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        新信息時(shí)代構(gòu)建電力企業(yè)檔案管理保密制度的相關(guān)分析

        2018-12-19 20:14:24鄒瓊國(guó)網(wǎng)河南省電力公司武陟縣供電公司
        數(shù)碼世界 2018年10期
        關(guān)鍵詞:保密制度密級(jí)保密工作

        鄒瓊 國(guó)網(wǎng)河南省電力公司武陟縣供電公司

        引言:隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)的深入改革,近年來,雖說大部分的電力企業(yè)已經(jīng)建立了相關(guān)的檔案管理保密制度,但是,與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍舊存在著較為明顯的差距。受我國(guó)企業(yè)的傳統(tǒng)體制和機(jī)制影響,現(xiàn)代的電力企業(yè)檔案管理保密制度不完善,對(duì)保密制度的建立沒有科學(xué)合理的方法,導(dǎo)致一些企業(yè)的商業(yè)秘密、技術(shù)資料被泄露或是被不法分子竊取,對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)造成嚴(yán)重的影響。如何構(gòu)建更好、更安全保密制度,已成為了一個(gè)企業(yè)管理十分注重的問題。

        1 構(gòu)建電力企業(yè)檔案管理保密制度存在的問題

        1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊,缺少相關(guān)人才

        目前,從事電力企業(yè)檔案管理保密工作的人員素質(zhì)普遍不高,且十分缺乏高素質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的人才。工作人員態(tài)度不認(rèn)真,不按照規(guī)章制度辦事,例如存在查閱檔案時(shí)不需要出示相關(guān)證明就能查閱的現(xiàn)象。并且對(duì)檔案管理保密的意義沒有足夠的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致易出現(xiàn)檔案泄露的問題,對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生影響。

        1.2 缺少對(duì)檔案密級(jí)調(diào)整工作方面的規(guī)定

        對(duì)于電力企業(yè)的檔案管理工作來說,檔案的保密等級(jí)并非一直保持不變的,而是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、企業(yè)的進(jìn)步以及科技方面的創(chuàng)新,某些檔案所具有的價(jià)值會(huì)有所變動(dòng),有些降低、有些升高,若是沒有對(duì)其密級(jí)進(jìn)行及時(shí)調(diào)整,還是按照原有密級(jí)進(jìn)行管理,對(duì)于降低密級(jí)的檔案雖然在一定程度上能夠確保保密工作,但無疑會(huì)浪費(fèi)大量企業(yè)資源;對(duì)于升高密級(jí)的檔案就無法取得良好的保密效果。但是從目前情況來看,大多數(shù)電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理保密制度建設(shè)中并沒有對(duì)此問題作出明確的規(guī)定,對(duì)于檔案密級(jí)的變動(dòng)沒有作出相應(yīng)的內(nèi)容調(diào)整,例如沒有說明哪些檔案需要在何時(shí)、需要何人批準(zhǔn)來調(diào)整密級(jí),改變存儲(chǔ)方式以及保密等級(jí)。

        1.3 檔案的管理工作沒有秩序

        部分電力企業(yè)由于對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理沒有秩序,使得企業(yè)的檔案保密工作嚴(yán)重缺失,尤其是電力項(xiàng)目工程的檔案管理。在對(duì)工程檔案的歸納、整理、保管上經(jīng)驗(yàn)不足,存在檔案未歸檔、未整理的基本錯(cuò)誤。

        2 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)問題的改進(jìn)措施

        2.1 加強(qiáng)做好物資供應(yīng)設(shè)備材料的檔案保密工作

        ①檔案工作人員和檔案利用人員,都必須遵守保密制度,增強(qiáng)保密觀念,不得泄露檔案內(nèi)容或提供加密的檔案信息。②公司黨委會(huì)議、行政會(huì)議記錄等密級(jí)信息,不得外借和復(fù)印,確因工作需要時(shí)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可利用,任何查閱人員不得泄露內(nèi)容。③檔案管理人員加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保密措施,做好防火、防盜、防蟲咬等預(yù)防措施。④對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí),應(yīng)遵守國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,對(duì)密級(jí)文件應(yīng)設(shè)權(quán)限范圍;嚴(yán)禁以通訊設(shè)備或計(jì)算機(jī)郵件的形式傳達(dá)秘密信息或數(shù)據(jù)。⑤檔案有密級(jí)劃分時(shí),不能隨意擴(kuò)大利用范圍,如有利用要在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)利用。⑥違反保密規(guī)定造成泄密以及私自修改、出賣檔案的行為,視情節(jié)輕重,分別給予責(zé)任追究。⑦檔案庫(kù)房發(fā)現(xiàn)有丟失或被盜現(xiàn)象,應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門,及時(shí)追查,設(shè)法挽回一切損失,以免造成嚴(yán)重后果。⑧需要銷毀的檔案,要進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)公司檔案鑒定小組和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,方可銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字,到指定地點(diǎn)銷毀,嚴(yán)禁將檔案材料向廢品收購(gòu)部門出售。

        2.2 優(yōu)化完善檔案密級(jí)調(diào)整工作規(guī)范

        電力企業(yè)在檔案管理保密制度建設(shè)過程中要不斷優(yōu)化完善檔案密級(jí)調(diào)整工作,要明確檔案保密范圍的變化、保密的時(shí)限變化以及密級(jí)文件作用變化等不同情況。所謂的保密范圍變化就是指按照國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)以、電力系統(tǒng)行業(yè)指導(dǎo)思想情況等情況,電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理保密制度建設(shè)過程中的工作也要不斷調(diào)整;保密時(shí)限變化就是指保密時(shí)限到期之后要對(duì)密級(jí)情況實(shí)施調(diào)整;密級(jí)文件作用變化就是指隨著技術(shù)水平的發(fā)展提升,以前的某些密級(jí)文件失去了已有的作用,密級(jí)就會(huì)自然消除。

        2.3 完善檔案管理制度

        完善企業(yè)的檔案管理制度是構(gòu)建安全合理的電力企業(yè)檔案管理保密制度的重要一步。想要完善檔案管理制度,企業(yè)需做好以下兩點(diǎn):首先是檔案管理要做到專職化管理。由于檔案管理工作的特殊性和重要性,其相關(guān)的工作人員須為高素養(yǎng)、高素質(zhì)的管理人才,且該類人才只需專職做好檔案管理工作,不能搞兼職兼管。其次是要建立企業(yè)各項(xiàng)檔案管理制度。檔案的收集、整理、歸檔、借閱、提供利用和銷毀等每一個(gè)步驟、每一項(xiàng)工作都必須嚴(yán)格按制度執(zhí)行,認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),確保檔案安全。

        2.4 構(gòu)建電力企業(yè)檔案保密等級(jí)制度

        構(gòu)建電力企業(yè)檔案保密等級(jí)制度,可以有效節(jié)約企業(yè)的管理資源。在對(duì)檔案的保密等級(jí)進(jìn)行劃分時(shí),需嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī),并家和實(shí)際情況將其劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。再該制度中,需明確每個(gè)保密等級(jí)檔案所包含的要求,如檔案內(nèi)容、保存方式、管理方式等,這樣就能更有效開展檔案的保密工作。

        結(jié)語:總的來說,電力企業(yè)的檔案管理保密工作的開展情況直接影響到企業(yè)的發(fā)展,甚至關(guān)系到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況。所以,電力企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人一定要確保檔案管理保密制度的完整性,進(jìn)一步推動(dòng)電力企業(yè)的整體發(fā)展。本文主要介紹了電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中存在的不足,同時(shí)提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施,通過本文的介紹能夠?qū)﹄娏ζ髽I(yè)檔案管理工作提供一定指導(dǎo)。

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