文/佐萬娟

“互聯(lián)網(wǎng)+”下的檔案改革與體會

文/佐萬娟

四川省木里藏族自治縣衛(wèi)生和計劃生育局

信息化的快速發(fā)展使得傳統(tǒng)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，無紙化辦公使得檔案的保存必須適應時代的發(fā)展。歸檔操作可以“件”為單位，將傳統(tǒng)立卷方法的不足之處進一步完善，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。

檔案管理；檔案改革

檔案作為一種重要的信息資源，來源于人類社會的各項實踐活動，產(chǎn)生于社會管理、經(jīng)濟管理、科學技術、生產(chǎn)建設、文化教育和藝術等各個領域，是社會發(fā)展的歷史記錄，是總結(jié)歷史的寶貴財富。在政府大力推行“互聯(lián)網(wǎng)+”的今天，檔案工作面臨著新的形勢。經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，特別是信息化進程的加快，對檔案工作提出了新的更高要求。檔案管理內(nèi)容越來越多，任務越來越重，檔案與經(jīng)濟社會生活的關系越來越密切，人們對檔案信息服務的要求越來越高。近年來，政府推行無紙化辦公，對檔案工作部門既帶來了挑戰(zhàn)，更帶來了機遇。照片檔案作為特殊的載體，更加要與之配套，進行管理體制和服務機制的改革與創(chuàng)新。

作為機關文件材料的歸檔方法，即以“件”為保管單位取代傳統(tǒng)立卷歸檔方法。本人通過自己的工作實施和歸檔單位的信息反饋，結(jié)合文件材料歸檔方法改革在檔案管理實際的應用，談談一些體會。

文件材料歸檔方法改革最大改進是把傳統(tǒng)的多份文件材料組合成一個案卷，改為以“件”為保管單位進行歸檔。過去從事檔案管理工作人員對立卷歸檔都有著同一感受，就是做文書立卷整理歸檔工作很麻煩、復雜，認為組卷方法難度大，特別是對案卷題名的編寫難概括，業(yè)務技術難掌握，操作流程復雜，而且所組案卷質(zhì)量有時達不到要求，在提供利用上不夠快捷。以“件”為保管單位歸檔，將傳統(tǒng)立卷方法的不足之處進一步完善了，優(yōu)化工作流程，其特點有如下方面：

1 簡化歸檔程序，提高工作效率

傳統(tǒng)的文書立卷方法是以“六個特征”為基礎，受人為因素影響易造成立卷觀點的不一致，導致案卷能否合理連貫文件間的有機聯(lián)系與立卷人的業(yè)務水平高低有密切的關系。對于一名從事檔案工作的人員來說，需要一定的時間熟悉和掌握“六大特征”的立卷方法，而大部分單位的檔案人員多為兼職工作，對檔案整理不是專行專業(yè)，容易造成文件收集不完整，歸檔不及時，不同立卷人有不同的組卷效果，即使同一份文件也會有不同的組卷結(jié)果。另一方面，編寫案卷標題復雜，在案卷的標題擬寫過程中，由于各人素質(zhì)不盡相同，同一案卷不同人所擬寫的標題內(nèi)容的概括也會不同，有些概括得比較好，有些概括得比較差，直接影響了查卷人的查閱效果。此外，傳統(tǒng)的文書立卷管理需要經(jīng)過相關文件組并、裝訂、擬題、審卷等多項繁瑣工序，如文件材料歸檔需在下一年度進行，從辦理到結(jié)束周期過長，很容易做成文件材料丟失現(xiàn)象，造成費時費力，工作效率也低。

文件材料歸檔方法改革得以實施的最直接原因，是它明顯減少了“案卷”這一層次，省去的案卷的裝訂、頁號編排、案卷標題擬寫、案卷號與案卷目錄的填寫。以“件”為保管單位的文件歸檔時只要牢記按“年度—機構(gòu)—保管期限”的方法排列“件號”順序，代替?zhèn)鹘y(tǒng)立卷按“年度—問題—保管期限”來組卷。文件材料歸檔方法改革便于即時歸檔，只要文件一發(fā)出或接收，就可以劃分其保管期限和所屬年度、機構(gòu)、保管期限，并編寫檔號，納入計算機的數(shù)據(jù)庫中。從而避免了第二年上半年集中歸檔的壓力，減少工作堆積，化繁為簡。此外，文件材料歸檔方法改革主要是對單份文件進行直接加工，減少主觀隨意性，使之符合現(xiàn)代辦公的高效、科學原則，有利于維護檔案原貌，對文件內(nèi)容與形式提示更加準確，對檔案的整理更易于操作，易學易用，利于激發(fā)檔案工作者的積極性，人為因素相對減少，工作效率得到大大的提高，而且對檔案人員的業(yè)務水平要求也不高。在裝具方面，文件材料歸檔方法改革用“歸檔文件目錄”代替?zhèn)鹘y(tǒng)的“卷內(nèi)目錄、案卷目錄”，而且也不需用“案卷軟封面、封底”裝訂，省時省力，不但減少檔案裝具成本的投入，而且工作效率也相對提高。

2 便于檔案保管，隨時提供利用

傳統(tǒng)文書檔案立卷由一個案卷中包含若干份文件，利用者在借閱一份文件時得整卷借出，利用者可以看到該卷中其它所有文件，不利于保密和控制，既不便于攜帶，也因裝訂太厚或裝訂壓字等原因影響閱讀與復制效果，給檔案的復印、掃描、縮微、修復等工作帶來一定影響。再由于提供利用上，也會導致不必要的檔案泄密。

以“件”為單位進行歸檔方法，是以每份文件為一件，以件為單位裝訂，加蓋檔號章，然后入盒。在借閱上，提供利用者是單份文件，利用者不能看到其它文件，有效改善了文書立卷方法存在的問題，有利于檔案安全與保密，便于檔案閱讀和檔案復印、掃描等需要。

文件材料歸檔方法改革，在檔案管理中得以推廣應用，深受機關單位的認同，易學易用，有利于激發(fā)檔案工作者積極性，但它也存在一些不足之處。以“件”為保管單位歸檔在檔案移交接收清點方面比立卷方法所需時間多一些。因為立卷以卷為單位，一個案卷可放“幾件”或“幾十件”文件，所以清點“件”數(shù)比“卷”數(shù)量大得多；其次由于以“件”為保管單位的文件歸檔后沒有封面、封底作為保護，在頻繁的抽取借閱中，文件材料容易受到損壞。這些問題需要我們在今后實踐中逐步改良與完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗，通過對檔案管理工作的不斷改革、創(chuàng)新和科學管理，運用現(xiàn)代化的手段加強檔案管理工作，提高管理水平，推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。