苑伊彬

（河南藝術職業(yè)學院，鄭州 450000）

0 引 言

高校人事檔案管理是一項基礎性的管理工作，不僅涉及對學生檔案的整合和保管，同時也涉及高校教職人員人事資料的保管，在一定程度上高校人事檔案管理能夠有效反映學生的成長情況，也能見證教師員工的工作和成長經(jīng)歷，為人才的針對性培養(yǎng)和教師的管理提供了依據(jù)。傳統(tǒng)意義上的高校人事檔案管理相對復雜，也比較隨意，檔案管理人員和學校都沒有認識到檔案管理工作的重要性，導致現(xiàn)階段檔案管理工作存在諸多管理漏洞。隨著新形勢下高校改革的不斷深入，逐漸將高校人事檔案管理創(chuàng)新納入改革的領域中。高校有必要運用現(xiàn)代化的技術手段和管理理念等，優(yōu)化人事檔案管理工作，以此順應時代的發(fā)展，在整體上提升了高校的實際管理水平。

1 現(xiàn)階段高校人事檔案管理創(chuàng)新的重要性

1.1 有利于提升高校人事檔案的安全性

就檔案本身的性質(zhì)來說具有一定的法律價值，同時其也是學生和教職人員成長過程中的重要資料見證，具有唯一性的特點。傳統(tǒng)意義上的高校人事檔案管理大多都是采用人工管理方式，通過設置檔案資料室進行檔案的保管。這在一定程度上很難保障檔案的安全性和科學性，例如：火災、蟲咬等這種不可控的因素，加大了檔案資料的風險。而新時期，借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的支持，通過用電腦等數(shù)字化設備進行高校人事檔案管理，能有效提升高校人事檔案的安全性。

1.2 提升檔案管理工作的效率和水平

隨著現(xiàn)代化科學技術和信息技術等媒體的興起，利用全新的技術社會和管理理念實現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新和管理，可以徹底擺脫傳統(tǒng)人工管理方式的滯后性，從而能夠提高檔案管理工作的效率和水平。不僅如此，高校通過運用計算機等信息技術手段對檔案資料進行記錄和保存，可以進一步實現(xiàn)高校檔案管理工作的精細化發(fā)展，從而能夠有效提升檔案管理水平。

2 新時期高校人事檔案管理創(chuàng)新的原則

新時期高校檔案管理工作由于涉及高校管理的諸多方面，因此其改革和創(chuàng)新也是一項復雜的工作內(nèi)容，所以新時期高校人事檔案管理的創(chuàng)新還要積極樹立一定的發(fā)展目標，遵循一定的發(fā)展原則，為人事檔案管理創(chuàng)新實踐提供方向性指導，具體包括以下幾點。

2.1 系統(tǒng)管理原則

人事檔案的管理工作是高校一項重要的基礎性管理工作，涉及高校管理的諸多方面，因此在其改革和創(chuàng)新的過程中還要積極遵循一定的系統(tǒng)管理原則。這種系統(tǒng)性包括根據(jù)國家的檔案管理改革目標和領導方針進行統(tǒng)一的管理和改革，不僅要符合我國人事檔案管理的總體要求，同時也要在一定程度上切實滿足高校的管理需求，在相關部門領導下進行改革和創(chuàng)新工作。除此之外，這種系統(tǒng)性也體現(xiàn)在對于高校人事檔案的整合和梳理，對其重新規(guī)劃和管理，以此進一步優(yōu)化高校人事檔案管理的內(nèi)容。

2.2 實時性原則

人事檔案管理工作最重要的工作原則就是實時性原則，因此，高校人事檔案的管理創(chuàng)新和改革中也要積極遵守這一原則。實時性原則具體體現(xiàn)為以下幾點：首先，對高校學生和教職人員信息和資料進行實時更新，隨著學生和教師的成長，很多人事資料都會有所變動和完善，以此為了保證人員信息的完整性，還要堅持人事檔案管理的實時性原則，其次，面對高速發(fā)展的市場經(jīng)濟環(huán)境下，很多技術因素以及外界環(huán)境因素等都會發(fā)生變化。因此，為了保證人事檔案管理工作的完整和科學，還要實時地更新自身的管理理念和技術水平。以此實現(xiàn)管理效益的最大化。

3 現(xiàn)階段我國高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

隨著生源數(shù)量的不斷增多，為高校的人事檔案管理工作帶來很大壓力，使當下高校人事檔案管理存在很多漏洞和不足。筆者通過對相關數(shù)據(jù)和文獻進行調(diào)查，從以下幾方面闡述了高校人事檔案管理的現(xiàn)狀。

3.1 管理意識淡薄，高校缺乏對人事檔案管理的重視

一直以來，我國高校的教學和管理都是側重于對學生的培養(yǎng)和高校的日常管理，高校領導者和人事檔案管理人員尚未關注人事檔案管理的重要性。對于其改革和創(chuàng)新工作也缺乏應有的重視，例如：一方面，沒有為人事檔案管理部門配備先進的技術設備和高素質(zhì)的管理人員，管理人員在素質(zhì)和年齡上的結構都不合理，導致整體的管理效率比較低。另一方面，沒有為人事檔案管理工作制定完善的管理機制和標準，資料管理要求也不高，導致當下高校的人事檔案管理工作秩序比較混亂。經(jīng)常出現(xiàn)檔案損壞和丟失的現(xiàn)象，給教師和學生都帶來很大的消極影響。

3.2 管理理念和管理手段滯后，技術應用水平低

相關數(shù)據(jù)的調(diào)查顯示，很多高校的人事檔案管理工作依舊使用傳統(tǒng)的人力手工管理方式，檔案管理也都是停留在紙質(zhì)管理層面上，導致檔案管理的理念和管理手段都相對滯后，不僅加大了檔案收集與管理的工作量。同時也大大減低了人事檔案管理工作的效率。對于檔案使用人員來說，查閱檔案也比較困難，不僅如此，傳統(tǒng)的檔案管理方式也需要一定的場地進行存儲和管理，進一步增加了檔案管理的成本。尤其隨著現(xiàn)代化計算機技術和信息技術等的發(fā)展，高校的人事檔案管理工作也缺乏一定的創(chuàng)新性，對于現(xiàn)代化的技術應用水平比較低，無法滿足現(xiàn)階段日益提升的檔案管理需求，同時也不能有效順應時代的技術性發(fā)展。

3.3 缺乏系統(tǒng)、完善的檔案管理制度

高校的檔案管理工作和其他管理工作一樣，都需要完善的管理制度進行約束，但是從現(xiàn)階段高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其整體的管理工作都相對隨意，缺乏統(tǒng)一的管理標準和制度規(guī)范。例如：缺乏科學的人事管理制度，對于檔案管理者的聘用和管理上缺乏科學性，人員結構不合理，也沒有統(tǒng)一的崗位職業(yè)規(guī)范。其次，對于高校人事檔案的收集、保管以及借閱都缺乏有效的制度依據(jù)，不僅導致檔案管理人員收集檔案的積極性不高，同時在保管過程中也存在諸多漏洞，導致現(xiàn)階段高校的人事檔案材料失真嚴重，其整體的完整性也不高。大大降低了高校人事檔案的管理水平。

4 新形勢下我國高校人事檔案管理創(chuàng)新的對策

面對日益發(fā)展的市場經(jīng)濟和高校管理，對于人事檔案管理工作，高校也要積極順應時代的發(fā)展步伐對其進行創(chuàng)新和改革，進一步提升高校人事檔案管理的效率和水平。筆者通過結合現(xiàn)階段我國高校人事檔案管理的現(xiàn)狀和不足，對于人事檔案管理創(chuàng)新提出了針對性的改革建議，具體從以下幾方面闡述。

4.1 提升高校管理層對于人事檔案管理的認知和管理力度

新時期，高校在提升自身教學和管理水平的同時，積極加強對高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的關注，進一步強化高校管理層對于人事檔案管理的科學認知，首先，基層政府和檔案管理部門要對高校傳達人事檔案管理的先進思想和技術水平。在宏觀檔案管理辦法的指導下，輔助高校進行檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，從而幫助高校汲取科學的人事檔案管理手段，其次，高校也要積極跟隨著時代的創(chuàng)新，進一步優(yōu)化人事檔案管理，進一步提高檔案管理員的科學管理意識，將檔案管理的效率與崗位薪酬統(tǒng)籌考核，通過優(yōu)化檔案管理員的薪資待遇以及人員結構等，打造一支現(xiàn)代化、高素質(zhì)的人事檔案管理團隊，同時也要進一步增加人事檔案管理部門的資金和技術的投入，為新時期人事檔案管理創(chuàng)新奠定物質(zhì)基礎。

4.2 加強對全新技術的引進和應用，提升檔案管理技術化水平

21世紀是技術發(fā)展的時代，面對多元化的技術發(fā)展模式，高校也要將現(xiàn)代化的技術應用到檔案管理工作的創(chuàng)新中，首先，加強對檔案管理員的技術培訓，傳統(tǒng)的檔案管理員無論是技術上還是文化素質(zhì)上層次都比較低，為了促進高校檔案管理的技術化發(fā)展，要積極幫助檔案管理員掌握現(xiàn)代化的信息技術和網(wǎng)絡技術等，通過定期的崗位和技能培訓，幫助其能夠靈活運用表格和計算機等。其次，在檔案的收集和管理上，也要整合有利的技術資源，例如：通過掃描檔案的方式進行收集和歸檔，大規(guī)模地推廣電子檔案，這樣不僅可以有效地提升檔案的收集和管理效率，同時也能進一步提升檔案管理過程中的安全性，這對于日后的檔案的調(diào)閱和查詢也都提供了很大的幫助。

4.3 建立完善的檔案管理制度和管理標準

高校龐大的檔案管理工作量，需要完善的制度體系和管理標準指導檔案管理工作，因此，在高校檔案管理工作的創(chuàng)新過程中，也要進一步建立和完善的檔案管理制度和管理標準。首先，要針對高校的檔案管理工作特點，制定統(tǒng)一的檔案管理標準，以此衡量檔案管理工作的有效性和科學性。其次，高校也要針對檔案管理的不足，建立完善的人員引進和培訓機制，以此提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。除此之外，在檔案管理過程中，高校要針對檔案采集、檔案管理和檔案管理借閱等制定系統(tǒng)化的崗位和部門規(guī)范，細化崗位和部門分工，以此優(yōu)化高校檔案管理工作，也進一步實現(xiàn)了檔案管理的安全性和保密性。

5 結 語

高校的人事檔案管理工作作為高校管理的基礎，其管理效果在一定程度上直接影響著高校的整體管理效率。筆者通過有效梳理高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足，為了更好地順應時代的發(fā)展趨勢，對于高校檔案管理工作的改革提出了方向性的指導。高校在技術和人員結構上進行整合和優(yōu)化，以此不斷提升高校人事檔案管理的水平，對于高校的發(fā)展來說，具有積極的現(xiàn)實促進作用。

主要參考文獻

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