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        河南桐柏農(nóng)商銀行 四個舉措提升檔案管理水平

        2018-12-27 06:28:12張偉高菲
        金融周刊 2018年39期
        關(guān)鍵詞:檔案庫桐柏農(nóng)商

        張偉 高菲

        河南桐柏農(nóng)商銀行嚴(yán)格按照省聯(lián)社、市辦關(guān)于會計檔案管理辦法的相關(guān)要求,加強(qiáng)對會計檔案的集中管理,做實(shí)檔案管理基礎(chǔ),充分挖掘利用檔案資源價值,實(shí)現(xiàn)了從分散化的檔案管理模式慢慢向?qū)H斯芾?、專庫存放的模式發(fā)展,會計資料做到“應(yīng)歸盡歸”。

        強(qiáng)化職責(zé)分工,促進(jìn)檔案管理制度化。桐柏農(nóng)商銀行深刻認(rèn)識到會計檔案集中管理在防范風(fēng)險,促進(jìn)業(yè)務(wù)健康發(fā)展中的長遠(yuǎn)意義,按照“安全保管、存放有序、查閱方便、嚴(yán)防毀損和散失”的原則,制定了《桐柏農(nóng)商銀行會計檔案管理辦法》,詳細(xì)列出了收集、整理、移交、借閱、管理、保密和銷毀等一系列規(guī)章制度,明確了管理的基本原則、管理體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)、收集范圍與歸檔要求、管理和利用、檔案的轉(zhuǎn)遞規(guī)則等,保證了檔案集中管理工作有章可循,有規(guī)可依。明確專門部門管理會計檔案,設(shè)置專門的檔案管理崗配備專職會計檔案保管人員,形成了由計劃財務(wù)部牽頭管理,各部門、崗位協(xié)同配合的模式,保證了在政令一致和暢通的情況下工作。

        加強(qiáng)軟硬設(shè)施,促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。該行設(shè)置專用檔案庫保管會計檔案,要求保管庫必須保持整潔衛(wèi)生,做好防火、防潮、防盜“三防”和無火患、無蟲蛀、無霉?fàn)€、無鼠咬、無失竊“五無”等防護(hù)設(shè)施,采用磁性等介質(zhì)保存的會計檔案做好防磁、防塵工作。充分發(fā)揮科技支撐作用,逐步加大信息化檔案管理的科技投入,全面提高檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。該行檔案庫于2018年6月12日正式投入使用,計劃財務(wù)部全體員工及基層支行人員通過加班加點(diǎn)整理、交接、造冊登記,共交接70000多冊憑證類、10000多冊賬薄類會計檔案。截止目前,該行會計類檔案全部實(shí)現(xiàn)集中管理。

        完善操作流程,促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。實(shí)施會計檔案集中管理,通過集中存放,統(tǒng)一管理,杜絕了雜、亂、散現(xiàn)象,使會計檔案資料做到了搜集齊全、內(nèi)容完整、交接有序、歸檔及時,確保了該類檔案的完整性和時效性。通過分類細(xì)化,統(tǒng)一編號,改變了以往粗放、零散的管理模式,實(shí)現(xiàn)了對會計檔案的全過程管理,使之便捷實(shí)用,符合工作實(shí)際,從源頭上控制風(fēng)險。設(shè)立會計檔案管理登記薄,嚴(yán)把借閱和進(jìn)出手續(xù)關(guān),在保證檔案完整、安全的同時,充分發(fā)揮了檔案的利用效能,提高了業(yè)務(wù)管理水平,為該行的穩(wěn)健發(fā)展創(chuàng)造了一個良好的內(nèi)部環(huán)境。

        加大監(jiān)督檢查,促進(jìn)檔案管理常態(tài)化。該行堅持監(jiān)督檢查手段多樣化,定期對全行檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時整改。將現(xiàn)場檢查和每月一次的賬證展評比賽活動相結(jié)合,進(jìn)行有針對性的指導(dǎo)和培訓(xùn),強(qiáng)化實(shí)施會計檔案管理考核激勵,將會計檔案管理評比情況作為各支行參與等級評定的內(nèi)容,對在會計檔案管理工作中表現(xiàn)突出的支行和個人給予表彰,對因不履行會計檔案管理責(zé)任或管理不善導(dǎo)致會計檔案資料發(fā)生損毀、丟失等情況的,予以嚴(yán)肅追貴,全面促進(jìn)該行會計檔案管理工作的良性開展。

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