文/張京偉 胥靜 馮凌云

流程優(yōu)化是企業(yè)管理的重要方面，是推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)更簡(jiǎn)潔、更高效、更高質(zhì)量運(yùn)行的重要手段。大型企業(yè)的采購(gòu)招標(biāo)活動(dòng)是企業(yè)的成本中心，也是企業(yè)管理的重點(diǎn)工作。很多企業(yè)都設(shè)置了較長(zhǎng)采購(gòu)招標(biāo)流程，采購(gòu)管理設(shè)置的每個(gè)流程活動(dòng)，單獨(dú)審核都是必要的，但是每個(gè)環(huán)節(jié)的目的和重要性又各不相同。在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)工作中的主要活動(dòng)和輔助活動(dòng)的價(jià)值及效用與實(shí)際投入時(shí)間、成本之間沒(méi)有很好匹配。對(duì)于效用低的環(huán)節(jié)投入較多的人力與時(shí)間，既是企業(yè)資源的一種消耗，也增加了企業(yè)的運(yùn)行成本。因此，如何優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)招標(biāo)流程，是一個(gè)重要的問(wèn)題。本文應(yīng)用價(jià)值鏈理論對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行了細(xì)分，通過(guò)調(diào)研和打分的方法，分析采購(gòu)招標(biāo)管理流程活動(dòng)的價(jià)值（V）和實(shí)際投入時(shí)間（T），通過(guò)效用分析（V/T），發(fā)現(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)管理過(guò)程中效用低的環(huán)節(jié)，并提出優(yōu)化措施。

1. 價(jià)值鏈理論介紹

1.1 理論的提出

著名的美國(guó)哈佛大學(xué)商學(xué)院管理學(xué)教授波特，在1985年提出了價(jià)值鏈理論的概念。根據(jù)價(jià)值鏈理論，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程活動(dòng)，可以看做是由一系列有價(jià)值的活動(dòng)過(guò)程組成的，企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)行正是通過(guò)這一系列的活動(dòng)的增值，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值和效益。當(dāng)然，企業(yè)的目的是實(shí)現(xiàn)效益的最大化，用最小的投入，完成最多的產(chǎn)出，在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，需要對(duì)價(jià)值鏈活動(dòng)持續(xù)不斷地進(jìn)行改進(jìn)。

1.2 價(jià)值鏈理論的主要觀點(diǎn)

（1）從流程活動(dòng)的全周期進(jìn)行整體分析

依據(jù)價(jià)值鏈理論，企業(yè)的生產(chǎn)和管理活動(dòng)是從投資立項(xiàng)、研究開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)到原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、產(chǎn)品銷售、售后服務(wù)整個(gè)流程的活動(dòng)價(jià)值鏈，價(jià)值鏈理論是從整個(gè)流程活動(dòng)上進(jìn)行優(yōu)化。

（2） 定量化的分析成本和效用

在企業(yè)管理中，對(duì)單個(gè)的流程活動(dòng)投入工作量及活動(dòng)持續(xù)時(shí)間進(jìn)行調(diào)研和分析，以成本確認(rèn)作業(yè)的效用，找出管理中成本控制不利的方向和因素，并通過(guò)流程的優(yōu)化，提高管理效率。

（3）充分利用信息技術(shù)

信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，是提高企業(yè)運(yùn)行效率的重要活動(dòng)，從價(jià)值鏈的角度看，是提高效率、降低成本的重要活動(dòng)，充分的接納和大力地推進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，是企業(yè)績(jī)效改革、流程優(yōu)化的重要工具和方法。

（4）將企業(yè)活動(dòng)融入市場(chǎng)

企業(yè)的所有活動(dòng)，都應(yīng)該是面向市場(chǎng)的，以反映和滿足市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，內(nèi)部流程限制面向市場(chǎng)需求的能力，就是需要進(jìn)行改造的流程。

2. 采購(gòu)招標(biāo)管理流程細(xì)分

依據(jù)價(jià)值鏈理論，對(duì)本單位采購(gòu)招標(biāo)管理流程進(jìn)行細(xì)分，采購(gòu)招標(biāo)從開(kāi)始到結(jié)束，一共有11個(gè)流程活動(dòng)：

一是供應(yīng)商邀標(biāo)及評(píng)審。是招標(biāo)的第一步工作，確定供應(yīng)商名單，并邀請(qǐng)供應(yīng)商參與投標(biāo)，在供應(yīng)商確認(rèn)參與投標(biāo)后，對(duì)不是合格供方的供應(yīng)商進(jìn)行供方評(píng)審。供方評(píng)審需要供應(yīng)商提供資料，之后在PMIS系統(tǒng)中發(fā)起合格供應(yīng)商評(píng)審流程，一般評(píng)審流程見(jiàn)圖1。

二是編制采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃。在確定參加投標(biāo)的供應(yīng)商后，編寫(xiě)采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃，采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃的內(nèi)容含：擬采購(gòu)的采購(gòu)包信息、供應(yīng)商來(lái)源、采購(gòu)方式、評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)因素、定標(biāo)原則、發(fā)標(biāo)及評(píng)標(biāo)、定標(biāo)時(shí)間計(jì)劃。

三是編制招標(biāo)文件并發(fā)標(biāo)。本階段含采購(gòu)管理人員對(duì)技術(shù)協(xié)議的審核及商務(wù)招標(biāo)文件的編制。發(fā)標(biāo)后為廠家備標(biāo)，按照《招標(biāo)投標(biāo)法》第二十四條，備標(biāo)一般需要20天（從發(fā)售標(biāo)書(shū)之日起至開(kāi)標(biāo)日最少不低于20天）。2017年12月27日頒布執(zhí)行的新《招標(biāo)投標(biāo)法》在此基礎(chǔ)上增加了“采用電子招標(biāo)投標(biāo)在線提交投標(biāo)文件的最短不得少于十日”。

圖1 供應(yīng)商評(píng)審流程圖

四是技術(shù)、商務(wù)評(píng)標(biāo)。主要對(duì)投標(biāo)文件的技術(shù)、商務(wù)情況進(jìn)行評(píng)審，推薦技術(shù)、商務(wù)排名。

五是價(jià)格評(píng)審。對(duì)各投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)是否完整、計(jì)算是否正確進(jìn)行核算，在此基礎(chǔ)上，最重要是根據(jù)歷史報(bào)價(jià)信息、現(xiàn)時(shí)市場(chǎng)價(jià)格信息等，對(duì)價(jià)格進(jìn)行縱向和橫向的分析，確定合理報(bào)價(jià)范圍。

六是定標(biāo)過(guò)程。一般的企業(yè)均實(shí)行分級(jí)定標(biāo)過(guò)程，由不同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)不同金額和級(jí)別的定標(biāo)。

七是定標(biāo)備案。在定標(biāo)會(huì)議結(jié)束后，需要對(duì)定標(biāo)結(jié)果，在企業(yè)PMIS系統(tǒng)中進(jìn)行備案。

八是合同簽訂。在定標(biāo)后，采購(gòu)經(jīng)理及專業(yè)人員組織中標(biāo)單位，進(jìn)行技術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同的談判，初步簽訂合同。

九是合同評(píng)審。合同初步簽訂后，需要經(jīng)過(guò)合同的評(píng)審，合同評(píng)審需要經(jīng)過(guò)發(fā)起人、校核人、項(xiàng)目經(jīng)理、分公司領(lǐng)導(dǎo)、合同法務(wù)部審核，流程審批完成后，合同蓋章。

十是文檔歸檔。招標(biāo)完成后，一般需要對(duì)招標(biāo)過(guò)程的所有文件進(jìn)行歸檔。一般為便于審計(jì)檢查，該部分文件會(huì)要求對(duì)紙質(zhì)版文件歸檔。

十一是電子采購(gòu)平臺(tái)流程。筆者所在的單位推行招標(biāo)電子化，招標(biāo)流程從開(kāi)始到收標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)及澄清、定標(biāo)及發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)，均在系統(tǒng)中進(jìn)行。電子采購(gòu)平臺(tái)招標(biāo)的目的是保證招標(biāo)過(guò)程的更加公平、公正、公開(kāi)。目前為考慮線下文件歸檔的需要，在采購(gòu)招標(biāo)管理過(guò)程中，線下招標(biāo)流程與電子采購(gòu)平臺(tái)流程并行。

采購(gòu)招標(biāo)流程效用調(diào)查與統(tǒng)計(jì)表

圖2 采購(gòu)招標(biāo)管理流程效用分析

3. 采購(gòu)招標(biāo)管理流程效用分析

針對(duì)采購(gòu)招標(biāo)管理流程活動(dòng)的價(jià)值，本文通過(guò)調(diào)研高級(jí)崗位，打分確定采購(gòu)招標(biāo)管理流程的價(jià)值（V），并根據(jù)實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中收集的采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)、流程的實(shí)際投入時(shí)間（T），進(jìn)行效用分析（V/T），具體分析情況見(jiàn)下表：

從圖2可以看出，采購(gòu)招標(biāo)管理流程中效用最低的三項(xiàng)活動(dòng)為：電子采購(gòu)平臺(tái)流程、合同評(píng)審流程、供方評(píng)審流程。

4. 流程優(yōu)化措施和方案

4.1 供方評(píng)審流程

供方評(píng)審是保證投標(biāo)供應(yīng)商質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，通過(guò)分析，造成目前效用較低的原因有：流程長(zhǎng)、供方庫(kù)的管理結(jié)構(gòu)有一定的不合理。

優(yōu)化措施：一是設(shè)置不同等級(jí)的供方庫(kù)，對(duì)于合格供應(yīng)商庫(kù)，實(shí)行嚴(yán)格的、明確要求的準(zhǔn)入制度；對(duì)于臨時(shí)供方庫(kù)，實(shí)行簡(jiǎn)易登記制度；二是由專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)評(píng)審，取消過(guò)程中的各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.2 合同評(píng)審流程工作分析

合同評(píng)審流程是確保簽訂合同的質(zhì)量、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。造成目前該環(huán)節(jié)效用低的主要原因是：流程設(shè)置存在不合理且行政領(lǐng)導(dǎo)較多。優(yōu)化措施：一是由企業(yè)的合同法務(wù)部門，對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板進(jìn)行審核，并根據(jù)最新的法律情況變化，更新并發(fā)布合同模板，后續(xù)簽訂合同時(shí)，合同法務(wù)部門參與單個(gè)合同的審批;二是取消行政領(lǐng)導(dǎo)參與合同評(píng)審；三是采購(gòu)管理人員負(fù)責(zé)確保按企業(yè)發(fā)布的合同模板編寫(xiě)合同，對(duì)于特殊情況，合同簽訂人員評(píng)估需要合同法務(wù)部門介入的，流程的選擇權(quán)利和義務(wù)及合同的責(zé)任主體下放。

4.3 電子采購(gòu)平臺(tái)流程工作分析

通過(guò)電子化的招標(biāo)，確保招標(biāo)過(guò)程的公平、公正、公開(kāi)，是未來(lái)采購(gòu)招標(biāo)管理的大趨勢(shì)，完全通過(guò)電子采購(gòu)平臺(tái)完成所有招標(biāo)工作，是建立現(xiàn)代化企業(yè)的必然選擇。2017年12月27日發(fā)布的第八十六號(hào)主席令，對(duì)原《招標(biāo)投標(biāo)法》第五條進(jìn)行修改，明確“國(guó)家鼓勵(lì)利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子招標(biāo)投標(biāo)。數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效力”。該法文的修改，標(biāo)志著從國(guó)家層面大力推行電子采購(gòu)、陽(yáng)光采購(gòu)。針對(duì)電子采購(gòu)平臺(tái)，優(yōu)化措施有：一是提高企業(yè)管理人員對(duì)信息化采購(gòu)招標(biāo)流程的重視程度；二是所有的邀標(biāo)、投標(biāo)、報(bào)價(jià)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)通知均在線上進(jìn)行，充分、完全的發(fā)揮電子采購(gòu)平臺(tái)的作用；三是建立電子化、網(wǎng)絡(luò)化的采購(gòu)招標(biāo)管理文件歸檔制度，改變線下招標(biāo)的工作習(xí)慣和工作模式。

5. 總結(jié)

價(jià)值管理是一種系統(tǒng)的管理思想和方法,是系統(tǒng)化的、專業(yè)化的研究活動(dòng)。企業(yè)管理中用最合適的時(shí)間、流程，完成合理的工作，達(dá)到整體流程的最優(yōu)化，是解決企業(yè)管理流程問(wèn)題最基本的思路。本文應(yīng)用價(jià)值鏈及價(jià)值工程的方法，通過(guò)效用分析，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)管理流程中效用較低環(huán)節(jié)和流程，針對(duì)效用低的環(huán)節(jié)，進(jìn)行分析并提出優(yōu)化的建議措施。本文的研究思路和方法對(duì)研究同類的企業(yè)流程管理優(yōu)化具有一定的借鑒意義。