杜文馨

摘要：地方高校外事部門的工作范圍隨著高等教育國(guó)際化水平的深入而不斷擴(kuò)大，復(fù)雜而多源的地方高校外事工作特點(diǎn)對(duì)外事檔案管理提出了更高的要求。地方高校外事部門應(yīng)對(duì)涉外事務(wù)進(jìn)行細(xì)化，建立分類檔案管理體系，從源頭及涉外事務(wù)的初期階段掌握發(fā)展動(dòng)態(tài)，做到積極完善外事信息及檔案管理的渠道和資源，以此豐富、健全高校外事檔案收集、匯總和管理等各層次各階段的工作。

關(guān)鍵詞：地方高校 外事管理 信息分類

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）17-0169-02

一、引言

近年來，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)及國(guó)際化戰(zhàn)略持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)，高等教育開放力度不斷深入，教育國(guó)際化趨勢(shì)成為地方高校教育改革和發(fā)展的突破口。地方高校外事部門作為高校對(duì)外交流合作的窗口，以服務(wù)高校教育改革和發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，借助區(qū)域優(yōu)勢(shì)，通過加強(qiáng)國(guó)際交流與合作，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)教育資源，提高交流合作水平等一系列舉措不斷提升地方高校教育國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。在教育國(guó)際化的大環(huán)境影響下，地方高校外事工作的迅猛發(fā)展伴隨而來不少亟待解決的問題，其中外事檔案工作分類管理及檔案建設(shè)是易被忽視的一類問題。

二、涉外信息分類與收集

地方高校的外事工作主要有：公務(wù)來訪出訪、合作辦學(xué)項(xiàng)目、本校師生公派出國(guó)境項(xiàng)目、外教聘任及管理、來華留學(xué)生招生及管理、講學(xué)講座、國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、國(guó)際比賽。

（1）公務(wù)來訪主要指境外學(xué)校或組織對(duì)學(xué)校進(jìn)行公務(wù)性質(zhì)的訪問。長(zhǎng)期以來公務(wù)來訪基本由外事部門全權(quán)負(fù)責(zé)，訪問結(jié)束后信息資料的收集與匯總幾乎由外事部門一力完成。但隨著二級(jí)學(xué)院及其他行政部門國(guó)際化意識(shí)的增強(qiáng)，同時(shí)也是科研及學(xué)術(shù)領(lǐng)域交流的需要，很多境外學(xué)?；蚪M織的因公來訪開始由二級(jí)學(xué)院或其他行政部門進(jìn)行前期接洽和接待工作，外事部門協(xié)同和輔助完成。因此地方高校外事部門需轉(zhuǎn)變工作思路，提前與負(fù)責(zé)接待的學(xué)院或部門做好信息收集的準(zhǔn)備工作，爭(zhēng)取獲得第一手資料。來訪事務(wù)結(jié)束后，應(yīng)就收集到的信息與接待學(xué)院或部門進(jìn)行再次匯總及審核，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。

公務(wù)出訪主要指本校校領(lǐng)導(dǎo)及中層干部以團(tuán)隊(duì)形式赴境外學(xué)?；蚪M織訪問調(diào)研。公務(wù)出訪的信息收集分為前期準(zhǔn)備資料、境外訪問資料、回國(guó)總結(jié)性資料三個(gè)層次。前期準(zhǔn)備工作基本由外事部門負(fù)責(zé)，信息的收集和匯總較為便捷。而境外訪問期間的信息收集因可操控性差而成為該項(xiàng)外事工作中難度較大的一部分。針對(duì)該類信息的收集應(yīng)主動(dòng)出擊，制定操作性強(qiáng)的條例和信息收集表，在行前教育會(huì)上指定出訪人員擔(dān)任臨時(shí)檔案收集員，并將檔案信息的收集工作作為行前教育會(huì)的固定內(nèi)容進(jìn)行宣講。訪問結(jié)束回國(guó)后，外事部門檔案員應(yīng)在一周內(nèi)完成訪問期間的信息資料收集、審核工作，同時(shí)督促出訪人員完成總結(jié)報(bào)告， 爭(zhēng)取在兩周內(nèi)完成公務(wù)出訪的檔案收集歸檔工作。

（2）中外合作辦學(xué)通常是指外國(guó)教育機(jī)構(gòu)同中國(guó)教育機(jī)構(gòu)在中國(guó)境內(nèi)合作舉辦的以中國(guó)公民為主要招生對(duì)象的教育機(jī)構(gòu)。中外合作辦學(xué)項(xiàng)目是地方高校引進(jìn)優(yōu)質(zhì)教育資源、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提升國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的主要手段。高校中外合作辦學(xué)項(xiàng)目由外事部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)及管理，二級(jí)學(xué)院組織教學(xué)，教務(wù)處、招生辦、學(xué)工辦、財(cái)務(wù)處等行政部門協(xié)同。一個(gè)學(xué)科專業(yè)的中外合作辦學(xué)項(xiàng)目涉及多個(gè)部門和學(xué)院，對(duì)檔案收集及管理的要求非常高。學(xué)校各部門、學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)外事信息收集及匯總的意識(shí)，學(xué)院和各部門檔案員建立工作交流平臺(tái)，由外事部門及二級(jí)學(xué)院牽頭，其他部門協(xié)同，完成該類檔案文件資料的收集、匯總及審核工作。

（3）本校師生公派出國(guó)境項(xiàng)目主要指師生通過申報(bào)各級(jí)各類公派出國(guó)境項(xiàng)目獲得一定的經(jīng)濟(jì)支持前往境外學(xué)?；蚪M織機(jī)構(gòu)進(jìn)行訪問交流、進(jìn)修調(diào)研、學(xué)習(xí)實(shí)習(xí)等活動(dòng)。由于本校師生出國(guó)境項(xiàng)目繁多，部分項(xiàng)目由二級(jí)學(xué)院或其他行政部門負(fù)責(zé)，導(dǎo)致外事部門不能及時(shí)獲取相關(guān)信息，延誤檔案的收集及匯總工作。若二級(jí)學(xué)院或其他行政部門沒有外事檔案建設(shè)及管理的意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，沒有保質(zhì)保量收集匯總該類檔案信息，那外事部門將無法完整準(zhǔn)確地進(jìn)行歸檔和管理。所以，地方高校應(yīng)盡快建立校內(nèi)外事信息平臺(tái)，外事部門作為監(jiān)管和協(xié)辦部門對(duì)各類人員的出國(guó)境項(xiàng)目進(jìn)行最終審核、登記、備案，同時(shí)，加強(qiáng)行前教育會(huì)及回國(guó)后的總結(jié)匯報(bào)的執(zhí)行力度，從而增加外事部門與出國(guó)境人員的接觸機(jī)會(huì)，有利于掌握出國(guó)境人員的思想動(dòng)態(tài)，同時(shí)也為該類檔案信息的收集匯總提供便利。

（4）外籍教師的聘任及管理歷來是高校外事部門的常規(guī)工作之一。外籍教師在中國(guó)高校進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)，應(yīng)指定兩位中方合作教師協(xié)助其完成各階段的工作。一位主要負(fù)責(zé)外教的聘任、出入境手續(xù)、外國(guó)專家證及來華居留許可等事務(wù)辦理，以及給予外教生活等方面的幫助；另一位合作教師主要幫助外教進(jìn)行教學(xué)工作。外籍教師的檔案信息涉及外事、教務(wù)、二級(jí)學(xué)院三個(gè)部門，信息收集、匯總和審核也應(yīng)由上述部門聯(lián)合完成。外教的個(gè)人信息及聘任證明文件應(yīng)由外事部門合作教師負(fù)責(zé)收集并提交外事部門檔案員匯總。外教的教學(xué)檔案應(yīng)由協(xié)助教學(xué)工作的合作教師以及外教所在學(xué)院負(fù)責(zé)收集提交教務(wù)部門匯總，同時(shí)外事部門有權(quán)限進(jìn)入教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行查詢，進(jìn)行最終整理，統(tǒng)一歸檔。

（5）近年來，一帶一路沿線國(guó)家學(xué)生申請(qǐng)到中國(guó)地方高校深造的人數(shù)和比例呈現(xiàn)急速增長(zhǎng)的趨勢(shì)。針對(duì)來華留學(xué)生激增的現(xiàn)狀，地方高校外事部門應(yīng)采取分類管理的辦法，豐富和細(xì)化留學(xué)生信息收集的渠道。留學(xué)生檔案可分為個(gè)人檔案和學(xué)習(xí)檔案。個(gè)人檔案由外事部門負(fù)責(zé)留學(xué)生管理的教師收集并提交外事部門檔案員進(jìn)行整理匯總。學(xué)習(xí)檔案根據(jù)學(xué)習(xí)性質(zhì)的不同，學(xué)歷生視同學(xué)校正式本科生或研究生，學(xué)習(xí)、考務(wù)、課內(nèi)外活動(dòng)賽事等相關(guān)信息資料應(yīng)由學(xué)院收集報(bào)送教務(wù)部門匯總，登記。除學(xué)歷生外，其他來華留學(xué)生可統(tǒng)稱為語(yǔ)言生，他們的生活學(xué)習(xí)基本都在國(guó)際教育學(xué)院展開，所以這類學(xué)生的學(xué)習(xí)、參賽、課內(nèi)外活動(dòng)的資料收集應(yīng)由國(guó)際教育學(xué)院及外事部門聯(lián)合收集，提交外事部門檔案員整理歸檔。

（6）境外專家來我校進(jìn)行講學(xué)講座、國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、國(guó)際比賽等學(xué)術(shù)交流活動(dòng)產(chǎn)生的信息資料也應(yīng)遵循分類管理的原則。定期由學(xué)校主辦或協(xié)辦的講學(xué)講座、國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、國(guó)際比賽等活動(dòng)具有連續(xù)性的特點(diǎn)，對(duì)學(xué)校外事工作、學(xué)術(shù)交流、科研合作等方面都有極大的借鑒和參考價(jià)值，應(yīng)作為常規(guī)類檔案遵照同類活動(dòng)單獨(dú)立卷的原則，認(rèn)真歸檔保存。非常規(guī)類國(guó)際學(xué)術(shù)交流活動(dòng)是在特殊主題或特定時(shí)期內(nèi)，由學(xué)校主辦或協(xié)辦的非連續(xù)性講學(xué)講座、會(huì)議、比賽等，該類活動(dòng)可遵循一事一卷原則，最為非常規(guī)類活動(dòng)單獨(dú)歸檔管理。

三、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)高等教育國(guó)際化趨勢(shì)大力推動(dòng)地方高校對(duì)外交流合作范圍的延伸和擴(kuò)展，地方高校涉外事務(wù)呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多源性的特點(diǎn)。面臨如此繁雜多源的資料信息，如何及時(shí)、全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集全校范圍內(nèi)的涉外資料信息，成為地方高校外事部門著力解決的棘手問題。筆者認(rèn)為，外事部門應(yīng)采取分類管理、源頭抓起、下放權(quán)限、統(tǒng)籌兼顧的外事檔案管理模式，從源頭及涉外事務(wù)的初期階段掌握發(fā)展動(dòng)態(tài)，做到積極完善外事信息及檔案管理的渠道和資源，以此豐富、健全高校外事檔案收集、匯總和管理等各層次各階段的工作。

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[4]中華人民共和國(guó)中外合作辦學(xué)條例[Z].2003-03-01. 責(zé)任編輯：張蕊