文/劉韋韋

企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

文/劉韋韋

博興縣人才交流服務(wù)中心

我國企業(yè)的人事檔案管理制度還不夠完善，存在許多問題，我們要積極改革和創(chuàng)新，使人事檔案管理在人力資源中發(fā)揮充分的作用并實現(xiàn)其價值。在知識經(jīng)濟的背景下，要充分利用現(xiàn)代化手段和措施，更好地為人事檔案管理工作服務(wù)。

人力資源管理；企業(yè)；人事檔案管理；新要求

引言

現(xiàn)代化的人力資源管理不再是傳統(tǒng)的簡簡單單對人和物之間的管理．我們在管理的基礎(chǔ)上要使用現(xiàn)金的措施來保證和促進企業(yè)的良好快速發(fā)展，保證企業(yè)經(jīng)濟效益和入力資源管理的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，人事檔案管理工作也就變得極為重要，我們要更好地進行人事檔案的管理和改革，讓它更好地促進企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。

1 對人事檔案管理的新要求

1.1價值體系的提高

企業(yè)要根據(jù)自身的經(jīng)營特點以及文化體系來構(gòu)建一個相關(guān)的價值體系，這對于人力資源管理是很重要的一點。文化構(gòu)建對于企業(yè)來說是至關(guān)重要的，價值體系對于企業(yè)而言就像一個催化劑，很多情況下要據(jù)其來對企業(yè)進行相應(yīng)建設(shè)。

1.2建立價值評估策略

在企業(yè)中，對于員工的評估是很有必要的，在進行人力資源管理的過程中，可將相關(guān)的考核體系融入進去，注重對企業(yè)人員以及績效的評估。建立完善的價值評估策略對于員工也起到了相應(yīng)的激勵作用，對人員進行定期評估，將其業(yè)績納入評估體系之中，使價值評估在檔案管理中起到一定的作用，使完善的評估體系得以運用，以此來改善企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。

1.3作為重要指標(biāo)

對于人力資源管理水平的評價，人事檔案的管理就可以作為人力資源管理的重要指標(biāo)，人力資源的管理要相對專業(yè)化，那么這就對管理人員提出了相關(guān)要求，必須具備相應(yīng)的專業(yè)涵養(yǎng)以及基本的職業(yè)道德，這樣才能進行相應(yīng)的管理。

2 我國企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案材料片面，缺乏真實性

大多數(shù)人事檔案的資料中只有贊揚的內(nèi)容，卻很少有過失方面的內(nèi)容，這就不利于企業(yè)對人力資源狀況全面的分析。很多材料對于個人狀況出現(xiàn)前后記載不一，沒有根據(jù)真實情況進行填寫，而是依據(jù)某一時期的個人需要，進行填寫。此類現(xiàn)象在當(dāng)前十分嚴(yán)重，嚴(yán)重影響了人力資源的管理工作。

2.2用人機制與人事檔案管理工作不適應(yīng)

企業(yè)用人機制要跟上時代的步伐，隨著時代的日新月異，用人機制也愈發(fā)變得靈活，以前的用人機制多半是死板的，工作經(jīng)歷等方面都是比較重要的，而現(xiàn)在的招聘不會過于注重其他方面，而是看重員工個人能力，對于員工的約束也不是依靠人事檔案扣押與歸還這個流程了，與員工達成工作意見使用合同的形式來進行用人機制的達成。員工會因為各種原因選擇換工作，那么原單位就可能會出現(xiàn)扣押檔案的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象就可能導(dǎo)致檔案的脫節(jié)。

2.3人事檔案管理技術(shù)不夠先進

社會的發(fā)展雖然已經(jīng)進人到新媒體時代，傳統(tǒng)媒體已經(jīng)不是媒介的主流。但是很多企業(yè)還是沒有全面進行新媒體化的改革，尤其是在人事檔案方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理依舊在企業(yè)中被大量使用。傳統(tǒng)的人事檔案的管理是以紙質(zhì)媒體在載體的，單位的工作人員檔案被記在紙張上，如果單位有人跳槽等，其他單位要找到該工作人員的以往資料，只能親自去公司拿，這樣消耗了大量的人力、時問和金錢，不僅降低了管理工作的效率，而且進一步地給人力資源管理部門造成了巨大的浪費。

2.4檔案管理機制不靈活

現(xiàn)在企業(yè)對員工的約束和管制主要靠合同和協(xié)議，可以自由流動，優(yōu)先選擇自己滿意與喜歡的工作。國家相關(guān)法律的頒布使很多人為了獲得更好的待遇選擇“跳槽”，而在和原企業(yè)未協(xié)商好的時候，會出現(xiàn)“死檔棄檔”“人檔脫節(jié)”“虛假檔案”“檔案克隆”“人質(zhì)檔案”的情況。因為現(xiàn)在企業(yè)人才流動較快，企業(yè)的人事檔案管理不能夠發(fā)揮它的作用和功能，使人力資源工作也不能更好地進行，所以這就使企業(yè)檔案管理機制不夠靈活。

3 推進人事檔案發(fā)揮作用的策略

3.1對現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進行改革創(chuàng)新，提高人事檔案管理水平

要對管理人員短缺、管理資金不足、設(shè)備落后、儲藏室不足等現(xiàn)象進行改革，在管理體制上實行集中管理。并運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和設(shè)備對人事檔案進行系統(tǒng)整理、科學(xué)地開發(fā)和利用，使人事檔案能夠為人力資源管理工作更好地工作。建立一個現(xiàn)代化的信息資源管理系統(tǒng)，切實提高人事管理工作的效率。建立一個人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，儲存在信息庫的信息要具有真實性、準(zhǔn)確性、全面性以及及時性和時效性。通過數(shù)據(jù)庫,可以進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，生成各種名冊和表格，以提高人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,進一步挖掘人事檔案的內(nèi)在潛力。

3.2針對性地設(shè)定培訓(xùn)項目

企業(yè)可以根據(jù)每個員工的個人特點來制定相應(yīng)的培訓(xùn)項目，進行相應(yīng)的訓(xùn)練，這樣就能彌補相關(guān)方面的不足，可根據(jù)多種因素進行區(qū)分，進而提高員工的工作能力以及產(chǎn)生強烈的歸屬感，并可以在此基礎(chǔ)上進行小組合作以便取人之長補己之短，更好地提升個人能力，這樣的培訓(xùn)方式更能提高員工的積極性。

3.3使用新媒體技術(shù)，增強信息的正確性

傳統(tǒng)的媒介如紙媒已經(jīng)慢慢地較少被人們所使用的，因為傳統(tǒng)媒體更新慢，沒有時效性和迅速性，而新媒體發(fā)展的進行我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進的音像資料來記錄個人信息，人事檔案的管理應(yīng)該在先前的原有資料的基礎(chǔ)上，對員工信息進行擴展和刪除，建立單位人才數(shù)據(jù)庫，以便企業(yè)在任何時候都能方便查看信息。

3.4樹立競爭意識

為了檔案管理人員更好工作，人事部門應(yīng)該鼓勵和允許部門內(nèi)的良性競爭，然后健全各崗位的責(zé)任制度，也借鑒人力資源管理的理念，加強部門的管理和企業(yè)人事檔案管理。在人事部門管理的同時，也應(yīng)該增強實效性意識，縮短反饋信息收集、再利用的時間周期，能及時準(zhǔn)確地給企業(yè)人力資源提供檔案信息。

4 結(jié)束語

人力資源管理隨著時代的發(fā)展產(chǎn)生了新的趨勢、新的要求。為了使人事檔案工作盡快適應(yīng)人力資源發(fā)展的需要，要去了解人力資源管理的新趨勢、新要求。人事檔案工作能給人力資源管理提供可靠真實的數(shù)據(jù)和信息，有利于人力資源的合理配置和更準(zhǔn)確地預(yù)測人力資源的需求。

[1]李兵.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J]商業(yè)經(jīng)濟.

[2]馬燕.企業(yè)人事檔案管理工作中的問題及對策研究[J]人力資源管理.