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        大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理改革發(fā)展策略研究

        2018-12-21 17:56:24趙新宇唐山市人事考試中心
        數(shù)碼世界 2018年9期
        關(guān)鍵詞:部門(mén)檔案管理信息化

        趙新宇 唐山市人事考試中心

        二十一世紀(jì)被稱為是信息化世紀(jì),信息技術(shù)已經(jīng)真正開(kāi)始走進(jìn)人們的生活,并在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮其不可替代的作用。就檔案來(lái)說(shuō),信息化同樣在深刻的影響著檔案管理改革的進(jìn)程。對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō),檔案的重要性毋庸置疑,如何有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理也一直是檔案工作者們面臨的頭等大事,與信息化檔案管理相比,傳統(tǒng)的檔案管理在保存方式、安全性、查詢效率等方面都不盡如人意,因此,在深化改革開(kāi)放的大背景下,檔案管理工作者也應(yīng)該看到信息技術(shù)所帶來(lái)的巨大優(yōu)勢(shì),對(duì)這一技術(shù)進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì),將其真正融入到檔案管理工作中,提高檔案管理的安全與效率,滿足社會(huì)對(duì)檔案工作的要求。

        1.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理改革的必要性分析

        1.1 加強(qiáng)信息資源的整合力度

        傳統(tǒng)模式下的檔案管理較為單一,只要把相關(guān)的資料影印保存然后分類歸檔即算完成,每一個(gè)單位或者每一個(gè)領(lǐng)域都是相互割裂的,相互之間幾乎沒(méi)有什么聯(lián)系,這就造成人們?cè)谶M(jìn)行檔案的查詢時(shí)往往極為零散,甚至難以下手,缺乏完整性。為了找一份檔案而各地奔波的情況極為常見(jiàn)。但這一切在信息化改革下都可以改變,以信息技術(shù)為平臺(tái),搭建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng),從而能夠加強(qiáng)檔案信息資源的整合力度,滿足廣大群眾的需求。

        1.2 增加檔案管理的安全系數(shù)

        檔案首先要確保其安全性,這是檔案管理的先決條件之一,傳統(tǒng)的檔案管理中檔案資料主要是紙質(zhì)材料,雖然可以很好地防止不法分子盜竊信息,但保存材質(zhì)易受溫濕度、鼠害、火災(zāi)等影響,導(dǎo)致破損或遺失,不利于更好地進(jìn)行保存。在信息技術(shù)環(huán)境下,通過(guò)引進(jìn)各方面的技術(shù),能夠更好地保障檔案管理的存儲(chǔ)時(shí)間問(wèn)題和運(yùn)輸安全問(wèn)題,從而增加檔案管理的安全系數(shù)。

        2 、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理改革路徑分析

        面對(duì)信息技術(shù)所帶來(lái)的沖擊與機(jī)遇,正確的應(yīng)用信息技術(shù)用于檔案管理是當(dāng)下最為迫切的任務(wù),只有真正把信息技術(shù)切實(shí)用到具體的檔案工作管理過(guò)程中,解決過(guò)去在傳統(tǒng)模式下無(wú)法解決或者解決起來(lái)比較困難的問(wèn)題,發(fā)揮信息技術(shù)的作用,才能符合檔案改革的要求。具體來(lái)說(shuō),本文認(rèn)為應(yīng)該做好以下幾方面的工作。

        2.1 提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

        在信息化時(shí)代背景下,隨著工作效率的提升,人的要素作用正在不斷被放大,優(yōu)秀的工作人員可以借助于信息化技術(shù)發(fā)揮出更大的作用,甚至能有數(shù)倍的提升,因此,面對(duì)檔案管理的信息化改革,首先做好人員的培訓(xùn),不僅要使其能對(duì)信息化技術(shù)有著基本的了解,更應(yīng)該熟練應(yīng)用各種技術(shù)用于工作的開(kāi)展和完成。

        那么再具體的工作中如何提高工作人員的素質(zhì)呢?本文認(rèn)為首先要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn),社會(huì)在變化和發(fā)展,人的知識(shí)總是在不斷落后,只有不斷學(xué)習(xí)才能不斷掌握新技術(shù)并跟上時(shí)代發(fā)展,所以相關(guān)部門(mén)應(yīng)該為工作人員提供培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì),尤其在資料的錄入和信息化檢索等應(yīng)用較為頻繁的方面,更應(yīng)該讓所有人都能熟練掌握起來(lái)。其次,要加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感,加強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),明白檔案對(duì)于社會(huì)每一個(gè)人的重要性,不能玩忽職守,對(duì)于一些涉密的檔案文件更應(yīng)該清楚的意識(shí)到其重要性,做好保密工作。

        2.2 制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)

        信息技術(shù)的發(fā)展極為快速,用日新月異來(lái)形容一點(diǎn)不為過(guò),而與之相對(duì)的,一旦將其應(yīng)用到檔案管理中,也必然會(huì)因?yàn)槠浒l(fā)展速度過(guò)快而出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題,應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的最好辦法是建立起統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這樣才能更好的發(fā)揮出信息技術(shù)的效率與功能。在最開(kāi)始管理檔案時(shí),單位應(yīng)該首先就如何進(jìn)行檔案管理的信息化改革做一個(gè)總的指導(dǎo)方針,確定要完成和達(dá)到的目標(biāo),然后建立或者完善相應(yīng)的組織與管理制度,確保最終的結(jié)果能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn),符合期望值。信息化檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容就是如何實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,這是提高檔案管理的重要舉措,能夠極大程度的提高檔案的檢索效率,降低運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn),也能更好地幫助工作人員實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理與保護(hù)。另一個(gè)重要的改革方向就是檔案管理的自動(dòng)化與智能化,通過(guò)各種新式軟件的使用,檔案可以更快的更準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)分類、標(biāo)記,極大地節(jié)約了過(guò)去人工模式下所出現(xiàn)的高成本問(wèn)題,也減少了出錯(cuò)率,而人工智能的存在與發(fā)展則更不可忽視,目前來(lái)看人工智能的發(fā)展與使用代表了未來(lái)新的生活工作趨勢(shì),所以檔案管理部門(mén)也應(yīng)該重視人工智能的應(yīng)用,能在自動(dòng)化基礎(chǔ)上更進(jìn)一步的做好檔案管理。最后,檔案的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)建立以后,一定要遵照規(guī)章制度按照標(biāo)準(zhǔn)定期抽查檢查,確保工作落到實(shí)處,保障檔案管理改革的成效。

        2.3 轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度

        在現(xiàn)有的社會(huì)體制下,檔案關(guān)系到每一個(gè)人,所有檔案管理部門(mén)都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這一問(wèn)題的重視,確保檔案管理工作真正的造福所有人?;谶@樣的目標(biāo),檔案管理部門(mén)要認(rèn)清楚自己作為服務(wù)部門(mén)的職責(zé),進(jìn)行檔案管理的信息化改革目的也是為了為人們提供更好的服務(wù),由此轉(zhuǎn)變自己的工作態(tài)度。作為單位來(lái)講,很多領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理的重視,認(rèn)為只是在人事變動(dòng)的時(shí)候才需要檔案,因此對(duì)檔案管理部門(mén)不重視,這也是極為錯(cuò)誤的思想,對(duì)于檔案的社會(huì)性、價(jià)值性、文化性、政治性都認(rèn)識(shí)不足,檔案管理是企事業(yè)發(fā)展的一部分,同時(shí)也是見(jiàn)證者,一旦檔案體系問(wèn)了問(wèn)題對(duì)單位的影響是非常大的。所以從領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理員工的重視,為其提供進(jìn)修培新機(jī)會(huì),并幫助其完成信息化改革。

        3 、結(jié)語(yǔ)

        當(dāng)今社會(huì)的信息化改革已經(jīng)深入各行各業(yè),對(duì)社會(huì)的影響也是巨大的,尤其是年輕人,已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)信息技術(shù)的掌握,并逐漸對(duì)其產(chǎn)生依賴,所以,信息化是所有單位都不得不面對(duì)的趨勢(shì),積極應(yīng)對(duì)且完成自身的改變才是今后要做的主要工作。當(dāng)然,僅僅依靠自己本部門(mén)進(jìn)行閉門(mén)造車(chē)是不夠的,一是容易出現(xiàn)誤差,二是不能與其他部門(mén)同步,因此信息化技術(shù)需要多個(gè)部門(mén)的配合,從而保證其信息化改革的準(zhǔn)確性和價(jià)值性。作為檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō),本身就是一個(gè)保存信息的部門(mén),因此如何做好檔案的信息化管理更有實(shí)際意義,檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息資源的建立、篩選、整合,確保檔案信息在改革過(guò)程中沒(méi)有遺漏,提高其安全性和準(zhǔn)確性,進(jìn)而提高整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行效率,這對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)是極為重要的任務(wù)。要想方設(shè)法不斷提高員工的工作素質(zhì),建立工作標(biāo)準(zhǔn),完善考核機(jī)制,敦促他們的成長(zhǎng)。單位高層要改變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度,積極予以支持,多給檔案管理工作人員提供提高自身能力的機(jī)會(huì),使其可以更好地完成自身工作。

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