摘 要：隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，人們對生活的要求不斷提高，而對于大多數(shù)人而言，在工作的時間居多，因此，辦公室處在極為重要的位置。對于單位的日常管理而言，由于其綜合性較強(qiáng)，加強(qiáng)對辦公室的精細(xì)化管理不僅可以有效提高單位的形象和工作人員的素質(zhì)，還可以增強(qiáng)管理質(zhì)量，影響著整個管理流程，將精細(xì)化的管理理念應(yīng)用到辦公室接待工作中有著重要意義。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；辦公室接待工作；應(yīng)用

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）29-0016-02

1 引 言

隨著我國社會的發(fā)展，我國企業(yè)發(fā)展受到了社會細(xì)致分工與職業(yè)化的全新理念的影響，因此，企業(yè)管理人員需要不斷加強(qiáng)自己的管理素養(yǎng)，更好的管理好企業(yè)。在對辦公室的管理中引入精細(xì)化管理，可以加強(qiáng)員工對工作的積極性，改變員工的工作態(tài)度，從而提升員工的工作效率。企業(yè)管理人員需要不斷總結(jié)，并吸取工作經(jīng)驗，從而更好的對辦公室進(jìn)行精細(xì)化管理。

2 辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

辦公室作為工作人員辦公的場所，主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和為機(jī)關(guān)基層工作服務(wù)，因此，辦公室的地位非常重要，有效發(fā)揮辦公室的職能，可以在一定程度上保證辦公室工作的順利展開。辦公室工作主要有以下幾個特點：①工作任務(wù)繁重，事情復(fù)雜，辦公室不僅承擔(dān)著許多臨時性、額外性和應(yīng)急性的工作，平時日常工作的如接待安排、會議籌備、文稿起草和信息反饋等工作也都是在辦公室進(jìn)行，工作人員經(jīng)常處于“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”的工作狀態(tài)。②工作影響面廣，責(zé)任大，辦公室工作可以說是沒有小事，每一件事情都需要認(rèn)真對待，辦公室工作的地位很特殊，如果工作把握不恰當(dāng)，處理不合適，就有可能出現(xiàn)小事變大事，從而影響工作的正常進(jìn)行，導(dǎo)致企業(yè)的形象和領(lǐng)導(dǎo)的威信受到影響。③辦公室工作難度大，要求高，如果是政務(wù)方面的工作，工作人員需要花費大量的時間處理工作，導(dǎo)致工作不能及時完成，不能為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)工作。由于辦公室工作存在以上特點，因此，需要不斷加強(qiáng)辦公室工作的精細(xì)化、科學(xué)化和規(guī)范化，保證辦公室工作的有序進(jìn)行。

3 辦公室接待工作中存在的問題

3.1 欠缺服務(wù)意識與工作熱情

服務(wù)意識在接待工作中尤為重要，也是接待工作的關(guān)鍵，一個接待人員的接待工作是否做到位，就看其工作時的服務(wù)意識，但就目前而言，很多接待人員對接待工作不重視，沒有服務(wù)意識，只注重解決工作中突發(fā)狀況；工作人員缺乏工作熱情也會影響其接待工作，在接待時，工作態(tài)度粗放，沒有創(chuàng)造性，只是為了工作而工作。

3.2 崗位職責(zé)不明確

在辦公室雖然會區(qū)分不同的崗位，但是辦公室崗位眾多，很多時候崗位職責(zé)存在相互重疊的情況，各個崗位之間需要相互幫助，沒有明確規(guī)定具體的崗位職責(zé)，有些崗位會出現(xiàn)職責(zé)懸空的情況，這就會導(dǎo)致員工出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況，從而影響工作效率。另一方面，管理人員的管理工作沒有做到位，導(dǎo)致辦公室崗位職責(zé)劃分不明確，員工溝通出現(xiàn)問題，也會影響員工工作，降低員工工作積極性。

3.3 溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不完善

接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如，接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù)，需要預(yù)定會議活動的場所，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時將來賓需求反饋給接待方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進(jìn)行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協(xié)調(diào)工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達(dá)，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質(zhì)量。

4 精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用策略

4.1 加強(qiáng)工作人員的精細(xì)化服務(wù)意識

加強(qiáng)工作人員的精細(xì)化服務(wù)意識主要表現(xiàn)在三個方面，分別是加強(qiáng)工作人員的服務(wù)理念、加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感、提高工作人員的創(chuàng)新意識。加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識主要是因為服務(wù)理念已經(jīng)成為保證辦公室接待工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，在接待工作匯總，需要保證相關(guān)禮儀都做到了位，這樣對提升企業(yè)形象非常有幫助。因此，接待人員需要對接待禮儀非常熟悉，通過相關(guān)的肢體語言和表情動作對企業(yè)表達(dá)敬意，另外，接待人員的心理素質(zhì)和合作能力也很重要，保證接待人員處于一種舒適的狀態(tài)，避免出現(xiàn)接待人員由于工作量大或者緊張而出現(xiàn)煩躁心理，影響接待工作。接待人員需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，對接待工作保持認(rèn)真的態(tài)度，這樣才能提高接待工作質(zhì)量。加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感主要指的是由于接待工作量較大，接待工作內(nèi)容比較細(xì)致，在精細(xì)化管理理念下，接待人員需要具備較強(qiáng)的責(zé)任感，全身心的投入到接待工作中，做好所有的事，保證接待工作的工作質(zhì)量，減少工作失誤率，從而提高工作質(zhì)量。提高員工的創(chuàng)新意識主要是為了保證接待工作的有效實施。在工作中，每天接待的對象都在發(fā)生著變化，相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，需要接待人員靈活使用不同的接待方法，避免工作沒有創(chuàng)新，過于呆板，另外，工作人員需要具備及時發(fā)現(xiàn)接待工作中出現(xiàn)欠缺的問題，對問題進(jìn)行完善，對工作具有創(chuàng)新精神，保證接待工作的服務(wù)質(zhì)量。

4.2 明確工作職責(zé)，加強(qiáng)溝通

一個工作如果沒有明確的崗位職責(zé)，工作就會出現(xiàn)混亂，如果工作出現(xiàn)問題，工作人員就會出現(xiàn)相互推脫的情況，對辦公室接待工作的質(zhì)量和效率都會產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因此，單位需要對每個崗位的工作都非常明確，將接待工作的具體細(xì)則落實到部門，部門再落實到個人身上，從而保證辦公室工作可以正常有序的進(jìn)行。在辦公室進(jìn)行工作時，工作人員之間需要經(jīng)常進(jìn)行溝通，相互之間應(yīng)該多多理解和支持對方，通過相互合作，保證上級領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)可以有效完成。而作為上級領(lǐng)導(dǎo)，相互之間也要進(jìn)行溝通，落實好接待工作的詳細(xì)方案和信息，如果發(fā)現(xiàn)問題，可以及時進(jìn)行修改，保證接待工作的有序穩(wěn)定。

4.3 建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

辦公室的工作人員需要與其他地方建立常態(tài)化的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，例如與酒店簽訂長期接待服務(wù)合同，建立長期合作的機(jī)制，并制定專人負(fù)責(zé)我方的接待協(xié)調(diào)工作，確保房間和餐飲服務(wù)都能夠及時提供。再如，與會議承辦機(jī)構(gòu)間達(dá)成長期使用協(xié)議，確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關(guān)鍵的是，接待方內(nèi)部要建立及時有效的信息傳達(dá)機(jī)制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時傳遞到相關(guān)部門，確保接待的順利進(jìn)行。

4.4 完善日常接待工作的精細(xì)化流程

辦公室接待工作可能隨時會發(fā)生變化，模式不固定，服務(wù)方式也會發(fā)生變化，這是與其他部門最不一樣的地方，因此，需要對辦公室接待流程進(jìn)行完善：①接待人員需要根據(jù)接待工作的具體情況進(jìn)行隨機(jī)應(yīng)變，出現(xiàn)問題及時解決；②在會議管理服務(wù)上需要接待人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定擺放好會議所需物品，并對會議室的電腦、燈光和桌椅進(jìn)行檢查，保證會議室處于一個衛(wèi)生舒適的環(huán)境，對會議室定期進(jìn)行空氣流通；③接待人員需要根據(jù)實際情況安排好接待者，并對接待的天氣情況、地點和日程安排、住宿房間等進(jìn)行詳細(xì)記錄；④接待人員需要保證接待時的氣氛，為洽談工作做好鋪墊。

5 結(jié)束語

綜上所述，接待工作作為辦公室工作的重點，需要接待人員具備相應(yīng)的責(zé)任意識，提高精益化管理，不斷完善辦公室工作。

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收稿日期：2018-8-6

作者簡介：莫曉梅（1975-），政工師，本科，主要從事行政事務(wù)管理、會議會務(wù)接待、檔案管理、制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、值班等工作。