田秀華 劉悅捷

摘 要：人事檔案承載了單位內(nèi)部人才信息，其在人才利用方面扮演了重要角色，為人力資源工作提供了有價(jià)值的理論依據(jù)。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，隨著市場(chǎng)制度的進(jìn)一步深化，人事檔案的作用日益凸顯，但現(xiàn)階段的檔案管理工作還存在不少缺陷，阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。對(duì)此，本文基于認(rèn)識(shí)檔案管理工作的概念，深入探究該項(xiàng)工作當(dāng)前所面臨的問(wèn)題，具體分析后提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；問(wèn)題；完善；對(duì)策

人事檔案不僅僅代表了個(gè)人的職稱(chēng)評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)以及職位晉升情況，也是事業(yè)單位開(kāi)展工作、發(fā)展變革的重要記錄，人事檔案管理工作是否有效會(huì)直接影響到單位今后的發(fā)展道路。

1 人事檔案概述

無(wú)論是國(guó)家組織，還是社會(huì)制度，在人事管理的活動(dòng)中人事檔案都發(fā)揮了重要作用，它記錄了個(gè)人生活、工作、學(xué)習(xí)、社會(huì)貢獻(xiàn)等信息，通常以文字或表格的形式展現(xiàn)。檔案材料的特點(diǎn)和價(jià)值決定了人事檔案的內(nèi)容，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，最終演變成人事檔案。單位部門(mén)、社會(huì)活動(dòng)在選擇人才的過(guò)程中，將人事檔案當(dāng)做衡量個(gè)人水平與能力的主要依據(jù)，但由于每個(gè)單位的性質(zhì)不同，還要將檔案制定成冊(cè)，便于日后使用。由此可見(jiàn)，人事檔案的特點(diǎn)包括：真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、權(quán)威性、機(jī)密性以及專(zhuān)業(yè)性。人事檔案要注重私密信息的保護(hù)，代表著個(gè)人與國(guó)家權(quán)益得到了保護(hù)。

2 現(xiàn)階段人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因

2.1 對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠

人事檔案管理工作設(shè)計(jì)范圍較廣，處理起來(lái)較為繁瑣、復(fù)雜，且會(huì)耗費(fèi)一定的實(shí)踐，對(duì)于人員信息多的單位來(lái)說(shuō)，還加大了員工的工作量，因此始終難以做出成效。與事業(yè)單位的主要業(yè)務(wù)相比，人事檔案管理工作常被忽略，這一問(wèn)題將會(huì)引發(fā)惡性循環(huán)，并帶來(lái)一系列的不良影響。一方面，由于重視程度不足，干部職工在填寫(xiě)檔案信息時(shí)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，往往采取應(yīng)付心態(tài)，從而導(dǎo)致了檔案混亂的問(wèn)題，檔案時(shí)間、期間和邏輯之間的沖突加重了檔案管理工作量。另一方面，如果職工未能及時(shí)上交人事檔案，使得歸檔延期，還有可能造成檔案不完整的現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，多個(gè)問(wèn)題疊加在一起，人事檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，將會(huì)阻礙單位其他業(yè)務(wù)的進(jìn)行。

2.2 人事檔案管理工作缺乏有序制度

由于制度方面的缺陷，所導(dǎo)致的問(wèn)題有三：首先，由于單位性質(zhì)不同，其對(duì)于材料填寫(xiě)內(nèi)容的要求也存在差異。例如職工檔案中的“三齡一歷”的填寫(xiě)，據(jù)調(diào)查了解，現(xiàn)階段仍舊存在大量前后依據(jù)不一致的問(wèn)題，還包括工齡、出生陰陽(yáng)歷以及學(xué)歷的混淆現(xiàn)象。其次，檔案材料填寫(xiě)格式不同，個(gè)單位的檔案表格有較大的出入，如果遇到不同單位間的檔案變動(dòng)情況，管理人員往往要花費(fèi)更多的實(shí)踐去分類(lèi)歸檔一些本質(zhì)相同的材料。其三，檔案管理模式存在缺陷，由于缺乏有效的制度監(jiān)督，始終無(wú)法實(shí)現(xiàn)閉環(huán)式管理程序，各個(gè)工作環(huán)節(jié)未能連接到一起，責(zé)任落實(shí)不到位。

2.3 人事檔案管理設(shè)施不完善

檔案管理設(shè)備的作用在于檔案的查閱和保管兩方面，由于檔案資料基礎(chǔ)打，因此管理起來(lái)十分復(fù)雜，再加上隨著工作持續(xù)推進(jìn)，單位難免會(huì)出現(xiàn)人員變動(dòng)，檔案資料逐日遞增，管理難度也更大。當(dāng)前現(xiàn)代化信息設(shè)備的應(yīng)用并不全面，仍舊有部分單位依靠人力進(jìn)行檔案管理共工作，工作精確度得不到保障，且不利于工作效率的提升，會(huì)造成一定程度的資源浪費(fèi)。一直以來(lái)，當(dāng)前紙質(zhì)版資料仍是主流，紙質(zhì)資料的防潮、防蟲(chóng)、防火需求更高，必要時(shí)還需要高科技設(shè)備加以保護(hù)，但技術(shù)問(wèn)題始終是阻礙人事檔案管理工作關(guān)鍵，因此該如何做好檔案保管工作是管理人員的重要任務(wù)。

2.4 人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

人員問(wèn)題具體體現(xiàn)在以下三方面：一是從事檔案管理工作的人員老齡化問(wèn)題嚴(yán)重。由于檔案管理工作復(fù)雜且乏味，多數(shù)年輕人難以從該項(xiàng)工作中獲得進(jìn)步，老齡化員工學(xué)歷普遍不高，甚至多數(shù)員工專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)管。二是后續(xù)動(dòng)力不足，單位在繼續(xù)教育方面的投入較小，管理人員開(kāi)展工作通常憑借以往經(jīng)驗(yàn)，不能熟練掌握并使用現(xiàn)代數(shù)字化設(shè)備，因此難以滿(mǎn)足工作需求。三是責(zé)任意識(shí)薄弱、工作積極性不高，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)并未給予檔案管理工作足夠的重視，該項(xiàng)工作始終不見(jiàn)成效，還會(huì)耗費(fèi)一定的實(shí)踐和人力，從事該項(xiàng)工作的員工往往回出現(xiàn)消極怠工、推脫責(zé)任的狀況。

3 對(duì)提高人事檔案管理工作質(zhì)效的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)引導(dǎo)，提升重視程度

一是檔案管理人員要增強(qiáng)與單位領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流，及時(shí)向其匯報(bào)工作進(jìn)度，并詳細(xì)描述工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，從根本上解決動(dòng)力問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮引導(dǎo)作用，進(jìn)而形成自上而下的有力工作支撐，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。二是在單位內(nèi)部廣為宣傳，并適當(dāng)增加渠道。可以通過(guò)定期開(kāi)展宣講會(huì)的形式來(lái)進(jìn)行檔案宣傳工作，幫助員工增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高他們的工作積極性。對(duì)于廣大干部職工來(lái)說(shuō)，人事檔案的整理和歸檔工作都要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，以此來(lái)保證管理工作的規(guī)范性。

3.2 梳理流程，形成規(guī)范制度

一是填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本單位的工作實(shí)際，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度去考慮問(wèn)題，同時(shí)站在更高層面制定檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是降低檔案出錯(cuò)率的有效舉措，此外，老舊檔案的審查工作同樣不容忽視，要求全體員工盡快統(tǒng)一口徑，避免制度變更所帶來(lái)的不必要的工作環(huán)節(jié)。二是明確單位發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，理順檔案管理思路，根據(jù)實(shí)際情況制定檔案管理總體規(guī)劃，促進(jìn)該項(xiàng)工作朝著流程化、規(guī)范化的方向發(fā)展。三是進(jìn)一步完善監(jiān)督制度，將各項(xiàng)監(jiān)督措施落到實(shí)處，及時(shí)找出并解決檔案管理工作中的隱患。

3.3 做好調(diào)研，完善人事檔案室設(shè)備

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，檔案信息需求不斷增加，事業(yè)單位構(gòu)建電子檔案信息化的管理機(jī)制勢(shì)在必行。首先，單位要充分發(fā)揮人事檔案計(jì)算機(jī)的輔助作用，靈活運(yùn)用多種現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的全面整理。與此同時(shí)，借助相關(guān)技術(shù)，將人事檔案中的圖片和視頻都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)形式資料，在保留紙質(zhì)檔案的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的有效利用。另外，為了實(shí)現(xiàn)全面推進(jìn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展，管理工作人員必須切實(shí)做好檔案信息保存工作，確保檔案信息的完整性與權(quán)威性。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量，還有助于提升檔案利用效率。最后，紙質(zhì)版檔案的保存要結(jié)合具體情況，合理設(shè)置防盜、監(jiān)控、干濕器等設(shè)備加以保護(hù)。

3.4 狠抓教育，提高從業(yè)人員綜合素質(zhì)

當(dāng)前的檔案管理工作不斷細(xì)化，對(duì)于從事該項(xiàng)工作的員工提出了更高的要求，除了要具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)以外，還要通過(guò)繼續(xù)教育來(lái)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。針對(duì)責(zé)任意識(shí)薄弱、工作積極性不高的員工，事業(yè)單位還要增設(shè)考評(píng)機(jī)制，同時(shí)加強(qiáng)員工黨性教育，用以培養(yǎng)檔案管理人員的使命感和奉獻(xiàn)精神，提高他們的工作積極性。另外，為了保持工作先進(jìn)性，單位還要招收對(duì)口專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，充分發(fā)揮人才價(jià)值，從而為檔案管理工作注入新的活力。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下，為了更好的滿(mǎn)足檔案工作需求，推進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)，事業(yè)單位必須高度重視人事檔案管理工作，并在實(shí)踐中不斷提高其規(guī)范性，針對(duì)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)人員在具體分析后，可以通過(guò)完善檔案管理制度，加大人才培養(yǎng)力度、全面推進(jìn)信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理流程的規(guī)范化，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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