文/汪媛媛

加快醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的若干思考

文/汪媛媛

秦皇島市第一醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案管理怎樣適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，面對(duì)新的挑戰(zhàn)，是當(dāng)前人事檔案管理人員需要考慮的重要問題。人事檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)人事檔案的充分利用，為醫(yī)院的各項(xiàng)管理提供決策的依據(jù)和科學(xué)的信息。人事檔案信息化管理是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，建立建全醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮人事檔案信息化的作用，使人事檔案工作更好的服務(wù)于醫(yī)院全局。

醫(yī)院；人事檔案；信息化

醫(yī)院人事檔案是對(duì)院職工的學(xué)歷變動(dòng)、工資增減、職稱晉升、政治面貌、家庭和社會(huì)關(guān)系、職務(wù)變遷等方面的反映。很長(zhǎng)一段時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理主要是對(duì)實(shí)體檔案資料的保管維護(hù)、簡(jiǎn)單整理，其工作內(nèi)容非常單一，在材料收集上較為被動(dòng)，也不夠及時(shí)。人事檔案管理沒有遵循其動(dòng)態(tài)性規(guī)律，從而讓醫(yī)院職工的技術(shù)水平在人事檔案中得不到應(yīng)有的體現(xiàn)，無法真實(shí)而全面地反映出醫(yī)院職工的當(dāng)前狀態(tài)。

在人事檔案管理中，必須要實(shí)行動(dòng)態(tài)的管理模式。首先，新的人事檔案內(nèi)容必須是員工各階段的真實(shí)狀態(tài)的反映，不僅要體現(xiàn)其個(gè)人特色（如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)），還要體現(xiàn)其專業(yè)技術(shù)水平（如科研成果、技術(shù)專長(zhǎng)）。其次，隨著醫(yī)院及個(gè)人的不斷發(fā)展，人事檔案中還要及時(shí)補(bǔ)充一些體現(xiàn)社會(huì)發(fā)展、個(gè)人特色的新內(nèi)容。體現(xiàn)個(gè)人特色的新內(nèi)容主要包括如病人滿意度、為人信用度一類的誠(chéng)信材料，或者是相關(guān)考核材料，如職業(yè)道德、政治思想水平的考核，專業(yè)技術(shù)水平的考核，工作態(tài)度的考核，工作業(yè)績(jī)的考核等。第三，在人事檔案中要及時(shí)增加能體現(xiàn)個(gè)人醫(yī)療技術(shù)水平的內(nèi)容，如個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平在國(guó)內(nèi)外的影響力及地位、新技術(shù)使用情況等。第四，將個(gè)人的學(xué)歷材料、獎(jiǎng)懲材料、工資情況、職稱材料等及時(shí)歸檔。只有這樣，通過檔案查閱，才能得到全面的、準(zhǔn)確的當(dāng)事人信息，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案真正的、全面的動(dòng)態(tài)管理。

1 信息化在人事檔案管理中的作用

在辦公自動(dòng)化、人事制度改革的不斷深化和推進(jìn)下，微觀管理、宏觀調(diào)控、人才預(yù)測(cè)、科學(xué)決策等工作對(duì)人事檔案管理信息系統(tǒng)的依賴性將更強(qiáng)。所以醫(yī)院必須要構(gòu)建起計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，盡早實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。建立人事信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能有效提高其工作效率、改善服務(wù)質(zhì)量，并能進(jìn)一步加強(qiáng)人事管理。

信息化管理會(huì)提高醫(yī)院人事檔案工作的準(zhǔn)確性和工作效率，使人事管理部門可以迅速準(zhǔn)確查找到符合某些特定條件的人選，避免象以前傳統(tǒng)陳舊的查找檔案柜、一個(gè)一個(gè)檔案袋翻找的方式，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，避免繁雜重復(fù)勞動(dòng)，提高工作準(zhǔn)確性和工作效率。如按姓名、科室、職稱、工資等檢索條件，通過計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度快、超強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)分析能力，精確、快速呈現(xiàn)所需要的各類信息數(shù)據(jù)，靈活自動(dòng)生成各種所需要的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)表格和詳細(xì)名冊(cè)，還可以按條件自由打印，避免手工抄寫可能出現(xiàn)的人工失誤，存檔保存的材料和向上級(jí)呈報(bào)的各種報(bào)表整齊、美觀、準(zhǔn)確性高。醫(yī)院人事檔案信息化管理更可以便捷及時(shí)更新職工最新信息，保證人事工作的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。大量的人事檔案信息保存在光盤、U盤、硬盤上，避免浪費(fèi)大大節(jié)省了資源。同時(shí)還可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)文件電子郵件傳輸，使醫(yī)院人事檔案管理工作逐步走向現(xiàn)代化、制度化和規(guī)范化。

2 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)

人事檔案信息化管理系統(tǒng)便于了解醫(yī)院每個(gè)員工的具體情況，全院?jiǎn)T工的綜合情況。目前我院人事檔案信息化管理系統(tǒng)主要包括：?jiǎn)T工自然信息如出生日期、參加工作時(shí)間、學(xué)歷演變、職稱演變等情況；調(diào)入、調(diào)出、退休員工的信息；職工醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、公積金、月工資庫(kù)；各式各樣數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)表等等。為了使人事檔案管理更好地服務(wù)于醫(yī)院全局，應(yīng)健全與完善以下幾點(diǎn)：

2.1加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案信息化的重視。充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，更好地發(fā)揮信息化在人事檔案管理工作上的作用，在經(jīng)濟(jì)上、工作上多方面為其提供有利條件，全面提高人事檔案信息化的現(xiàn)代化管理水平，保證醫(yī)院人事檔案信息化管理的健康有序發(fā)展。

2.2 選用科學(xué)合理的檔案管理軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該由上而下制定一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于醫(yī)院各部門之間信息資源共享，一套科學(xué)合理的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，能夠保證人事檔案數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確性，更好的發(fā)揮信息化在人事檔案管理方面的作用，加快推進(jìn)人事檔案信息化管理工作。

2.3重視人事檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和安全。數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息必須保證其真實(shí)性，數(shù)據(jù)庫(kù)中的員工信息與實(shí)際情況必須相符，信息要做到及時(shí)更新。人事檔案信息化系統(tǒng)涉及到每個(gè)職工的個(gè)人信息、醫(yī)院的綜合情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)備份，配置最新的硬件設(shè)施，隨時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)安全，防止因網(wǎng)絡(luò)病毒感染引起數(shù)據(jù)泄露，做好人事檔案信息化數(shù)據(jù)的保密工作。

2.4對(duì)從事信息化管理的人員加強(qiáng)知識(shí)更新和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。加強(qiáng)人事干事的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，多組織專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)，也可以自學(xué)等形式，提高人事干事的信息化水平和工作能力，同時(shí)從思想上樹立科學(xué)的發(fā)展觀，保證信息化的良好工作狀態(tài)，適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的需要，努力建立一支高素質(zhì)人事檔案信息化管理隊(duì)伍。

在醫(yī)院人事檔案管理工作中采用信息化管理，擺脫了陳舊繁瑣的手工方式，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了辦公效率，滿足了新時(shí)期醫(yī)院人事管理工作的需要。醫(yī)院人事檔案信息化管理是一項(xiàng)時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)重的工作，加強(qiáng)人事檔案信息化的建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化的現(xiàn)代化管理，迎合了新時(shí)期醫(yī)院的改革發(fā)展方向，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]李芝.人事檔案信息化管理之我見[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)；2009，14：161.

[2]譚善梅.發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J]，中國(guó)病案；2008，5（9）.

[3]胡玉蛾，淺析數(shù)字化信息在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].中醫(yī)藥管理雜志；2011（7）：689.