涂小麗

一、財務檔案信息化建設的必要性

高校會計檔案是高校在教學、科研、招生、后勤保障等工作中形成的記錄經濟業(yè)務活動的各種會計資料,是反映各種歷史經濟業(yè)務事項的證明,也是高校制定決策、編制下年預算的重要依據?？茖W、高效地管理會計檔案對高校發(fā)展意義重大。

隨著高校會計信息化建設的推進,高校財務管理基本進入信息化階段,財務預算、報賬、核算逐步實現(xiàn)信息化,但是目前對于經濟業(yè)務事項加工處理過程中形成的檔案數據資料,仍然以傳統(tǒng)紙質檔案管理為主。同時,隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展,高校的規(guī)模不斷擴大,經濟業(yè)務活動頻繁使得檔案信息資料數量迅猛增加;由于各種審計財務工作檢查的需要,檔案查詢和利用的頻次也在不斷提升,如果需要查閱以前年度的檔案資料,必須到檔館調閱,紙質檔案查詢不便,耗時耗力,大量的財務檔案信息被閑置,失去其應用價值,傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯已不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。

高校財務檔案信息化是利用信息技術搜集、整理、歸檔、傳輸、保存會計信息資料,打破傳統(tǒng)紙質檔案在形成及查閱中的物理空間限制,建立檔案信息數據庫,實現(xiàn)檔案信息資源的數字化共享,提高檔案信息查詢速度和利用效率,有效改進傳統(tǒng)檔案管理工作十分必要。

二、高校財務檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識薄弱，軟硬件配置不足

目前,高校財務工作重點大都集中在預算編制、執(zhí)行及會計核算等方面,而忽視了工作中形成的會計檔案管理。由于領導不重視,財務人員對檔案管理也缺乏正確認識,將會計檔案管理工作視同保管資料,沒有配備專業(yè)檔案管理員而多由會計人員兼任,很少進行檔案管理專業(yè)技能培訓,缺乏既懂財務又懂檔案,還能進行信息化處理的專業(yè)人才。其次,根據《會計檔案管理辦法》規(guī)定,財務部門保存一年,部分學校財務部門沒有專門的檔案室,直接將會計檔案存放在財務部門的辦公室內,不能滿足會計檔案防火、防潮、防蛀等保存要求。嚴重影響了財務工作效率,降低了檔案管理質量。

（二）管理制度不健全，責任不清

高校普遍遵循國家統(tǒng)一的《會計檔案管理辦法》,但大多未能結合本校實際制定一套完整的檔案管理制度,缺乏規(guī)范的檔案管理程序,立卷、歸檔、保管、移交、查閱、銷毀等沒有明確規(guī)定,缺乏明確、完善的流程指導,造成歸檔不及時,歸檔目錄不清晰,資料不全,不可以隨時查閱,從而無法保證會計檔案的完整性、安全性。

（三）管理方式落后，查詢不便

高校多以傳統(tǒng)的紙質檔案為主,一方面隨著高校財務管理體制改革,會計核算精細化管理的要求越來越高,經濟業(yè)務事項核算工作中所需要的支撐材料不斷增多,使得紙質檔案數量成倍增長。如會議費報支,需要附有會議通知、經費預算決算、參會人員簽到表、會議費用發(fā)票等原始資料。另一方面,由于財務檢查、預決算審計、科研項目結題驗收等需要經常性的查閱、復印檔案資料,紙質檔案查詢耗時長,效率低,易破損,還有部分檔案(如超市的收銀小票、汽油費)隨時間推移,字跡會變淡,造成查詢困難。

不重視電子檔案的采集、保管,沒有建立系統(tǒng)的檔案管理數據庫。對實施會計電算化產生的電子文檔、程序文件等沒有及時備份歸檔管理,容易造成數據遺失。

（四）安全保障措施不到位

由于查詢頻繁,傳統(tǒng)紙質檔案在查閱過程中容易發(fā)生破損、丟失。而實施電算化以后的電子檔案存儲在U盤等磁介質中,多數學校未建立電子檔案安全保障系統(tǒng),電子數據在傳輸和保存過程中可能遭受網絡病毒或黑客攻擊,容易被篡改、盜用,安全隱患大。

三、推進高校檔案管理信息化建設

（一）提高檔案管理意識，配備檔案信息化軟硬件設施

財務檔案信息化建設需要檔案管理人員熟練掌握財務會計、檔案管理及信息網絡等相關技能,高校領導應充分認識財務檔案在高校未來的財務管理、內部控制、審計檢查等工作中的重要性,組織相關職能部門人員認真學習《會計檔案管理辦法》及學院的各項規(guī)章制度,明確專人從事檔案管理工作,在工作過程中定期組織培訓,學習檔案管理知識及信息化檔案技術,熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等知識,培養(yǎng)檔案管理人員的信息處理能力,能夠采用科學的方法和信息化手段分類、整理、保管檔案資料。通過專業(yè)素質與信息素質的提升,不斷優(yōu)化人才隊伍,從而適應信息化檔案管理工作的要求。

財務檔案管理信息化需要完善相應的軟硬件設施,配備大容量的存儲器與服務器、安全穩(wěn)定的操作系統(tǒng)以及計算機、打印機、復印機、高拍儀、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備。設置專門檔案室存放檔案。檔案室必須適合紙質文件和電子設備放置,安裝防火門、防盜門、監(jiān)控設施等硬件,滿足檔案管理“七防”(防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防塵、防霉)要求。

（二）完善檔案管理制度，規(guī)范工作流程

完善的制度是實現(xiàn)檔案有序管理的保障,高校應按照國家《會計檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等制度及規(guī)范的要求,結合本校經濟業(yè)務核算流程,梳理檔案管理的流程,完善紙質檔案管理制度,包括財務檔案的立卷、歸檔、保管、移交、銷毀、保密以及檔案管理工作人員職責等,規(guī)范立卷范圍、歸檔要求、保管、查閱使用等具體工作流程,明確相關人員的責任,定期檢查。建立行之有效的檔案信息化管理制度,包括數據庫系統(tǒng)監(jiān)控制度、數據備份制度等。通過制度規(guī)范財務檔案管理工作的流程與環(huán)節(jié),確保檔案管理工作有章可循,推動高校財務檔案科學化、標準化管理。

（三）建設財務檔案信息化數據庫，實現(xiàn)資源共享

高?？梢岳脵n案管理軟件,結合現(xiàn)在的財務核算系統(tǒng),建立電子檔案管理系統(tǒng),從原始會計資料的填報、核算到歸檔形成電子檔案,按照《電子文件與管理規(guī)范(GB/T18894-2002)》的要求收集、保管。還可以通過現(xiàn)代化信息采集技術與設備,如掃描、刻錄、拍照上傳等方法,將重要的、容易受損的或利用頻率高的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案,并建立電子會計檔案與相關聯(lián)的紙質會計檔案的檢索關系,避免紙質檔案破損、遺失。

同時借助于學校智慧校園建設,搭建財務檔案信息平臺,建設財務檔案信息化數據庫,形成數字化、網絡化的檔案信息,并通過其預留的拓展接口,實現(xiàn)高校財務系統(tǒng)與其他部門管理系統(tǒng)的數據共享和功能拓展,打破檔案在形成及查閱中的物理空間限制,實現(xiàn)檔案信息資源的數字化共享,提高查詢輸出速度和利用頻次,充分發(fā)揮檔案信息在高校內部控制、預算決策等方面的數據分析和科學支撐功能。如:教職工通過工號可以上網查詢自己歷年的工資薪酬、費用報銷、科研項目經費下達使用;各部門負責人可以按照授權查閱本部門歷年來的經費收支情況,以便進行分析把控,合理安排部門經費支出。

（四）加強安全防范

檔案資料的安全防范應從存儲安全及信息使用安全兩方面著手,

首先,需按照檔案保管制度配備檔案管理硬件設施,指定具有較強責任心及高度保密意識的人員進行管理,檔案查閱、調出、銷毀,嚴格按規(guī)定履行登記、審批手續(xù),確保各種存儲介質安全。按照國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求,財務電子檔案資料一式兩套,一套供查閱使用,一套封存;并定期檢查、定期復制,重要的資料打印輸出紙質檔案共同保存,以防止存儲介質損壞造成檔案數據丟失。

其次,提升相關人員風險防范意識,必須注意財務檔案信息使用傳輸過程的安全保密,將檔案重要程度分級,采用不同級別安全策略管理,嚴格區(qū)分用戶訪問權限,妥善保管系統(tǒng)登錄密碼;加強數據存儲設備的維護,做好網絡安全防護措施,安裝殺毒軟件,建立完善的防火墻技術、認證技術及數據安全管理技術,加密存儲財務數據信息,有效隔離外部非法訪問及病毒;加強對信息化平臺和檔案信息數據庫的監(jiān)控,安全定期檢測和實時監(jiān)控,定期升級,修補漏洞,保障系統(tǒng)使用安全。

財務檔案工作是高校財務管理的重要組成部分。檔案信息化管理能夠改善傳統(tǒng)紙質檔案在形成、查閱及保管過程中的諸多不利因素。高校領導應轉變“重核算,輕檔案”的意識,培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才,逐步推進檔案信息化建設,實現(xiàn)檔案信息資源共享,提高檔案管理水平和服務效率,才能充分發(fā)揮檔案數據在高校內部控制、預算決策等方面的支撐功能,推動高校健康持續(xù)發(fā)展。