摘 要：事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案的管理關(guān)系到所有參保職工的個人利益，是我國養(yǎng)老保險業(yè)發(fā)展的需要，屬于國民經(jīng)濟(jì)和人民生活的范疇。有關(guān)部門和管理人員面對檔案管理的困難，應(yīng)及時總結(jié)和制定解決方案，更好地服務(wù)于政府部門和事業(yè)單位的養(yǎng)老工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；養(yǎng)老保險；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）35-0013-01

前 言

隨著機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險制度的不斷改革，機(jī)關(guān)單位的退休待遇問題，成為機(jī)關(guān)單位人員關(guān)注的重點問題。在機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險制度改革過程中，由于機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作缺乏規(guī)范性，存在較多問題，影響了檔案管理工作的有效開展。因此，保證機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)范性，對于機(jī)關(guān)單位而言，有著重要的意義。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作難點

隨著我國社會形勢的改變，老齡化加劇，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要提供養(yǎng)老保險服務(wù)的人員數(shù)量不斷增加，導(dǎo)致養(yǎng)老保險檔案的數(shù)量越來越多，我國對養(yǎng)老事業(yè)的重視程度也在不斷提升，所以保險制度也會隨著政策改變而發(fā)生變化，這都導(dǎo)致養(yǎng)老保險需要管理的檔案數(shù)量迅速增加，管理難度也越來越大；由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作特點，有些職員的工作部門和單位會發(fā)生調(diào)動，職員的工作間也會隨之改變，相應(yīng)的，養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容也需要進(jìn)行更新，機(jī)關(guān)事業(yè)單位崗位具有流動性這一特點，也導(dǎo)致養(yǎng)老保險檔案管理的工作內(nèi)容更為復(fù)雜；由于我國社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有大量機(jī)關(guān)事業(yè)單位為適應(yīng)國家和社會需要，進(jìn)行了改制和并軌，職員退休時，已經(jīng)脫離原工作單位，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位中增加了大量人事檔案，檔案量的增加直接影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理難度，減緩了工作效率，甚至?xí)绊懖糠滞诵莨ぷ髡卟荒芗皶r的享受到相關(guān)養(yǎng)老待遇。

2 機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 養(yǎng)老保險檔案管理水平不高

目前我國養(yǎng)老保險檔案的登記工作和存儲工作還處于半人工狀態(tài)。表面上登記信息、問卷調(diào)查、分揀資料都是通過互聯(lián)網(wǎng)記錄，但實際上還是人力占大部分比重。不僅如此，檔案的起草與修改的是通過人為操作，電腦錄入，而檔案的儲存則是通過建立文檔，分類后儲存在數(shù)據(jù)庫中。兩種方式涉及的是不同的計算機(jī)開發(fā)語言，這就使得資料的存儲與提取出現(xiàn)斷層。而在不同的保險公司之間，這樣的差異會更加明顯，使用的計算機(jī)檔次不同，不同類型的計算機(jī)軟件也不同，由此造成的無統(tǒng)一化的規(guī)范，都在一定程度上拉低我國養(yǎng)老保險檔案的管理水平低下。

2.2 管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

現(xiàn)階段進(jìn)行檔案管理的工作人員基本上都沒有受到專業(yè)的信息管理培訓(xùn)，大多數(shù)上崗的檔案管理人員對檔案知識，信息技術(shù)知之甚少。保險公司招聘員工后也沒有進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，更甚之一部分僅是兼職人員，兼職人員流動性大，工作交接也不到位，將資料分裝到檔案盒后也沒有進(jìn)行系統(tǒng)細(xì)致的整理，導(dǎo)致大量檔案信息混亂。

2.3 養(yǎng)老保險檔案管理信息化系統(tǒng)不完善

養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)中一個突出問題就是檔案一經(jīng)存儲后再次提取困難。這主要是因為后臺信息整理系統(tǒng)不夠完善，大量的檔案積壓，沒有進(jìn)行及時整理。而工作人員之間分工不明確，大量重復(fù)存儲工作，卻沒有進(jìn)行整理工作，出現(xiàn)問題便相互推卸責(zé)任。除了檔案信息混亂以外，檔案信息的分散也是一個嚴(yán)重的問題。這就要求有完善的機(jī)制在養(yǎng)老檔案信息錄入后進(jìn)行整合分析，并進(jìn)行后期管理以便提取。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位如何完善養(yǎng)老保險檔案管理工作措施

3.1 完善檔案管理制度、提高檔案管理水平

檔案管理工作要基于我國已經(jīng)制定的相關(guān)管理制度，制定科學(xué)有效的管理方案，以機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險實際工作情況為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，制定行之有效的工作程序，將有效信息及時歸檔、存檔，確保檔案完整性。同時，要將檔案進(jìn)行合理分類，注重檔案保密性，將這些工作內(nèi)容都能得到相關(guān)規(guī)定和制度制約，從而保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)。

3.2 加大宣傳，提升檔案管理的意識

機(jī)關(guān)單位需要加大養(yǎng)老保險檔案管理工作的宣傳，利用單位平臺和部門培訓(xùn)等，提升檔案管理的意識。①單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證相應(yīng)制度，可以有效的執(zhí)行。②加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督。對檔案管理的工作情況，進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案管理工作按照制度，規(guī)范化進(jìn)行。③提升員工的檔案管理意識，自覺配合檔案管理人員的各項工作。

3.3 創(chuàng)新檔案管理方式，運用科技手段管理檔案

傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后，工作效率差，檔案管理風(fēng)險高，容易出現(xiàn)檔案損壞和丟失現(xiàn)象。隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展，信息化檔案管理方式以及逐漸被各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位，更應(yīng)緊跟時代腳步，推行信息化檔案管理方式。具體實施方式為：建立數(shù)字檔案，利用計算機(jī)技術(shù)，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，并對檔案進(jìn)行存儲和管理；使用檔案管理軟件，將檔案管理向自動化方向推進(jìn)，檔案管理軟件具有強(qiáng)大功能，不但可以幫助使用者快速將檔案進(jìn)行分類，還能夠通過檢索功能立刻調(diào)出需要查詢的檔案內(nèi)容。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化融入檔案管理工作，可以有效提高工作效率，提升工作質(zhì)量。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作的規(guī)范化開展，離不開專業(yè)的檔案管理人員，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊，才能實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。因此，機(jī)關(guān)單位需要做好檔案管理人才的培養(yǎng)，具體措施有：①加強(qiáng)外部檔案管理人才引入和內(nèi)部檔案管理人才的培養(yǎng)。外部招聘具有專業(yè)檔案管理知識的人員，內(nèi)部依靠檔案管理方面的專家和教授，對單位檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識教學(xué)和講座，組織單位檔案管理人員，參觀市檔案局或者省檔案局，學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)理念和經(jīng)驗。②為了促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行，做好檔案管理人才的儲備。制定檔案管理人才的招聘、培訓(xùn)計劃等，保證檔案管理人員的人才供應(yīng)。

對養(yǎng)老保險工作的執(zhí)行和管理問題日益嚴(yán)峻，養(yǎng)老保險工作中的檔案管理，是養(yǎng)老保險工作內(nèi)容的重點和基礎(chǔ)，需要相關(guān)工作人員對養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行及時的更新和不斷完善，以保證養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理的順利開展。

參考文獻(xiàn)

[1]杜曼麗.機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀分析與探索研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）：105.

收稿日期：2018-11-1