涂小麗 王宏偉 常來英

一、高校財務(wù)信息化建設(shè)的意義

隨著高校教育改革和財政改革的推進,高校規(guī)模急速擴張,教育經(jīng)費節(jié)節(jié)攀升,資金來源呈現(xiàn)多元化趨勢,招生數(shù)量不斷增加,承擔(dān)的教學(xué)科研事務(wù)成倍擴充,經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)量和事項處理的復(fù)雜程度也日漸增加,財務(wù)管理工作日益復(fù)雜化多元化。巨大的工作量與有限的財務(wù)人員形成了尖銳矛盾,實施財務(wù)信息化成為合理高效完成財務(wù)管理的必由之路。

(一)減輕財務(wù)工作壓力，提高財務(wù)工作效率

信息化技術(shù)的發(fā)展為高校財務(wù)信息化提供了可能和技術(shù)保障,結(jié)合高校自身的實際情況,將財務(wù)工作與信息化技術(shù)充分融合,開發(fā)使用各種財務(wù)系統(tǒng),如網(wǎng)絡(luò)繳費平臺、預(yù)算控制、日常預(yù)約報銷、合同檔案管理系統(tǒng)等,能夠?qū)⒇攧?wù)人員從大量繁瑣重復(fù)的記賬、算賬等手工工作中解脫出來,有效降低財務(wù)人員的工作壓力,使財務(wù)人員的工作重心由核算向管理轉(zhuǎn)變,提高財務(wù)管理工作效率,更好地為教學(xué)、科研工作服務(wù),擴大高校的影響力和競爭力。

(二)提高財務(wù)管理水平，降低財務(wù)風(fēng)險

借助于現(xiàn)代化信息技術(shù),通過財務(wù)信息系統(tǒng)計算、傳輸財務(wù)數(shù)據(jù),并對其進行細化分析研究,明顯提升財務(wù)數(shù)據(jù)處理結(jié)果的真實性和精準(zhǔn)度,減少失誤,還能約束、規(guī)范財務(wù)工作行為,及時發(fā)現(xiàn)高校財務(wù)管理中存在的問題,實現(xiàn)財務(wù)監(jiān)督的動態(tài)化管理。通過信息的實時共享和分析,為各個部門領(lǐng)導(dǎo)制定學(xué)校規(guī)劃和預(yù)算支出提供科學(xué)的決策支持和依據(jù),并能及時根據(jù)相關(guān)財務(wù)信息的變化進行調(diào)控和協(xié)調(diào),實行實時動態(tài)的財務(wù)管理,降低高校財務(wù)風(fēng)險。從而推進高校財務(wù)管理由“記賬式”財務(wù)向“管理型”財務(wù)體系轉(zhuǎn)變,支撐高校內(nèi)涵建設(shè)。

(三)統(tǒng)一數(shù)據(jù)資源管理，實現(xiàn)資源共享

通過財務(wù)信息化建設(shè),調(diào)整業(yè)務(wù)核算流程,借助智慧化校園建設(shè)平臺,全面整合學(xué)校多個部門間的信息系統(tǒng),建立財務(wù)系統(tǒng)與教務(wù)、科研、后勤等管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,科學(xué)采集、整合高校財務(wù)數(shù)據(jù)信息資源,輸入財務(wù)信息系統(tǒng),經(jīng)過財務(wù)部門整理、分析后再通過平臺的查詢訪問功能,反饋給各個相關(guān)部門。財務(wù)信息化系統(tǒng)貫穿校內(nèi)各個部門,起到了協(xié)調(diào)溝通作用,能夠?qū)I(yè)務(wù)項目的流程進行有效控制,實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)流程的高度集成,改善學(xué)校財務(wù)的管理和處理能力,達到資源共享的目的。

二、現(xiàn)狀

高校財務(wù)信息化建設(shè)主要取決于三個要素:計算機軟硬件系統(tǒng)、人員素質(zhì)、配套制度。高校信息化建設(shè)步伐不斷加快,信息化水平逐漸提高,取得了較大成績。但同時我們還要清晰地認(rèn)識到高校財務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題:

(一)認(rèn)識不足，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃

高校財務(wù)信息化建設(shè)不僅要依靠財務(wù)人員,還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)、科研、人事、后勤、資產(chǎn)管理等相關(guān)部門配合實施。當(dāng)前,隨著高校規(guī)模逐漸擴大,校園事務(wù)日趨復(fù)雜,財務(wù)精細化管理要求日益提高,財務(wù)人員的工作量和工作難度大幅度攀升。但由于一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)信息化建設(shè)的重視程度不夠,未增加配備財務(wù)人員,且原有財務(wù)人員大多未經(jīng)過系統(tǒng)的計算機能力培訓(xùn),不能熟練掌握財務(wù)信息系統(tǒng)的操作技能,對財務(wù)的認(rèn)識依然停留在核算層面,沒有上升到管理者的高度,綜合型人才稀缺。而其他部門人員認(rèn)為財務(wù)信息化是財務(wù)部門的事情,各部門都有自己獨立的信息系統(tǒng),如教務(wù)、人事、科研等管理系統(tǒng),高校財務(wù)核算系統(tǒng)大都是一個相對封閉的電算化系統(tǒng),因財務(wù)數(shù)據(jù)獨立,數(shù)據(jù)互聯(lián)互通性差,與高校其他管理系統(tǒng)信息共享度低。所有系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口,部門間資源、信息和數(shù)據(jù)無法共享,嚴(yán)重阻礙了單位的財務(wù)信息化建設(shè)。

(二)計算機軟硬件系統(tǒng)有待提高

財務(wù)信息化建設(shè)必須依靠先進的計算機硬件設(shè)備和完善的軟件系統(tǒng)。但由于計算機更新升級速度快,多數(shù)高校迫于資金壓力,不能及時更新維護計算機軟硬件系統(tǒng),設(shè)備陳舊,服務(wù)器配置低,故障頻繁,無法滿足信息化建設(shè)的設(shè)施環(huán)境要求。軟件大多選擇通用財務(wù)軟件完成財務(wù)會計核算,如江蘇高校多選擇上海復(fù)旦天翼有限公司開發(fā)的財務(wù)系統(tǒng)。但由于通用軟件主要解決財務(wù)工作中的大多數(shù)共性業(yè)務(wù),且多數(shù)通用軟件的源程序掌握在軟件開發(fā)公司手中,用戶僅有數(shù)據(jù)訪問權(quán)限,不具備控制能力,系統(tǒng)的更新升級依賴于開發(fā)人員統(tǒng)一進行標(biāo)準(zhǔn)化操作,遇到財務(wù)軟件上的問題,往往只能求助于軟件公司。同時,受困于軟件服務(wù)商。而每個高校有其自身發(fā)展的特點和獨特的管理文化,財務(wù)軟件上很多個性化的需求方案并不能得到滿足,導(dǎo)致經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理效果大打折扣,降低了財務(wù)工作效率。

(三)配套制度不完善

實施財務(wù)信息化后,高校財務(wù)工作的環(huán)境、內(nèi)部控制的重點及范圍、業(yè)務(wù)處理流程發(fā)生了很大變化,財務(wù)職能由原先單一的核算職能,轉(zhuǎn)變?yōu)椤昂怂?、管理、服?wù)”三位一體,經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理方法和程序隨之改變,管控重點由人員控制延伸到計算機、網(wǎng)絡(luò)及人,關(guān)注會計信息的輸入、輸出控制及信息化系統(tǒng)管控等重點環(huán)節(jié)。原有的財務(wù)管理思想和財務(wù)管理制度不適應(yīng)信息化系統(tǒng)的發(fā)展要求,其財務(wù)流程大都延續(xù)手工會計階段的業(yè)務(wù)流程框架,根據(jù)部門或工作職能設(shè)置,沒有基于全局業(yè)務(wù)進行統(tǒng)籌規(guī)劃,財務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程明顯脫節(jié),只能事后算賬,無法反映業(yè)務(wù)事件的完整面貌,不能支持事前計劃與事中的實時監(jiān)控,員工的職責(zé)不明確,內(nèi)部控制體系不完善,影響了財務(wù)服務(wù)及管理效率。

(四)安全風(fēng)險較大

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上收費等財務(wù)信息系統(tǒng)新功能不斷地被開發(fā)出來,大大提高了財務(wù)工作效率,但給財務(wù)信息系統(tǒng)的安全也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。高校財務(wù)信息化風(fēng)險來自三個方面:外部不可抗的風(fēng)險;計算機軟、硬件及網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險;人為風(fēng)險。外部不可抗的風(fēng)險是指由于地震、洪水、雷電等不可抗力造成的財務(wù)信息化的外部風(fēng)險。

計算機軟、硬件及網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險是由于財務(wù)信息化系統(tǒng)通過計算機軟硬件系統(tǒng)依托網(wǎng)絡(luò)來運行,設(shè)備故障及軟件的安全漏洞會使得系統(tǒng)運行中斷、數(shù)據(jù)丟失,造成工作的癱瘓;此外,網(wǎng)絡(luò)信息的開放性和共享性對財務(wù)信息系統(tǒng)的安全帶來前所未有的風(fēng)險,一是在通過網(wǎng)絡(luò)保存、傳輸數(shù)據(jù)過程中,財務(wù)信息數(shù)據(jù)在高校各部門之間頻繁流動,容易被未經(jīng)授權(quán)人員查閱而泄露甚至惡意篡改。二是可能遭受病毒攻擊,服務(wù)器一旦中病毒,所造成的損失將無法估計。

人為風(fēng)險主要是由于財務(wù)人員的責(zé)任意識和網(wǎng)絡(luò)安全意識薄弱,操作失誤、泄露登錄信息甚至人為舞弊給單位財務(wù)造成不良影響。

三、推進高校財務(wù)信息化建設(shè)的對策

（一）加強人才培訓(xùn)，提高認(rèn)識

財務(wù)信息化成敗關(guān)鍵在人,充足的高素質(zhì)財務(wù)信息化人才是財務(wù)信息化成功的保證,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,正確認(rèn)識財務(wù)信息化體系在現(xiàn)代高校管理機制建設(shè)中的重要地位及部門配合的重要性,結(jié)合自身的實際情況,對財務(wù)信息化建設(shè)給予人財物支持。同時,要動員學(xué)校上下全員參與財務(wù)信息化建設(shè),加強對教職員工的培訓(xùn)教育,滿足信息化建設(shè)發(fā)展的需要。另一方面,組織財務(wù)人員學(xué)習(xí)計算機應(yīng)用技能和財務(wù)軟件的操作,顯著提升其自身的計算機能力,培養(yǎng)信息化管理思維,充分理解財務(wù)信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)劃、實施步驟以及運營機制,熟練掌握財務(wù)信息化系統(tǒng)操作,解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的實際問題,與開發(fā)商共同開發(fā)適合本校的財務(wù)信息系統(tǒng),確保信息化系統(tǒng)的順利運行,并能落實信息化建設(shè)目標(biāo)。定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),積極參與對外的學(xué)習(xí)交流活動,轉(zhuǎn)變工作理念,積累管理會計知識及技能,提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì),加快財務(wù)人員由核算會計向管理會計的轉(zhuǎn)型升級。

（二）完善配套制度

根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需求及獨特的管理文化,結(jié)合高校內(nèi)部控制工作的內(nèi)容及要求,制定統(tǒng)一、規(guī)范的財務(wù)制度和操作流程,建立面向財務(wù)信息化的內(nèi)部控制制度,對重點業(yè)務(wù)如數(shù)據(jù)管理、崗位責(zé)任、軟硬件維護、上機操作管理、信息系統(tǒng)安全等重新確定,不斷完善內(nèi)部控制管理體系,約束、規(guī)范各部門及教職員工的經(jīng)濟行為,將單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動、財務(wù)管理活動及內(nèi)部控制活動等嵌入財務(wù)信息化系統(tǒng),實現(xiàn)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全過程、全方位監(jiān)控,確保財務(wù)系統(tǒng)安全運行。

（三）打造業(yè)務(wù)、財務(wù)一體化流程，推進業(yè)務(wù)財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化管理

梳通、整理經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在學(xué)校內(nèi)部各部門及其系統(tǒng)內(nèi)運行、傳輸?shù)牧鞒碳瓣P(guān)系,查找業(yè)務(wù)管理薄弱點,重新對業(yè)務(wù)流程實施優(yōu)化和流程再造。對同質(zhì)業(yè)務(wù)集中進行標(biāo)準(zhǔn)化處理,如學(xué)生獎助學(xué)金發(fā)放過去由各二級院系各自處理,給經(jīng)辦人、審核人、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員帶來大量重復(fù)的報批、審核、財務(wù)處理工作,且發(fā)放時間、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)不同,造成各二級院系學(xué)生之間的矛盾。而歸口學(xué)工處統(tǒng)一時間、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)集中辦理,則大大提高了工作效率。

運用流程再造思想,對財務(wù)、業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計,整合、規(guī)范業(yè)務(wù)及財務(wù)表單,堅持業(yè)財對接工作與財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)同步推進,制定科學(xué)合理的財務(wù)業(yè)務(wù)核算流程,統(tǒng)一物流、信息流、資金流,將流程控制規(guī)則、方法及程序置于財務(wù)信息化系統(tǒng)中,發(fā)揮流程事件跟蹤、操作記錄等監(jiān)控功能,實施跨部門、跨系統(tǒng)的動態(tài)流程管理,跟隨經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生按照處理流程的不同節(jié)點依次推進,同步傳遞信息數(shù)據(jù),將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)有機融合,優(yōu)化雙方系統(tǒng)功能需求,便于業(yè)務(wù)活動與財務(wù)管理工作協(xié)同進行,強化財務(wù)部門與其他部門之間的資金流、信息流暢通,既可以節(jié)約時間成本,提高財務(wù)和相關(guān)部門的辦事效率,又能對數(shù)據(jù)進行合理、有效分析,為各項決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支撐。

財務(wù)核算中心根據(jù)各項規(guī)章制度,結(jié)合信息化建設(shè)具體要求,編制財務(wù)核算業(yè)務(wù)指南,以經(jīng)濟業(yè)務(wù)為導(dǎo)向,對不同類型、不同資金來源的業(yè)務(wù)事項,分門別類對各類業(yè)務(wù)處理流程進行闡述,按照業(yè)務(wù)思維從業(yè)務(wù)發(fā)生所需原始資料、補充資料及業(yè)務(wù)流程進行指引,解決教職工經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理核算的困惑,方便辦理業(yè)務(wù),有效提升財務(wù)與業(yè)務(wù)的融合。

（四）通過智慧校園搭建財務(wù)管理一體化平臺

財務(wù)管理信息化平臺的內(nèi)容包括:全面預(yù)算管理系統(tǒng),網(wǎng)上簽批系統(tǒng),日常預(yù)約報銷系統(tǒng),賬務(wù)處理系統(tǒng),工資管理、學(xué)生收費管理系統(tǒng)等。

借助于學(xué)校智慧校園建設(shè),從學(xué)校層面統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),通過其預(yù)留的拓展接口,實現(xiàn)高校財務(wù)系統(tǒng)與其他部門管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和功能拓展。對校內(nèi)所有信息資源進行科學(xué)整合、重組和共享,統(tǒng)一、規(guī)范數(shù)據(jù)采集方式,使其成為一個完整、統(tǒng)一的管理平臺,利用教務(wù)、科研、人事、資產(chǎn)等管理系統(tǒng)資料組成校園信息共享數(shù)據(jù)庫,建立集教務(wù)、科研、人事、資產(chǎn)管理等在內(nèi)的具有統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口無縫對接的綜合系統(tǒng),實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與其他職能部門管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)聯(lián)動和各種應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的信息共享,使得財務(wù)系統(tǒng)可以主動獲取其他部門的相關(guān)信息,并將財務(wù)數(shù)據(jù)向其他部門各信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)推送,由被動工作變?yōu)橹鲃臃?wù),打造網(wǎng)絡(luò)無縫互通和師生個性化服務(wù)相互融合的“智慧校園”財務(wù)綜合服務(wù)平臺,提升財務(wù)部門的服務(wù)形象。

（五）加強風(fēng)險防范

1、強化技術(shù)防范意識,建立校園網(wǎng)絡(luò)信息安全保障體系。首先,必須安裝殺毒軟件,建立完善的防火墻技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)及數(shù)據(jù)安全管理技術(shù),定期更新數(shù)據(jù)庫,加密存儲財務(wù)數(shù)據(jù)信息,保持對網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全定期檢測和實時監(jiān)控,對外部非法訪問以及病毒進行有效隔離,還需要對系統(tǒng)進行定期的電腦體檢,以對電腦的安全漏洞發(fā)現(xiàn)與修補,定期對程序進行升級,保障系統(tǒng)使用安全。其次,強化財務(wù)管理人員的安全防護意識,學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全知識并嚴(yán)格落實相應(yīng)措施,定期對計算機及其他存儲設(shè)備進行全面病毒查殺,妥善保管系統(tǒng)登錄密碼。第三,加強計算機硬件設(shè)備的安全管理。避免因設(shè)備故障而造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失,保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全完整,

2、做好權(quán)限設(shè)定。系統(tǒng)管理員應(yīng)依據(jù)明確分工和相互獨立、相互牽制、相互制約的安全管理原則,明確崗位職責(zé)和崗位權(quán)限,分別授予不同崗位人員不同類別、相互牽制的訪問操作權(quán)限,確保數(shù)據(jù)操作訪問權(quán)限的嚴(yán)謹(jǐn)安全。同時加強用戶監(jiān)管,定期開展時工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全知識培訓(xùn),避免其操作失誤帶來的損失。

3、做好數(shù)據(jù)備份。隨著高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展,高校財務(wù)數(shù)據(jù)具備了高度的集中性與共享性,如果發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或泄密等情況,就會對學(xué)校的發(fā)展造成不可預(yù)計的后果。所以,相關(guān)工作人員需要做好數(shù)據(jù)備份工作,并制定相應(yīng)的可行性方案,運用本地與異地備份、每日與月末備份、自動與手動備份、硬盤備份與光盤備份等相互結(jié)合的形式,開展數(shù)據(jù)備份工作,并且及時進行歸檔。還需要對備份數(shù)據(jù)進行定期與不定期檢查,以明確數(shù)據(jù)的完整性與實用性。

四、結(jié)語

高校財務(wù)信息化建設(shè)是智慧校園的核心,是有效提高高校財務(wù)管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié),對提升學(xué)校整體管理水平、專業(yè)建設(shè)、科研發(fā)展等具有積極的推進作用和現(xiàn)實意義。財務(wù)信息化系統(tǒng)的發(fā)展與完善是一項系統(tǒng)性工程,不能急于求成,盲目地效仿相關(guān)案例進行,而是需要結(jié)合各校的實際情況進行統(tǒng)籌規(guī)劃,制定切實可行的落實策略,逐步推進信息化建設(shè)。同時,通過智慧校園增強高校的內(nèi)部管理力度,加強部門間的溝通協(xié)作,實現(xiàn)信息資源共享,促進高校財務(wù)工作的高效運行,真正實現(xiàn)高校財務(wù)管理的“科學(xué)化”、“規(guī)范化”、“信息化”,確保高校自身的可持續(xù)發(fā)展。