摘 要：檔案是企業(yè)信息管理的重要內(nèi)容，在企業(yè)運用與發(fā)展中占據(jù)重要地位。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，先進的電子信息技術(shù)不不斷運用到企業(yè)信息管理工作中，實現(xiàn)對傳統(tǒng)信息管理工作的優(yōu)化與整合，構(gòu)建新型“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式。為此，本文將以新時期發(fā)展為背景，以電力物資公司作為研究對象，分析該公司在檔案管理方面的優(yōu)化策略與發(fā)展途徑。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；物資管理；檔案管理；優(yōu)化策略

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）35-0005-02

前 言

在新時代發(fā)展的背景下，檔案管理在電力物資公司中發(fā)揮著重要價值與作用。隨著電子信息技術(shù)在社會各個發(fā)展領(lǐng)域的廣泛推行，先進的電子信息技術(shù)被運用到電力物資公司檔案管理工作中，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，構(gòu)建新型“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式，促進電力物資公司檔案管理工作的改革與穿創(chuàng)新，全面推動電力物資公司的發(fā)展與進步。

1 電力物資公司檔案管理中所存在的問題

電力物資公司檔案管理涉及諸多職能部門，因各個部門之間呈現(xiàn)相對獨立的狀態(tài)，在檔案信息收集、傳遞、歸檔、提取等環(huán)節(jié)均存在管理重復(fù)、管理疏漏等現(xiàn)象，且每一個管理環(huán)節(jié)所堅持的管理原則有所不同，導(dǎo)致檔案管理工作無法協(xié)調(diào)統(tǒng)一，內(nèi)部協(xié)同推進機制有待加強。在體制改革的背景下，近年來我國電力物資公司檔案管理體系不斷完善，現(xiàn)如今檔案管理中所存在的問題集中表現(xiàn)在清單收集工作中。譬如，電力物資公司在遞交業(yè)務(wù)時各項業(yè)務(wù)遞交過程相對比較獨立，遞交時間與遞交質(zhì)量均無法達到預(yù)期的標準與要求。

2 電力物資公司檔案管理優(yōu)化提升的方向

電力物資公司通過對檔案管理現(xiàn)狀及現(xiàn)如今所存在的問題進行梳理與整合，明確公司檔案管理在未來一定時期內(nèi)的發(fā)展方向。電力物資公司憑借自己以往運營經(jīng)驗，根據(jù)本公司眼下發(fā)展情況，將答案管理劃分成五個管理等級，即初始等級、可重復(fù)等級、已定義等級、已管理等級以及優(yōu)化等級，針對不同的管理等級對其進行統(tǒng)一分析與管理，進而形成五種檔案管理特征，即事務(wù)型檔案管理、經(jīng)驗型檔案管理、一致型檔案管理、價值型檔案管理、持續(xù)型檔案管理。隨著檔案管理級別增加，電力物資公司在市場中所占據(jù)的發(fā)展價值也隨之增加。

2.1 事務(wù)型的初始等級

電力物資公司若將檔案管理作為一般性事務(wù)工作時，檔案管理工作必將處于電力物資公司工作的初始狀態(tài)，是日常工作的重要內(nèi)容，平時所產(chǎn)生的文件資料均處于被簡直管理的狀態(tài)，這種管理轉(zhuǎn)態(tài)缺乏統(tǒng)一的工作制度與管理制度，整個工作過程相對比較隨意，文件管理工作并沒有全部落實到位。

2.2 經(jīng)驗型的可重復(fù)等級

電力物資公司若將檔案管理作為專門性工作，檔案管理工作將被置于專門的工作崗位之上。電力物資公司針對檔案管理工作設(shè)立特定的工作崗位，制定最基本的歸檔要求，為檔案管理工作提供基本依據(jù)。但是這種管理模式通常屬于經(jīng)驗型管理模式，對文檔的歸檔工作并沒有做出清晰、明確的要求與分配，管理界限不夠清晰。

2.3 一致型的已定義等級

電力物資公司若將檔案管理作為專業(yè)性工作，開展檔案管理工作之前必將建立具有標準性、統(tǒng)一性、規(guī)范性的工作流程與管理流程，實現(xiàn)檔案管理的流程化與精細化，使檔案資源價值能夠得到初步利用。

2.4 價值型的以管理等級

電力物資公司將檔案管理作為職能性資源管理工作時，檔案管理工作必將朝著全過程、全員式的方向發(fā)展，使檔案管理工作成為電力物資公司工作的重點內(nèi)容。

2.5 持續(xù)型的優(yōu)化等級

電力物資公司將檔案管理作為持續(xù)性工作，將會在開展檔案管理的過程不斷對檔案管理內(nèi)容、檔案管理方法、檔案管理目的進行優(yōu)化與整合，實現(xiàn)對全過程資源的綜合配置，不斷對管理體系進行更新，深化檔案資源價值改革。在新時期發(fā)展的背景下，電力物資公司不斷對物資檔案管理要求進行梳理與整合，梳理正確的檔案管理觀念，構(gòu)建全過程聯(lián)動型管理模式，建立一套完善、全面、系統(tǒng)、常態(tài)化的檔案管理工作機制，不斷強化檔案管理人員的服務(wù)意識，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量搭建自動化、信息化檔案管理平臺。

3 電力物資公司檔案管理優(yōu)化提升的步驟

新時期發(fā)展的背景下，電力物資公司對檔案管理工作進行優(yōu)化與提升時，不僅需要擁有明確的管理方向，還需要擁有良好當(dāng)納管理提升步驟。①檔案管理人員應(yīng)明確檔案管理要求與檔案范圍，科學(xué)設(shè)計歸檔范圍清檔；②明確各項檔案管理職責(zé)，保證各項管理工作能夠環(huán)環(huán)相扣；③明確檔案管理的總體管理原則、歸檔流程與優(yōu)化方案；④根據(jù)公司運營情況制定一套與之相匹配的管理制度、流程標準，不斷對現(xiàn)有制度進行完善與整合，實現(xiàn)對各管理流程的精細化、具體化。

4 電力物資公司檔案管理優(yōu)化提升的方案

4.1 合同簽訂檔案管理

合同簽訂環(huán)節(jié)的檔案管理工作主要對需要歸檔的合同進行管理，需要將已簽訂好的合同、合同簽訂過程所運用到的相關(guān)資料進行管理。根據(jù)合同歸檔內(nèi)容可將其分為三種合同管理類型，即標準合同管理、協(xié)議庫存合同管理、協(xié)議庫存采購供貨單管理。①電力物資公司的合同部應(yīng)嚴格按照項目單位的各項要求對移交清單進行分工整理與編制。檔案管理中的基礎(chǔ)信息使由電力物資公司內(nèi)部每一個具體企業(yè)環(huán)節(jié)所構(gòu)成，譬如合同簽訂過程所產(chǎn)生的合同類型、合同編號等；移交信息是按照歸檔對象的相關(guān)要求將資料清單、份數(shù)等內(nèi)容進行移交處理；答案管理部門的接受人員與業(yè)務(wù)部門的移交人員對移交清單上的各項信息進行確認并簽字。②建立檔案管理臺賬。由電力物資公司專門的業(yè)務(wù)部門完成檔案掛歷臺賬的建立工作，由電力物資公司的合同部完成檔案管理臺賬信息的填寫工作。檔案臺賬基本信息主要涉及每一個工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的基本信息，這些信息需要由該環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)人員提供。

4.2 廢舊物品檔案管理

各部門廢棄物的管理責(zé)任人應(yīng)嚴格按照歸檔時間的各項要求，格局各廢棄物批次對業(yè)務(wù)資料進行整理，并對相應(yīng)的廢舊物信息進行編制做好編制清單的移交工作，認真填寫檔案管理臺賬，并將填寫好的檔案管理臺賬移交給檔案管理工作室。

4.3 招標采購檔案管理

招標采購環(huán)節(jié)是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，涉及過往總部招標采購結(jié)構(gòu)回傳工作等，可按照歸檔對象將其分為物資招標采購與非物資招標采購兩種應(yīng)用類型。

4.4 合同履行檔案管理

合同履行環(huán)節(jié)隸屬于檔案歸檔的范疇，主要涉及合同解除、合同變更、合同階段、合同索賠、合同履行、物資配送六項內(nèi)容。從檔案管理對象來看，可將其分為合同履行與合同配送兩個管理模塊。

5 總 結(jié)

綜上所述，在新時期發(fā)展的背景下，電力物資公司對檔案管理工作進行優(yōu)化與整合，需要將物資全環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程與當(dāng)下檔案管理實際情況為依據(jù)，根據(jù)實際情況，科學(xué)設(shè)計合同簽訂標準、廢舊標準、招標采購標準、合同流行標準，為各個物資檔案管理工作提供可靠的理論依據(jù)，將各項檔案管理工作落到實處。

參考文獻

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收稿日期：2018-11-4