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        試述事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新措施

        2018-12-15 10:33:58劉燕
        卷宗 2018年30期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        劉燕

        摘 要:伴隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,逐步建立了完善的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)制度,社會(huì)主義市場體制不斷發(fā)展,在這種經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行改革是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的必要措施,對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行改革是促進(jìn)我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的重要措施,也是滿足人們經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的手段。但是在對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行改革過程中,對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的安排應(yīng)該有一個(gè)具體的措施,在進(jìn)行改革過程中新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理逐漸成為了事業(yè)單位改革的重要部分,檔案管理工作,對(duì)于事業(yè)單位改革的進(jìn)程有著舉足輕重的作用。雖然就目前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)來說,我國事業(yè)單位改革還尚且存在很多不足的部分,但是相信隨著相關(guān)管理人員不斷提出的創(chuàng)新措施,事業(yè)單位檔案管理方面一定會(huì)逐步完善。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新措施

        隨著國家對(duì)于事業(yè)單位改革工作的推進(jìn),逐步意識(shí)到事業(yè)單位改革的重要性,國家也開始對(duì)事業(yè)單位改革的相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)控,并且頒布了一系列法律、法規(guī)來促進(jìn)事業(yè)單位改革工作的進(jìn)程。自從國家頒布《檔案法》以來,確定了檔案行政主管部門對(duì)于管理檔案的主導(dǎo)性,在管理檔案工作過程中發(fā)揮著領(lǐng)導(dǎo)作用。檔案行政主管部門在進(jìn)行工作的過程中,結(jié)合國家頒布的法律、法規(guī)和各種規(guī)范性文件,對(duì)各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作提出細(xì)節(jié)化要求,以促進(jìn)各事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、公開化,從而提高檔案管理工作的效率和標(biāo)準(zhǔn)。

        1 事業(yè)單位檔案管理工作的不足

        1.1 殘缺的檔案管理制度

        就目前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀而言,檔案管理制度尚不健全,相關(guān)行政部門在進(jìn)行檔案管理工作過程中出現(xiàn)了一系列問題。大多數(shù)情況下表現(xiàn)為檔案的分類不夠合理、檔案的排序不夠標(biāo)準(zhǔn)、部分檔案未能收編、檔案的傳輸借閱程序不嚴(yán)謹(jǐn)、對(duì)于涉密檔案內(nèi)容的保護(hù)性不夠重視等等。

        1.2 較低的檔案利用率和較弱的管理意識(shí)

        在檔案管理人員工作的過程中,大多數(shù)人員表現(xiàn)為對(duì)檔案信息的保密意識(shí)不強(qiáng)和對(duì)檔案的利用效率較低。但是在實(shí)際工作中,檔案信息的利用和保密對(duì)于事業(yè)單位正常工作具有極為重要的作用。事業(yè)單位可以根據(jù)檔案借閱記錄的信息查閱既往工作的經(jīng)驗(yàn),還可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn),規(guī)劃未來工作發(fā)展方向,根據(jù)檔案信息可以在最大范圍內(nèi)提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和推進(jìn)事業(yè)單位的工作進(jìn)展。

        1.3 被忽視的檔案管理人員和檔案硬件

        為了檔案管理工作的高效率進(jìn)行,事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),前提是事業(yè)單位在聘請(qǐng)工作人員時(shí)進(jìn)行擇優(yōu)錄取,盡可能選拔些具有高素質(zhì)理論水平的工作人員,因?yàn)楣ぷ魅藛T在進(jìn)行檔案管理工作過程中,不可避免的需要接觸信息化技術(shù),當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)信息化社會(huì),互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為人們?nèi)粘I詈凸ぷ鬟^程中提供了許多便利,并且事業(yè)單位的檔案管理工作擁有龐大的信息數(shù)據(jù),為了工作更加便利、高效率地進(jìn)行,檔案管理工作也逐步應(yīng)用了信息化技術(shù)。所以事業(yè)單位在進(jìn)行招聘人員過程中,盡可能擇優(yōu)錄取,最重要的是要擁有一定的信息化技術(shù)水平,為以后的高效率工作作保障。

        2 事業(yè)單位檔案管理方法與思路的創(chuàng)新

        2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)

        因?yàn)闄n案管理工作是各單位工作中的重要組成部分,因此,在當(dāng)今社會(huì)眾多事業(yè)單位非常重視對(duì)于檔案管理人員的招聘和培養(yǎng)。檔案管理人員工作水平及素質(zhì)的高低,直接影響著檔案管理工作的水平。相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn),或者邀請(qǐng)相關(guān)富有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員來本單位進(jìn)行專業(yè)知識(shí)講座,分享一些高效率檔案分類的方法和經(jīng)驗(yàn),相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)自主參加知識(shí)講座,明確提升自身知識(shí)水平就是提高自身的競爭優(yōu)勢(shì)。

        2.2 規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制

        一個(gè)單位完善的檔案管理機(jī)制是后續(xù)工作人員正常進(jìn)行工作的基礎(chǔ)。就目前形勢(shì)來看,我國對(duì)于事業(yè)單位的改革尚不徹底,許多問題依然存在,還沒有建立完善的檔案管理機(jī)制。因此,如果想要完善檔案管理工作,首先要建立完善的檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位可以根據(jù)國家發(fā)布的法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)范性文件,與本單位的實(shí)際情況相結(jié)合,與管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合,在一定情況下可以借鑒外國先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn),將事業(yè)單位的人事檔案、文書檔案和會(huì)計(jì)檔案等管理工作進(jìn)行明確分工,確定職權(quán)歸屬,當(dāng)管理工作出現(xiàn)問題時(shí),可以具體追責(zé)到人,追責(zé)問題的規(guī)定還可以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性,提高職業(yè)意識(shí)和責(zé)任感。例如,為做好檔案保密管理工作,單位成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由單位總負(fù)責(zé)人任組長,各科室設(shè)保密工作聯(lián)絡(luò)員,以涉密計(jì)算機(jī)保密管理為重點(diǎn),強(qiáng)化保密管理,狠抓各項(xiàng)保密措施和保密責(zé)任制度的落實(shí),杜絕重大泄密事件發(fā)生。依據(jù)這類檔案管理機(jī)制,在實(shí)際工作過程中,不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,從而逐步完善檔案管理體系和機(jī)制。

        2.3 實(shí)行現(xiàn)代化方式管理檔案

        當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)逐步發(fā)展的社會(huì),也是一個(gè)信息化的社會(huì)。自從互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn),逐步改變了人們的生活和工作習(xí)慣,也逐漸實(shí)現(xiàn)了工作的信息化。當(dāng)前社會(huì)的信息化對(duì)各事業(yè)單位的工作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)和更高要求,也為工作人員在檔案工作過程中提供了便利條件。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示,目前我國大部分事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化,不斷將檔案科技軟件技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作過程中,加快工作進(jìn)程,也使檔案的分類更加明確,提高工作效率和查找準(zhǔn)確率。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化,首要措施就是要將計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案專用軟件應(yīng)用到檔案具體工作過程中。一般情況下,檔案的庫房位置是相對(duì)固定的,由于門窗長年累月的關(guān)閉,不可避免的導(dǎo)致存檔環(huán)境潮濕,這對(duì)庫房檔案的保存是不利的,另外在日常工作過程中難免會(huì)有緊急情況發(fā)生,例如水災(zāi),火災(zāi)等,而將計(jì)算機(jī)監(jiān)控和報(bào)警技術(shù)應(yīng)用到檔案庫房管理中,可以實(shí)時(shí)檢測(cè)檔案庫房的溫度、濕度等,還可以監(jiān)測(cè)是否有外來人員出入,從而使檔案信息的機(jī)密性和安全性得以有效的保障。

        3 結(jié)束語

        根據(jù)我國目前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)和信息化水平,要不斷深化對(duì)事業(yè)單位的改革,由于檔案管理工作的重要性,上級(jí)主管單位要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的把控,對(duì)于檔案管理工作的手段和措施不斷進(jìn)行創(chuàng)新,將信息化技術(shù)深化到檔案管理工作的各個(gè)具體步驟,既可以提高檔案管理工作的效率,也可以提高檔案管理工作的正確率水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孫琳.略論事業(yè)單位改革背景下的人事檔案管理[J].淮海工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)(人文科學(xué)版),2013.

        [2]黃雄.事業(yè)單位改革與人事檔案管理創(chuàng)新[J].中共福建省委黨校學(xué)報(bào),2013.

        [3]楊麗.我國企事業(yè)單位制度改革背景下的人事檔案管理措施研究[J].北京工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(人文科學(xué)版),2014.

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