李甲子 賈博

河北省黃壁莊水庫(kù)管理局 河北石家莊 050224

當(dāng)今時(shí)代的高速發(fā)展，信息大爆炸時(shí)代的到來，對(duì)信息管理提出了更多的要求。同時(shí)，我們也需要結(jié)合自身的特點(diǎn)和應(yīng)用的實(shí)際需要，通過利用三層B/S結(jié)構(gòu)、先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)資源、和與實(shí)際相結(jié)合的程序設(shè)計(jì)思想，成功構(gòu)建符合自己辦公屬性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)的成功運(yùn)用，在提高公司員工凝聚力、提高管理運(yùn)行的效率、增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益等等方面都有著積極的影響。

1 水利系統(tǒng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)一方面是適應(yīng)現(xiàn)代科技的發(fā)展的產(chǎn)物，當(dāng)代信息的迅速發(fā)散對(duì)全面無紙化以及網(wǎng)絡(luò)化辦公提供了有利條件，另一方面也更好的服務(wù)于現(xiàn)代辦公操作，并且需要以一定的技術(shù)開發(fā)為基礎(chǔ)。在早期的自動(dòng)化辦公時(shí)期，人們只是簡(jiǎn)單的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來提高個(gè)人的辦公速度，信息化交流的程度很低以個(gè)人為基本單位，這樣的辦公形式不能被大多數(shù)的行業(yè)采納，尤其是在需要許多人一起協(xié)同工作的現(xiàn)代工作環(huán)境中，特別是水利系統(tǒng)內(nèi)部，我們需要的往往是提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的整體工作效率。隨著計(jì)算計(jì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我們完全可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)與辦公結(jié)合，構(gòu)建一個(gè)自動(dòng)化的應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公安全、可靠、開放、高效的特點(diǎn)，為管理部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，以提高辦公效率和管理水平[1]?？梢耘e的一個(gè)例子就是企微云，它是通過企業(yè)微信與微信插件，企業(yè)無須安裝部署APP即可搭建自己的移動(dòng)工作平臺(tái)。它貼合現(xiàn)代企業(yè)的辦公需求，采用智能化辦公，提高企業(yè)辦公效率。各種豐富的業(yè)務(wù)表單流程，無論是人事還是財(cái)務(wù)以及銷售，都可以進(jìn)行辦公，高效率的智能化審批成為企微云的一大優(yōu)勢(shì)。此外，考勤審核以及會(huì)議簽到工作日志匯報(bào)等，都可以通過企微云進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。可以說，其真正的實(shí)現(xiàn)了任何時(shí)間和地點(diǎn)的辦公，利用碎片時(shí)間，大大的削減時(shí)間成本。

辦公自動(dòng)化（簡(jiǎn)稱為OA-officeautomation），指利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)編程，軟件系統(tǒng)，來對(duì)辦公室所需要的信息進(jìn)行數(shù)字化地創(chuàng)建、收集、儲(chǔ)存、處理。一般來說，企業(yè)可選擇自己搭建一套適合自己本身的OA系統(tǒng)，或者選擇第三方系統(tǒng)軟件服務(wù)商。因此，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)以及應(yīng)用實(shí)際上對(duì)于自動(dòng)化功能水利系統(tǒng)是一場(chǎng)管理層面上的變革。

2 水利系統(tǒng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建的主要內(nèi)容

結(jié)合現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念，我們?cè)谠O(shè)計(jì)系統(tǒng)模型時(shí)需要的是對(duì)辦公程序中各相關(guān)環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和融合，以及對(duì)底層數(shù)據(jù)交換接口。因此，我們對(duì)OA平臺(tái)的理解是它主要負(fù)責(zé)完成的是底層數(shù)據(jù)的交換，而不是實(shí)現(xiàn)其他的功能。盡管如此，我們還是需要對(duì)不同的模塊根據(jù)其使用作用的不同進(jìn)行分別管理。所以我們針對(duì)于這些情況，主要分為十大功能子模塊：公文管理、人事管理、檔案管理、日程安排、公共信息管理、表單管理、會(huì)議管理、業(yè)務(wù)管理、郵件管理、其他管理等。各模塊的功能如下：

2.1 公文管理

公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。準(zhǔn)確，既包括公文本身的質(zhì)量，也包括公文管理程序各環(huán)節(jié)的質(zhì)量；及時(shí)，應(yīng)根據(jù)公文事項(xiàng)的輕重緩急處理公文，做到不積壓、不拖延不誤時(shí)誤事；安全，首要的是保證公文內(nèi)容的安全，特別是一些涉及國(guó)家秘密和交行商密的公文，要嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法和交行保密制度的規(guī)定，嚴(yán)格管理[2]。

2.2 郵件管理

郵件管理主要內(nèi)容是對(duì)郵件的接受和發(fā)送的監(jiān)督，管理以及對(duì)事后行為的分類存儲(chǔ)以及保管。

2.3 會(huì)議管理

會(huì)議對(duì)于任何一個(gè)單位來說，其形式主要有傳統(tǒng)形式的會(huì)議，如今的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和視頻會(huì)議等等形式，這無疑在說明會(huì)議管理的重要性。

2.4 人事管理

人事管理功能主要包括：對(duì)人員的資料、薪資、考勤、權(quán)限進(jìn)行管理以及對(duì)部門機(jī)構(gòu)、任命進(jìn)行管理等等的所有功能。

2.5 檔案管理

檔案管理功能是對(duì)企業(yè)過去事項(xiàng)所記錄文檔的管理，儲(chǔ)存和保管等功能，可能存在的文件項(xiàng)目有各類法規(guī)、制度、協(xié)議、文件、指示、資料等。

2.6 日程安排

日程安排是現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的必要的部分之一，可分為個(gè)人、部門、領(lǐng)導(dǎo)等三個(gè)層次，主要需要解決的是日程的基本存儲(chǔ)和信息提示。

2.7 公共信息管理

公共信息主要是針對(duì)所有部門的一個(gè)公開的系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以采用一般模式，如空間可以采用公開的系統(tǒng)等，最普遍的信息主要是統(tǒng)一形式，提供基礎(chǔ)功能。

2.8 表單管理

表單管理是一個(gè)輔助性內(nèi)容，這個(gè)功能沒有自己主要的價(jià)值，其目的是幫助其他功能實(shí)現(xiàn)價(jià)值，它主要表現(xiàn)在表單定制模板，存儲(chǔ)，打印等功能。不同單位的表單格式也可能不一樣。

2.9 業(yè)務(wù)管理

這個(gè)模塊主要是提供一種應(yīng)用軟件的接口。如車輛管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等。

2.10 其他管理

這是對(duì)OA系統(tǒng)中上述九個(gè)模塊的補(bǔ)充，凡是上述模塊中未涉及到的管理內(nèi)容均可通過這個(gè)模塊進(jìn)行二次開發(fā)而納入管理。

3 結(jié)語(yǔ)

上述十大功能子模塊是水利系統(tǒng)內(nèi)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)，在此之上，我們可以創(chuàng)建更多的功能和輔助，這樣就可以使得水利系統(tǒng)OA的定制變得輕松而豐富。同時(shí)在構(gòu)建OA系統(tǒng)的同時(shí)，還要注重基礎(chǔ)類庫(kù)的設(shè)計(jì)，然后才是底層管理模塊的設(shè)計(jì)，最后是應(yīng)用層定制[3]。