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        精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用

        2018-12-31 00:00:00莫曉梅
        大科技·C版 2018年10期

        摘 要:隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步,人們對生活的要求不斷提高,而對于大多數(shù)人而言,在工作的時間居多,因此,辦公室處在極為重要的位置。對于單位的日常管理而言,由于其綜合性較強(qiáng),加強(qiáng)對辦公室的精細(xì)化管理不僅可以有效提高單位的形象和工作人員的素質(zhì),還可以增強(qiáng)管理質(zhì)量,影響著整個管理流程,將精細(xì)化的管理理念應(yīng)用到辦公室接待工作中有著重要意義。

        關(guān)鍵詞:精細(xì)化管理;辦公室接待工作;應(yīng)用

        中圖分類號:F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1004-7344(2018)29-0016-02

        1 引 言

        隨著我國社會的發(fā)展,我國企業(yè)發(fā)展受到了社會細(xì)致分工與職業(yè)化的全新理念的影響,因此,企業(yè)管理人員需要不斷加強(qiáng)自己的管理素養(yǎng),更好的管理好企業(yè)。在對辦公室的管理中引入精細(xì)化管理,可以加強(qiáng)員工對工作的積極性,改變員工的工作態(tài)度,從而提升員工的工作效率。企業(yè)管理人員需要不斷總結(jié),并吸取工作經(jīng)驗,從而更好的對辦公室進(jìn)行精細(xì)化管理。

        2 辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

        辦公室作為工作人員辦公的場所,主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和為機(jī)關(guān)基層工作服務(wù),因此,辦公室的地位非常重要,有效發(fā)揮辦公室的職能,可以在一定程度上保證辦公室工作的順利展開。辦公室工作主要有以下幾個特點:①工作任務(wù)繁重,事情復(fù)雜,辦公室不僅承擔(dān)著許多臨時性、額外性和應(yīng)急性的工作,平時日常工作的如接待安排、會議籌備、文稿起草和信息反饋等工作也都是在辦公室進(jìn)行,工作人員經(jīng)常處于“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”的工作狀態(tài)。②工作影響面廣,責(zé)任大,辦公室工作可以說是沒有小事,每一件事情都需要認(rèn)真對待,辦公室工作的地位很特殊,如果工作把握不恰當(dāng),處理不合適,就有可能出現(xiàn)小事變大事,從而影響工作的正常進(jìn)行,導(dǎo)致企業(yè)的形象和領(lǐng)導(dǎo)的威信受到影響。③辦公室工作難度大,要求高,如果是政務(wù)方面的工作,工作人員需要花費大量的時間處理工作,導(dǎo)致工作不能及時完成,不能為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)工作。由于辦公室工作存在以上特點,因此,需要不斷加強(qiáng)辦公室工作的精細(xì)化、科學(xué)化和規(guī)范化,保證辦公室工作的有序進(jìn)行。

        3 辦公室接待工作中存在的問題

        3.1 欠缺服務(wù)意識與工作熱情

        服務(wù)意識在接待工作中尤為重要,也是接待工作的關(guān)鍵,一個接待人員的接待工作是否做到位,就看其工作時的服務(wù)意識,但就目前而言,很多接待人員對接待工作不重視,沒有服務(wù)意識,只注重解決工作中突發(fā)狀況;工作人員缺乏工作熱情也會影響其接待工作,在接待時,工作態(tài)度粗放,沒有創(chuàng)造性,只是為了工作而工作。

        3.2 崗位職責(zé)不明確

        在辦公室雖然會區(qū)分不同的崗位,但是辦公室崗位眾多,很多時候崗位職責(zé)存在相互重疊的情況,各個崗位之間需要相互幫助,沒有明確規(guī)定具體的崗位職責(zé),有些崗位會出現(xiàn)職責(zé)懸空的情況,這就會導(dǎo)致員工出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況,從而影響工作效率。另一方面,管理人員的管理工作沒有做到位,導(dǎo)致辦公室崗位職責(zé)劃分不明確,員工溝通出現(xiàn)問題,也會影響員工工作,降低員工工作積極性。

        3.3 溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不完善

        接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的,這項工作還需要與其他部門的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如,接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù),需要預(yù)定會議活動的場所,需要與來賓接洽了解來賓的具體需求,并及時將來賓需求反饋給接待方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進(jìn)行的重要保證。然而,目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協(xié)調(diào)工作,使得來賓的意見得不到及時的傳達(dá),需要辦理的接待事項沒有及時辦妥,影響了接待的質(zhì)量。

        4 精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用策略

        4.1 加強(qiáng)工作人員的精細(xì)化服務(wù)意識

        加強(qiáng)工作人員的精細(xì)化服務(wù)意識主要表現(xiàn)在三個方面,分別是加強(qiáng)工作人員的服務(wù)理念、加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感、提高工作人員的創(chuàng)新意識。加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識主要是因為服務(wù)理念已經(jīng)成為保證辦公室接待工作中非常重要的一個環(huán)節(jié),在接待工作匯總,需要保證相關(guān)禮儀都做到了位,這樣對提升企業(yè)形象非常有幫助。因此,接待人員需要對接待禮儀非常熟悉,通過相關(guān)的肢體語言和表情動作對企業(yè)表達(dá)敬意,另外,接待人員的心理素質(zhì)和合作能力也很重要,保證接待人員處于一種舒適的狀態(tài),避免出現(xiàn)接待人員由于工作量大或者緊張而出現(xiàn)煩躁心理,影響接待工作。接待人員需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識,對接待工作保持認(rèn)真的態(tài)度,這樣才能提高接待工作質(zhì)量。加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感主要指的是由于接待工作量較大,接待工作內(nèi)容比較細(xì)致,在精細(xì)化管理理念下,接待人員需要具備較強(qiáng)的責(zé)任感,全身心的投入到接待工作中,做好所有的事,保證接待工作的工作質(zhì)量,減少工作失誤率,從而提高工作質(zhì)量。提高員工的創(chuàng)新意識主要是為了保證接待工作的有效實施。在工作中,每天接待的對象都在發(fā)生著變化,相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)也不一樣,需要接待人員靈活使用不同的接待方法,避免工作沒有創(chuàng)新,過于呆板,另外,工作人員需要具備及時發(fā)現(xiàn)接待工作中出現(xiàn)欠缺的問題,對問題進(jìn)行完善,對工作具有創(chuàng)新精神,保證接待工作的服務(wù)質(zhì)量。

        4.2 明確工作職責(zé),加強(qiáng)溝通

        一個工作如果沒有明確的崗位職責(zé),工作就會出現(xiàn)混亂,如果工作出現(xiàn)問題,工作人員就會出現(xiàn)相互推脫的情況,對辦公室接待工作的質(zhì)量和效率都會產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因此,單位需要對每個崗位的工作都非常明確,將接待工作的具體細(xì)則落實到部門,部門再落實到個人身上,從而保證辦公室工作可以正常有序的進(jìn)行。在辦公室進(jìn)行工作時,工作人員之間需要經(jīng)常進(jìn)行溝通,相互之間應(yīng)該多多理解和支持對方,通過相互合作,保證上級領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)可以有效完成。而作為上級領(lǐng)導(dǎo),相互之間也要進(jìn)行溝通,落實好接待工作的詳細(xì)方案和信息,如果發(fā)現(xiàn)問題,可以及時進(jìn)行修改,保證接待工作的有序穩(wěn)定。

        4.3 建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

        辦公室的工作人員需要與其他地方建立常態(tài)化的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,例如與酒店簽訂長期接待服務(wù)合同,建立長期合作的機(jī)制,并制定專人負(fù)責(zé)我方的接待協(xié)調(diào)工作,確保房間和餐飲服務(wù)都能夠及時提供。再如,與會議承辦機(jī)構(gòu)間達(dá)成長期使用協(xié)議,確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關(guān)鍵的是,接待方內(nèi)部要建立及時有效的信息傳達(dá)機(jī)制,確保在接待中的各種重要信息能夠及時傳遞到相關(guān)部門,確保接待的順利進(jìn)行。

        4.4 完善日常接待工作的精細(xì)化流程

        辦公室接待工作可能隨時會發(fā)生變化,模式不固定,服務(wù)方式也會發(fā)生變化,這是與其他部門最不一樣的地方,因此,需要對辦公室接待流程進(jìn)行完善:①接待人員需要根據(jù)接待工作的具體情況進(jìn)行隨機(jī)應(yīng)變,出現(xiàn)問題及時解決;②在會議管理服務(wù)上需要接待人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定擺放好會議所需物品,并對會議室的電腦、燈光和桌椅進(jìn)行檢查,保證會議室處于一個衛(wèi)生舒適的環(huán)境,對會議室定期進(jìn)行空氣流通;③接待人員需要根據(jù)實際情況安排好接待者,并對接待的天氣情況、地點和日程安排、住宿房間等進(jìn)行詳細(xì)記錄;④接待人員需要保證接待時的氣氛,為洽談工作做好鋪墊。

        5 結(jié)束語

        綜上所述,接待工作作為辦公室工作的重點,需要接待人員具備相應(yīng)的責(zé)任意識,提高精益化管理,不斷完善辦公室工作。

        參考文獻(xiàn)

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        收稿日期:2018-8-6

        作者簡介:莫曉梅(1975-),政工師,本科,主要從事行政事務(wù)管理、會議會務(wù)接待、檔案管理、制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、值班等工作。

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