文/張利軍

醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用探討

文/張利軍

秦皇島市第一醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院人員個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績(jī)等的重要反應(yīng)，也是重要的人事信息資源。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，是促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措，只有加強(qiáng)健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，方能促進(jìn)人事檔案事業(yè)健康發(fā)展。

醫(yī)院；人事；檔案；管理；問題；探討

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時(shí)的記錄、傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天，變得難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：①查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級(jí)表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時(shí)，工作量大，勞動(dòng)強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對(duì)頁碼、內(nèi)容。②檔案安全性難以保證。由于直接對(duì)原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對(duì)原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對(duì)，將承擔(dān)不必要的損失。③歸檔困難。由于資料的變動(dòng)（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。④管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對(duì)檔案出、入庫記錄和檔案變動(dòng)的管理系統(tǒng)。

2 醫(yī)院人事檔案的作用和價(jià)值

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，使人事檔案管理從電子人事檔案的生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫到電子人事檔案的利用等工作流程全部是通過自動(dòng)化工作平臺(tái)完成，使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變，這樣大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省大量人力和時(shí)間，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。人事檔案的管理和利用方式這種質(zhì)的改變是信息化的需要。

2.1 建立電子文檔歸檔制度

通過建立以現(xiàn)有檔案管理人員為主，多科室協(xié)作的電子文檔歸檔制度，通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，使檔案工作者掌握一定的信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)，能夠獨(dú)立承擔(dān)起電子文檔歸檔工作的這一重任。醫(yī)院電子文檔涉及的問題比較廣泛，僅靠檔案科室一家很難完成，通過采取電子文檔形成科室、檔案科室、管理科室三結(jié)合的方法，共同協(xié)作來解決歸檔問題，實(shí)現(xiàn)了資源共享，相關(guān)的職能要相互滲透，取長補(bǔ)短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文檔歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，同時(shí)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)。

2.3 建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，擴(kuò)大人事檔案信息內(nèi)涵

在醫(yī)院，影響人力資源需求的因素主要來自醫(yī)院內(nèi)部，有效的人事檔案管理對(duì)分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求有積極的作用。醫(yī)院人事處以利于醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，不斷提高對(duì)人力資源的開發(fā)與管理水平，必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才，才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的要求，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，為更好地為醫(yī)院選拔和使用優(yōu)秀衛(wèi)生事業(yè)人才提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

3.1 提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)

醫(yī)院人事檔案管理要立足于服務(wù)人事管理的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用。提高檔案管理全員的管理意識(shí)，不但需要領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到人事檔案是一個(gè)重要的信息資源，必須予以重視和加強(qiáng)，而且要檔案管理人員認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人事檔案資料對(duì)醫(yī)院的人事管理和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，并應(yīng)該盡職盡責(zé)。同時(shí)，醫(yī)院普通職工也應(yīng)該積極參與和支持人事檔案的工作，主動(dòng)為檔案管理人員提供線索和材料，使得檔案管理得以有序進(jìn)行。

3.2 重點(diǎn)加強(qiáng)干部人事檔案管理，合理有效利用人才資源

干部人事檔案作為醫(yī)院人事檔案管理的重要組成部分，對(duì)其實(shí)現(xiàn)良好的管理具有重大意義。干部人事檔案中真實(shí)地記錄了一個(gè)人的從業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力和品德，因此，它對(duì)各類人員的合理分配和人力資源的合理利用、優(yōu)化醫(yī)院部門結(jié)構(gòu)調(diào)配等方面都有著重要的作用。可以說，干部人事檔案不但可以維護(hù)干部本人的合法權(quán)益，而且也可以為醫(yī)院開發(fā)人力資源提供寶貴的信息依據(jù)。加強(qiáng)干部人事檔案管理，是實(shí)現(xiàn)有效利用醫(yī)療人才資源的強(qiáng)有力手段。

3.3 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理

要不斷完善醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理工作，就要積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件，建立科學(xué)有效的人事檔案存儲(chǔ)和檢索工具，更有效地實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的科學(xué)配置和利用。這樣，既能保證醫(yī)院在進(jìn)行人才培養(yǎng)、干部聘任、晉升職稱等方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行人事資源整體調(diào)配、充分發(fā)揮人事資源優(yōu)勢(shì)為醫(yī)院快速發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人力資源支持。

3.4 努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞直接影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要努力提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有創(chuàng)造性、學(xué)習(xí)性的綜合素質(zhì)。檔案管理人員必須不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，提高人事檔案管理業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用等現(xiàn)代管理技術(shù)和管理理念，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的要求。