告與員工發(fā)展?fàn)顩r報(bào)告體現(xiàn)了圖書館在環(huán)境保護(hù)和員工發(fā)展方面的社會(huì)責(zé)任感。

3.2 人詳我略

外國年報(bào)做得詳細(xì)而我國年報(bào)較簡略的內(nèi)容則是財(cái)務(wù)報(bào)告部分。由表2可知，浙江圖書館年報(bào)是我國5所圖書館中財(cái)務(wù)情況報(bào)告最為清楚的，但是與國外年報(bào)的財(cái)務(wù)報(bào)告相比還有一定距離。國外圖書館已經(jīng)建立了相當(dāng)完善的理事會(huì)制度，且經(jīng)費(fèi)來源多元化，因此在財(cái)務(wù)報(bào)告上必須講清楚錢從哪里來，花在什么地方，還有多少錢。我國圖書館年報(bào)應(yīng)將經(jīng)費(fèi)收入和支出及年末轉(zhuǎn)結(jié)和結(jié)余作為財(cái)務(wù)報(bào)告的基本內(nèi)容，再依據(jù)法規(guī)要求和實(shí)際館情對財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充。

表3 12所公共圖書館年報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)容

3.3 人略我詳

我國圖書館年報(bào)在大事記、獲表彰情況、媒體報(bào)道等內(nèi)容版塊上比國外做得更加詳細(xì)。芝加哥公共圖書館的大事記是按“季節(jié)-月份”形式列舉重大事件，并非每個(gè)月都有；費(fèi)城公共圖書館的大事記是逐月進(jìn)行事件列舉；中國的圖書館大事記則是逐月列舉，具體到某月某日，事件內(nèi)容更加詳細(xì)，所占篇幅較大。在獲表彰情況和媒體報(bào)道上，國外年報(bào)一般將它們放在了工作總結(jié)內(nèi)，而我國年報(bào)則是單獨(dú)形成一個(gè)內(nèi)容版塊。

4 結(jié)語

中外公共圖書館的年報(bào)內(nèi)容要素有同有異，要素的選擇應(yīng)當(dāng)根據(jù)每個(gè)圖書館的實(shí)際情況定。大英圖書館是公共圖書館，也是英國的國家圖書館，因此年報(bào)篇幅大、涉及內(nèi)容多。年報(bào)編寫時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮目的與受眾[20]，以及公共圖書館的職責(zé)與使命。我國圖書館年報(bào)制度正處于逐步建立的階段，借鑒國外圖書館年報(bào)內(nèi)容要素有助于圖書館合理規(guī)劃年報(bào)內(nèi)容，健全年報(bào)制度。