張建光
摘 要:農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案對于農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展具有重要作用,因此相關(guān)部門必須保證農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化,提升工作標(biāo)準(zhǔn),提出加強(qiáng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的具體措施。根據(jù)目前各地相關(guān)部門農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案存在檔案基礎(chǔ)管理不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)低、管理混亂等問題,提出加強(qiáng)該項工作的具體工作內(nèi)容、程序和相關(guān)要求。
關(guān)鍵詞:農(nóng)機(jī)監(jiān)理;檔案;管理
中圖分類號:F322 ???????文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
doi:10.14031/j.cnki.njwx.2019.12.037
1 要有序開展基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作
1.1 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案編號
指保管的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案案卷的排列次序體現(xiàn)的號碼。是檔案室用來體現(xiàn)檔案分類層次和保管業(yè)務(wù)科室檔案排列順序的一組序號。檔案庫房檔案架上的檔案的排列順序應(yīng)與案卷編號保持一致。起著固定檔案整理成果,反映分類和排列次序,便于檔案的科學(xué)有序高效管理的作用。
1.2 農(nóng)機(jī)監(jiān)理案卷排架
檔案室接收的全部農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案案卷,需進(jìn)行系統(tǒng)的分門別類的排架,既要確定每類案卷的前后次序和存放位置,又要保持案卷與案卷之間的內(nèi)在聯(lián)系。將不同門類的檔案分別排架,如農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案、駕駛?cè)藛T檔案、事故檔案等,確定各類檔案位置后,將同一類別的檔案按案卷特點編號。在工作實踐中,案卷的排列問題也是管理中面臨的突出問題,案卷只有經(jīng)過系統(tǒng)分門別類的排列,才能使案卷和案卷之間保持有機(jī)聯(lián)系。此外還要按照農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的保管期限永久、 長期(30年)順序依次排列。實踐證明,按照年度順序排列案卷既方便查找利用,也能系統(tǒng)地反映農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作原貌,不失為一種有效的排列方法。
1.3 農(nóng)機(jī)監(jiān)理目錄號
指每一案卷目錄的編號?!獋€全宗內(nèi)案卷按阿拉伯?dāng)?shù)字順序編號??梢詫?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)都設(shè)代號,將代號作為目錄號。還可以按年度時間順序編號,1年為1號目錄,依次類推。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案室應(yīng)具備《農(nóng)機(jī)監(jiān)理全引目錄》 《農(nóng)機(jī)監(jiān)理案卷目錄》《農(nóng)機(jī)監(jiān)理移交案卷目錄》和《農(nóng)機(jī)監(jiān)理分類目錄》等最基本的目錄。
1.4 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案移交入庫
應(yīng)按照檔案工作相關(guān)規(guī)定,每年底前向各業(yè)務(wù)科室收集檔案。制訂《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案室移交案卷目錄》,清點各類檔案內(nèi)容和數(shù)量,核對檢查檔案內(nèi)容。確定案卷數(shù)量、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件件數(shù)、盒裝檔案件數(shù)與《移交案卷目錄》是否一致,經(jīng)核對無誤后,具體雙方責(zé)任人在《移交清單》上簽字,檔案正式入庫保管。
1.5 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案鑒定銷毀
一要按照上級檔案管理部門的權(quán)威專業(yè)依據(jù),制訂鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn),對已經(jīng)失去保存價值或保管期限已滿的檔案進(jìn)行銷毀處理;二是成立鑒定銷毀工作的領(lǐng)導(dǎo)小組。銷毀檔案須經(jīng)過嚴(yán)格鑒定分析后出具報告,登記清冊,經(jīng)組長批準(zhǔn)后銷毀,銷毀檔案時派監(jiān)銷人監(jiān)銷。
1.6 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案庫房保管
庫房要有通風(fēng)、防潮、防塵、防光 、防蟲、防火、防鼠、取暖等設(shè)施和必要的設(shè)備。檔案庫房的裝具、器具、材質(zhì)、形式、結(jié)構(gòu),本著有利于保護(hù)檔案,有利于防潮、防蟲,取送方便,經(jīng)濟(jì)耐用美觀的原則選用。
1.7 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案檢索
通常檢索用的是《案卷目錄》《全引目錄》《卷內(nèi)文件目錄》《重要的文件目錄》等 ,還應(yīng)有一些文字?jǐn)⑹鍪降臋z索工具,如編制《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案室指南》《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案專題指南》等。在當(dāng)前檔案信息化管理的形勢下,應(yīng)建立農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案電子數(shù)據(jù)庫,建立電子目錄檢索系統(tǒng),提高檢索利用效率。
1.8 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案應(yīng)建立健全的工作規(guī)章制度
主要包括:《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作管理辦法》《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案歸檔范圍和保管期限一覽表》 《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案相關(guān)管理人員工作職責(zé)劃分》《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案庫房規(guī)范化管理制度》《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案提供利用查閱制度》《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案鑒定銷毀制度》等。
2 要對檔案管理工作提出規(guī)范化要求
一是農(nóng)機(jī)駕駛員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時必須本人親自到場,并親自履行手續(xù),認(rèn)真填寫相關(guān)表格,本人親自簽名畫押,杜絕其他人代簽或偽造簽字現(xiàn)象,如在檢查中發(fā)現(xiàn)或有相關(guān)人員舉報等問題,一律追責(zé),嚴(yán)格給予相應(yīng)處罰。檔案管理人員要嚴(yán)格按照《農(nóng)機(jī)駕駛員登記工作規(guī)范》及農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)流程的要求,規(guī)范管理農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作。
二是農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案根據(jù)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)流程的要求,拖拉機(jī)辦理牌照必須有合格證、購車發(fā)票,購車人身份證復(fù)印件、拖拉機(jī)照片等材料。享受政府補(bǔ)貼政策的農(nóng)機(jī)具,同時必須有購機(jī)補(bǔ)貼合同、鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)機(jī)站所開具的證明方可辦理業(yè)務(wù)。農(nóng)機(jī)駕駛員檔案中除了業(yè)務(wù)需要的表格外,要求駕駛員出具的駕駛員體檢表格必須有縣級以上(包括縣級)的醫(yī)院體檢印章。
三是上級檔案管理部門和農(nóng)機(jī)監(jiān)理單位要不斷提升農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,根據(jù)時代發(fā)展的要求定期對參與檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn),使其熟練掌握必要的農(nóng)機(jī)業(yè)務(wù)知識和檔案管理的專業(yè)知識,以此推動農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作上檔晉級,在干好農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的同時,使農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案在提供利用、發(fā)揮作用上實現(xiàn)其促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開展的應(yīng)有貢獻(xiàn)。
四是有條件的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案室要安裝煙感系統(tǒng)、噴淋系統(tǒng)、滅火器等以預(yù)防火災(zāi)事故。要購買、使用除濕機(jī)、空調(diào)、打孔裝訂機(jī)、切紙刀、防磁音像柜、計算機(jī)及檔案軟件、掃描儀等現(xiàn)代化管理器材推進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案規(guī)范化管理。