劉 暢 劉 雯 湯亞南

（東北大學圖書館，遼寧 沈陽 110819）

1 引言

機構知識庫（Institutional Repository，簡稱IR）的概念產生于20世紀90年代。2002年，Raym Crow首次提出IR的概念，即數(shù)字館藏收集和保存單一或者多所大學社區(qū)的智力成果；同時指出IR是學術機構面臨的重要戰(zhàn)略問題[1]。2004年我國學者將IR的理念引入國內。吳建中[2]指出：IR對圖書館業(yè)務及其生存發(fā)展提出了嚴峻挑戰(zhàn)。常唯[3]論述了IR的含義、IR在數(shù)字科研環(huán)境中的作用、IR的構建工具等。截至2018年7月，在Open Doar[2]上注冊的IR數(shù)量已達3519個，這些IR分布在2977個機構中，我國在Open Doar上注冊的IR數(shù)量為40個。

圖1 IR數(shù)量按國家分布情況

圖2 IR所屬機構按國家分情況

針對機構知識庫的價值宣傳和服務推廣已有學者進行了相關研究，楊梅[3]運用問卷調查的方法，面向院系、文獻檢索課學生、全校的培訓講座，搭建多渠道的營銷推廣平臺，采用新媒體進行互動式營銷，推廣機構知識庫服務，促進學者之間的交流。周沫[4]構建了一個以服務對象的需求為導向，以資源與服務為內容的服務宣傳推廣體系。鄧君[5]介紹了宣傳推廣機構知識庫利益的方法，分別是協(xié)調機構高層管理者自上而下宣傳方法和協(xié)調激勵機構成員自下而上推廣方法。筆者以東北大學機構知識庫為例，介紹了其建設歷程和功能架構，在問卷調研的基礎上，從加強宣傳推廣和探索多元化服務兩個角度提出了東北大學機構知識庫服務推廣策略，以期進一步促進機構知識庫的內容建設和價值宣傳，使得機構知識庫不僅是一個文獻資源的存儲庫，更是一個各學科學者進行在線學術交流的平臺。

2 東北大學機構知識庫建設現(xiàn)狀

2.1 機構知識庫建設歷程

東北大學機構知識庫是一種基于開放存取理念的知識組織與傳播平臺，其系統(tǒng)地保存了本校歷年的各類成果，提升了東北大學及學者的學術影響力。東北大學機構知識庫項目自2014年立項以來，經過初期調研、一期和二期數(shù)據(jù)建設，以及數(shù)據(jù)庫內部測試運行之后將正式上線，機構知識庫建設歷程時間軸如圖3所示。東北大學機構知識庫平臺共包括19個學院、4個重點實驗室、1550余名學者及其科研成果的信息。其中學院的信息統(tǒng)計包括二級單位和三級單位名稱、部門類型以及負責人信息；人員統(tǒng)計的信息包括工作部門、職稱職務、研究方向、榮譽稱號、在職狀態(tài)、聯(lián)系方式等；成果統(tǒng)計的信息來源包括：北大核心期刊、中國科技核心期刊、CSCD、EI、SCI（E）、CPCI-S、CSSCI、CPCI-SSH、SSCI、A&HCI、ESCI、IC、CCR等，成果類型包括期刊論文、學位論文、會議論文、專利、科技成果、科研項目、報紙、圖書、標準等。

圖3 機構知識庫建設歷程時間軸

2.2 機構知識庫功能架構

東北大學機構知識庫項目建設實施采用CNKI提供的高校機構知識庫建設平臺（CIRP），該平臺可以實現(xiàn)機構和個人的知識管理、知識展示及知識傳播，同時提供數(shù)據(jù)持續(xù)更新服務，實現(xiàn)中文數(shù)據(jù)日更新，外文數(shù)據(jù)月更新，確保高校機構知識庫的可持續(xù)發(fā)展。該平臺可實現(xiàn)的功能包括成果管理、成果展示與利用、成果統(tǒng)計和學者服務等。

機構知識庫功能框架如圖4所示。

圖4 機構知識庫功能框架

東北大學機構知識庫功能主要包括：（1）成果管理：全面管理本校所有公開發(fā)表、有限公開與內部使用的多種成果；（2）成果展示與利用：按照年度、院系、學者、成果類型、SCI/EI收錄成果、中外文等維度展示東北大學成果；（3）成果統(tǒng)計：按照部門、作者、年度變化、發(fā)文期刊等維度統(tǒng)計成果，并支持導出報表和生成可視化圖，按照期刊論文、會議論文、學位論文、圖書、科技成果、專利成果、研究報告等成果類型生成成果明細表，并支持自定義選擇成果字段導出數(shù)據(jù)；（4）學者服務：提供學者空間，支持學者認領、添加與管理個人成果；支持學者個人成果按照成果類型、發(fā)文年度、論文作者署名、成果利用情況等維度進行統(tǒng)計分析；支持個人簡歷信息修改與完善，提供學者主頁，展示學者的個人簡歷、學術成果、合作關系、成果類型與發(fā)文期刊分布情況。

3 東北大學機構知識庫上線推廣調研分析

項目通過問卷調查的形式，采用科學的方法系統(tǒng)地搜集、記錄、整理和分析獲得的數(shù)據(jù)，全面了解高校師生們對機構知識庫的認識和認可程度，以及對機構知識庫的建議等信息，從而為今后機構知識庫的宣傳和推廣打下一個良好的基礎。

本次項目調研對象包括來自東北大學16個學院，37個專業(yè)的在校師生，其中包括專任教師、非專任教師、在讀研究生以及本科生。問卷從客觀情況和主觀意愿兩個角度對東北大學師生了解和使用機構知識庫獲取資源的現(xiàn)狀和對東北大學機構知識庫建設的建議進行了調研。

3.1 機構知識庫用戶利用情況分析

通過對線上和線下調研結果整理分析可知，使用機構知識庫的頻率分布如圖5所示。有71.15%的調研對象偶爾會使用機構知識庫獲取文獻資源，有18.27%的調研對象經常使用，從未使用過機構知識庫的師生占了10.58%。使用頻率分布與調研對象的人員身份存在正相關關系，調研結果在一定程度上說明了在校師生對機構知識庫利用程度較低。使用的機構知識庫所屬國家/區(qū)域如圖6所示，有92.13%的人選擇了經常使用中國大陸的機構知識庫，另外有44.23%的人選擇了美國，中國香港、中國臺灣以及日本的機構知識庫的利用率較低。而實際上國際及港澳臺地區(qū)的機構知識庫建設及相關研究比較深入，說明調研對象對中國大陸以外的其他國家/地區(qū)的機構知識庫的利用率較低。

圖5 機構知識庫使用頻率

圖6 使用的機構知識庫所屬國家/區(qū)域

使用機構知識庫獲取的資源類型情況如圖7所示。調研對象利用機構知識庫獲取的資源類型主要集中在期刊論文、學位論文和研究報告，而對專利、成果以及演示報告等文獻資源的獲取率較低。機構知識庫可以將機構各類學術成果進行系統(tǒng)化保存，使科研人員可以進行開放獲取和利用。其中不僅包含期刊論文等發(fā)表的學術成果，還包括教學資源和科研數(shù)據(jù)等可以進行共享利用和學術交流的資源。因此在機構知識庫建設過程中應進一步擴大宣傳機構知識庫的作用和價值，挖掘潛在用戶，將教學資源和學術資源上傳至機構知識庫中進行共享和利用。使用機構知識庫進行資源獲取過程中遇到的問題分布情況如圖8所示。圖8顯示，問題主要集中在下載全文受限以及更新不及時上，這也是在機構知識庫建設和后期維護過程中應該注意的問題。

圖7 使用機構知識庫獲取的資源類型

圖8 使用機構知識庫遇到的主要問題

3.2 機構知識庫用戶主觀意愿分析

在主觀意愿這部分調研分析中，對機構知識庫建設的意義的理解情況如圖9所示。有80%以上的調研對象認為，機構知識庫的建設可以促進學術交流，并且能夠使學術資源得到長期保存；有40%以上的調研對象認為機構知識庫在提高機構的社會影響力的同時，還可以提高學者個人的學術影響力。對于是否愿意將自己的學術成果上傳至機構知識庫中，67.31%的調研對象表示愿意，25.96%的調研對象表示愿意上傳部分已出版的學術成果，說明東北大學的師生普遍愿意將自己的學術成果上傳到機構知識庫中進行保存，同時進行學術交流，如圖10所示。

圖9 機構知識庫建設的意義

圖10 上傳學術成果到機構知識庫的意愿分布

本次調研中有超過一半的調研對象對東北大學機構知識庫建設提出了自己的建議和看法，按照內容分類整理后的分布情況如圖11所示。有34.48%的調研對象對機構知識庫建設提出了資源整合方面的問題建議，其中包括希望機構知識庫中存儲的資源可以包括多學科、多類型多語種等；有10%以上的調研對象提出了關于及時更新、方便檢索、可開放獲取以及擴大宣傳等方面的建議；另外還有少部分調研對象提出了在方便下載、訪問速度以及可持續(xù)性等方面的建議；最后還有18.97%的調研對象對東北大學機構知識庫建設提出了期望和鼓勵。

圖11 對東北大學機構知識庫建設的建議

通過本次問卷調研，擴大了東北大學師生對機構知識庫建設工作的了解，宣傳了機構知識庫建設的意義和作用，了解了東北大學師生對機構知識庫建設的需求和建議，為后期機構知識庫正式上線的宣傳推廣起到了積極的推進作用。

4 東北大學機構知識庫服務推廣策略

4.1 加強宣傳推廣

機構知識庫的概念，被提出到運用于實踐建設中以來，國內已有很多高校建立了機構知識庫，然而學者通過調研發(fā)現(xiàn)，機構知識庫的服務和價值并沒有得到廣泛的理解和認可。因此，可以從實體型的傳統(tǒng)業(yè)務、線下活動和數(shù)字化的新媒體等傳播媒介來加強機構知識庫價值的宣傳和服務的推廣，提高用戶的認知度，同時激勵更多的潛在用戶認識到機構知識庫的價值。

4.1.1 實體推廣

以問卷調研的形式，面向各學院學者、文獻檢索課學生以及圖書館組織的公開講座參與者，介紹機構知識庫的服務，宣傳機構知識庫對于機構、學者的學術價值和社會價值。印發(fā)宣傳手冊，由學科館員和各院系辦公室進行聯(lián)系，將宣傳手冊向機構知識庫成員傳遞。以機構知識庫的服務與價值為主題，由機構知識庫負責人組織面向各院系學者等機構知識庫成員的宣講會、座談會或報告會。同時還可以將宣傳工作滲透到圖書館以及各學院業(yè)務工作中，如參考咨詢、新生入館教育和各學院報刊等。

4.1.2 數(shù)字推廣

通過數(shù)字媒體來對機構知識庫的服務與價值進行推廣，挖掘更多的潛在用戶。以固定消息推送的形式在圖書館顯示終端屏幕、大屏幕觸摸屏、拼接大屏、數(shù)字標牌管理系統(tǒng)等媒體上進行推廣。以消息發(fā)布和線上互動的形式在圖書館主頁、官方微信平臺、微博、微電影、微游戲、電子郵件等網(wǎng)絡上進行推廣。同時，還可以制作方便移動設備接收消息和瀏覽的網(wǎng)頁鏈接或應用程序等。

4.2 探索多元化服務

機構知識庫的可持續(xù)發(fā)展問題一直被受國內外學者的關注，國際研究證明[6-7]，如何激勵作者將科研產出和學術成果及時主動存繳并進行開放共享，對于機構知識庫的內容建設和服務推廣始終是個嚴峻的挑戰(zhàn)。機構知識庫在傳播和保存知識成果上有著重要作用，可以探索多元化服務方式，優(yōu)化已有的服務內容，主動向機構和學者提供個性化的增值服務，激勵機構管理者和科研學者真正參與和推動機構知識庫的建設和發(fā)展[8]。

4.2.1 優(yōu)化基礎服務

目前建設比較完善的機構知識庫能夠提供給用戶的基本服務包括：主頁檢索、高級檢索、分類瀏覽、顯示最新內容、成果上傳以及成果認領等。服務功能的缺失是制約我國機構知識庫發(fā)展的重要因素，目前還存在著服務功能有限，資源利用率較低等問題。通過問卷調研，對在校師生在訪問機構知識庫獲取文獻等使用中提出的意見和建議有了更客觀的了解，較多的用戶提出希望機構知識庫能夠集成多學科、多類型以及多語種的文獻，進一步實現(xiàn)資源整合和開放獲取。針對平臺的維護和運營，希望平臺能夠易于訪問、方便檢索和下載，并及時更新。結合機構知識庫發(fā)展現(xiàn)狀與問卷調研所收集的用戶需求可知，應進一步優(yōu)化平臺基礎服務，提高機構知識庫平臺的訪問量和資源的利用率，挖掘更多的潛在用戶參與到機構知識庫內容建設和服務推廣工作中。

4.2.2 提供增值服務

在完善機構知識庫基礎服務的同時，還可以進一步開發(fā)增值服務。劉丹[9]提出在完善的內容建設基礎上，可以提供更多的增值服務：包括學者主頁、查收查引、學者科研產出報告、影響力分析報告（如瀏覽量、下載量、引用頻次）等。周穎[10]提出擴展機構知識庫服務功能，加強個性化服務，對于學者來說，將提交成果的瀏覽量與下載量信息及時通過Email或者其他途徑以個性化信息推送服務方式傳遞給學者。結合已有經驗和相關研究，東北大學機構知識庫在建設中也應進一步開發(fā)增值服務。機構知識庫將學者科研成果和學術產出以多種載體進行存儲，方便其他學者訪問和使用。目前開放獲取的概念和實踐已經受到了廣泛的認可，機構知識庫不僅可以成為一個知識的存儲庫，也可以成為各個學科領域的學者進行在線交流的平臺，提供個性化的增值服務，吸引更多的潛在用戶，既有利于機構知識庫的內容建設，也可以進一步促進學術交流和科研合作，從而提高機構知識庫的學術價值和社會影響力。