邱殿明，蔣 函，潘麗敏

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順序編碼制的科技期刊參考文獻(xiàn)表中引文重復(fù)著錄問題的探討

邱殿明，蔣 函，潘麗敏

(《吉林大學(xué)學(xué)報(bào)(地球科學(xué)版)》編輯部，長春 130026)

隨著采用順序編碼制的科技期刊參考文獻(xiàn)表中引文數(shù)量的急劇增多，閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的情況時(shí)有發(fā)生。針對此類問題進(jìn)行了探討，究其原因主要有：在正文中多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)且引文數(shù)量過多；作者的寫作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)；編輯重視不足及遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)不夠完善問題。為此，提出將析出參考文獻(xiàn)嵌入word文檔或excel表格中按照作者姓氏首字母拼音a~z排序查重的建議，以期為期刊編輯解決此類問題提供幫助。

科技期刊；參考文獻(xiàn)；引文重復(fù)；閱讀型參考文獻(xiàn)；順序編碼制

參考文獻(xiàn)的準(zhǔn)確性是圖書、期刊、報(bào)告等文獻(xiàn)質(zhì)量審讀的一項(xiàng)指標(biāo)。前人曾針對科技期刊中參考文獻(xiàn)存在的各種問題進(jìn)行了廣泛研究。如，分析參考文獻(xiàn)中書名信息錯誤[1]，探討書名等著錄不規(guī)范的原因等[2-3]，研究參考文獻(xiàn)的重要性及作用[4-5]。參考文獻(xiàn)是論文的重要組成部分，可幫助正確理解正文[6]。科技期刊需要嚴(yán)格執(zhí)行國家對出版物質(zhì)量的相關(guān)要求和規(guī)定。因此，編輯對每條參考文獻(xiàn)中的責(zé)任者、題名、版本、出版項(xiàng)、頁碼、析出文獻(xiàn)標(biāo)志碼等著錄信息都應(yīng)認(rèn)真編輯、校對。但當(dāng)引文數(shù)量較多時(shí)，這項(xiàng)工作就會變得十分繁瑣且易出錯。

筆者在近幾年的工作中時(shí)常遇到參考文獻(xiàn)表中閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的問題。這種問題雖然不會影響參考文獻(xiàn)的作用，但對于作者來說這是不知道的、無意識發(fā)生的錯誤，對于編輯來說也是不愿意看到的，而且浪費(fèi)版面。本文對采用順序編碼制的科技期刊在正文中多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)且引文數(shù)量較多的問題和編輯、校對過程中不易發(fā)現(xiàn)參考文獻(xiàn)表中閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的問題進(jìn)行了探討，并分析其產(chǎn)生的原因，據(jù)此提出了解決對策，以期為期刊編輯解決此類問題提供幫助。

1 參考文獻(xiàn)表中的引文重復(fù)產(chǎn)生的原因

期刊參考文獻(xiàn)著錄有兩種格式：順序編碼制、著者-出版年制。采用著者-出版年制的期刊，在參考文獻(xiàn)表中因?yàn)槭前醋髡咝帐吓判蛑?，相同的引文會在同一位置前后排列，所以不會產(chǎn)生引文重復(fù)問題。引文重復(fù)問題多發(fā)生在采用順序編碼制的期刊，究其原因如下。

1.1 多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)且引文數(shù)量過多

參考文獻(xiàn)表中的引文數(shù)量較少的，如十幾條，無論在正文中作者怎么多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)，一般在參考文獻(xiàn)表中都不會發(fā)生引文重復(fù)的問題。即使發(fā)生了，作者也較容易發(fā)現(xiàn)。在過去的幾十年間，參考文獻(xiàn)表中引文數(shù)量較少，引文重復(fù)的問題也較少發(fā)生。但近些年隨著科技的發(fā)展，我國在科研中的投入不斷增加，中國每年科技論文的數(shù)量也在不斷增加，導(dǎo)致科技論文的篇幅及引文數(shù)也在不斷增加(見表1[7-9])。

表1 2003、2009和2015年7種期刊平均引文數(shù)比較表

表1統(tǒng)計(jì)了《吉林大學(xué)學(xué)報(bào)》5個版本和《中國地質(zhì)》《地質(zhì)通報(bào)》共7種期刊2003、2009和2015年平均引文數(shù)。研究表明：經(jīng)過12年的發(fā)展，各種期刊平均引文數(shù)均增加了，但地學(xué)類期刊均增加了1倍多，其他類期刊增加幅度較??；近年地學(xué)類期刊引文數(shù)多，為23.2~39.8條，其他類期刊為10條左右。以《吉林大學(xué)學(xué)報(bào)(地球科學(xué)版)》為例：2003年論文篇幅一般為4~7版，現(xiàn)在為9~15版；引文數(shù)2003年平均為9.2條，2015年為23.2條，有個別論文達(dá)到200多條。閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的產(chǎn)生，筆者認(rèn)為主要是作者多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)時(shí)，由于引文數(shù)過多，導(dǎo)致著錄時(shí)引文易產(chǎn)生混淆，發(fā)生重復(fù)的引文繼續(xù)著錄新的序號。另外，編輯在編輯和校對工作中，也不容易發(fā)現(xiàn)引文重復(fù)的問題。相信這樣的問題會在未來的多數(shù)期刊里發(fā)生。

1.2 作者寫作態(tài)度問題

部分作者把主要精力放在撰寫論文正文中，對參考文獻(xiàn)著錄重視不夠。一篇論文從資料收集到論文撰寫完成至少需要幾十天，論文完成后到投稿前不知作者要看多少遍，修改多少遍，有的還不止一個作者看過，但為什么還會產(chǎn)生這么簡單的錯誤呢？答案就是重視不夠，態(tài)度不端正、不嚴(yán)謹(jǐn)。這是不可取的，因?yàn)閰⒖嘉墨I(xiàn)也是論文的重要組成部分，作者投稿前一定要參照編輯部采用的參考文獻(xiàn)格式規(guī)范(國標(biāo))著錄完善后再投稿。

1.3 編輯工作態(tài)度問題

參考文獻(xiàn)規(guī)范著錄和核對校驗(yàn)是編輯工作的重要環(huán)節(jié)之一。一篇論文從編輯到出版前一般編輯部的編輯至少要看4遍，那么這類問題為什么杜絕不了？這只能歸結(jié)于編輯工作者自身的工作態(tài)度了，編輯們要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度做好編輯和校對參考文獻(xiàn)工作，就像做正文工作一樣認(rèn)真，不能掉以輕心。為了避免引文重復(fù)著錄問題的產(chǎn)生，編輯對于引文數(shù)量多的論文，應(yīng)該在編輯工作流程中提醒作者認(rèn)真對待引文重復(fù)著錄問題，避免此類事情的發(fā)生。

1.4 遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)問題

筆者針對當(dāng)前幾種遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)中參考文獻(xiàn)審校系統(tǒng)進(jìn)行了嘗試性的使用，發(fā)現(xiàn)目前多數(shù)編輯部采用的瑪格泰克[10]、騰云[10-11]等均有文獻(xiàn)審校功能，但是這些系統(tǒng)在作者投稿時(shí)沒有把文獻(xiàn)檢索項(xiàng)設(shè)為必選項(xiàng)，而且系統(tǒng)中的文獻(xiàn)檢索項(xiàng)目前只是擺設(shè)，沒有開通審校工作；另外，這些系統(tǒng)沒有引文查重功能，無法做到對引文查重問題進(jìn)行查驗(yàn)提醒。產(chǎn)生的原因可能是這些系統(tǒng)目前沒有能夠一鍵銜接數(shù)據(jù)庫，如知網(wǎng)、萬方、維普中文、Elsevier、Springer等。這些系統(tǒng)沒有給作者、編輯提供自動、高效、精準(zhǔn)的引文在線審校工具。

2 解決對策及建議

2.1 嚴(yán)格要求作者端正態(tài)度

嚴(yán)格要求作者端正寫作態(tài)度，培養(yǎng)作者科學(xué)研究嚴(yán)謹(jǐn)性的作風(fēng)習(xí)慣。

2.2 督促編輯提高認(rèn)識

督促編輯提高認(rèn)識，參考文獻(xiàn)正確著錄對期刊的編校質(zhì)量、期刊數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、期刊的學(xué)術(shù)影響力有重要影響。

2.3 具體措施

預(yù)防引文重復(fù)著錄的事情發(fā)生，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)找到一個簡單可行方法。操作流程如下：①把文獻(xiàn)按照GB/T 7714—2015[12]標(biāo)準(zhǔn)格式著錄好，之后把全部文獻(xiàn)復(fù)制到另一個新建的word文件里，并刪掉作者姓名前面的序號；②全選所有的參考文獻(xiàn)，點(diǎn)擊“開始”中的“排序”，出現(xiàn)“排序文字”主要關(guān)鍵字選“段落數(shù)”，類型選“拼音”，次序選“升序”，之后“確定”即可，這時(shí)我們會看到一個中文參考文獻(xiàn)按作者姓氏首字母拼音a~z排序、英文按第一作者姓氏首字母a~z排序的參考文獻(xiàn)列表；③重新排序后的參考文獻(xiàn)表等同著者-出版年著錄格式法，重復(fù)引文肯定是前后排列出現(xiàn)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)此類問題。這里的步驟②也可以換成：參考文獻(xiàn)全選后“復(fù)制” “粘貼”到一個新建的Excel表里，全選后點(diǎn)擊“開始”中的“排序和篩選”，然后選擇“升序”即可，之后步驟同上。采用后種的好處是，一條引文往往是一行，而且是以表格形式體現(xiàn)的，相對復(fù)制到一個新建的Word文件里更加清晰，容易發(fā)現(xiàn)這類問題。這個對策編輯可以要求作者來做。為了避免引文重復(fù)問題，編輯也可親歷親為。

2.4 編校系統(tǒng)輔助

由中國高校醫(yī)學(xué)期刊網(wǎng)與毛善鋒教授聯(lián)合研發(fā)的善鋒軟件一鍵銜接了多個數(shù)據(jù)庫，主要包括參考文獻(xiàn)在線輔助編校系統(tǒng)。該軟件目前選用GB/T 7714—2015[12]標(biāo)準(zhǔn)格式，實(shí)時(shí)在線校驗(yàn)，結(jié)果精準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)該系統(tǒng)具有引文查重功能。目前該軟件對參考文獻(xiàn)編校是收費(fèi)的，引文查重功能暫時(shí)是免費(fèi)的。有條件的用戶可以借助此軟件完成相應(yīng)的工作。

最后建議相關(guān)的軟件開發(fā)公司在期刊遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)中補(bǔ)充或完善參考文獻(xiàn)審校功能，使系統(tǒng)開展自動、高效、精準(zhǔn)地引文在線審校、引文查重功能。軟件開發(fā)公司可以考慮做嵌入式軟件接口，與專業(yè)參考文獻(xiàn)校對軟件或文獻(xiàn)管理軟件整合平臺。希望這些問題一起得到解決，為作者和編輯提供更便捷的遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)。

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