張鳳宏

中國電子科技集團(tuán)公司第四十九研究所 黑龍江哈爾濱 150001

檔案管理即對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作，也就是說其功能作用不僅僅是記錄，其更為重要的價值在于能夠?qū)窈蟮墓ぷ鏖_展和建設(shè)發(fā)展提供信息參考。在今天，為了提升檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮出檔案價值，我們應(yīng)當(dāng)切實抓好檔案管理的信息化建設(shè)工作。

1 檔案管理實行信息化的必要性

事業(yè)單位已經(jīng)成為推動我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的力量之一，同時事業(yè)單位檔案管理成為社會公共服務(wù)的重要載體。事業(yè)單位的檔案管理實行信息化，有助于于我國社會經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展、有助于滿足人民的物質(zhì)和文化需求。因此，事業(yè)單位的檔案管理將作為我國社會進(jìn)步的一個記錄者，詳細(xì)記錄了我國事業(yè)單位發(fā)展歷史的情況。檔案管理將成為維護(hù)社會發(fā)展的工具之一。一般來講.事業(yè)單位的檔案管理工作的是以數(shù)字化和信息化的形式進(jìn)行，這種方式將加快事業(yè)單位檔案管理的信息化的進(jìn)程。而隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的急速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)工作的地位在事業(yè)單位中越來越突出，這就對對檔案管理工作提出了越來越嚴(yán)格的要求，因此，這將促進(jìn)事業(yè)單位對其實行信息化的管理。信息化管理的檔案工作，有利于保證檔案信息的真實性和完整性，還有利于對檔案的相關(guān)資料進(jìn)行有效的利用。信息化管理的過程，將使得檔案的分類、整理工作變得簡單和方便，還促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。在信息化的社會中，事業(yè)單位要牢牢抓住機(jī)遇，不僅要加強(qiáng)檔案信息化的管理，還要促使整個辦公環(huán)境的信息化，最終使得整個事業(yè)單位都實現(xiàn)信息化。檔案管理實行信息化的管理，不僅可以提高檔案處理的效率，同時還為單位節(jié)省了相當(dāng)部分的辦公經(jīng)費(fèi)，也方便工作人員的今后查閱。

2 檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題

2.1 對檔案管理信息化的認(rèn)識程度不足

對檔案管理信息化的認(rèn)識程度不足是檔案管理信息化建設(shè)中面臨的重要問題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有些許的差異。在實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理的過程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉(zhuǎn)變；其次，檔案管理信息化建設(shè)需要資金及時間投入，很多檔案管理部門人員認(rèn)為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

專業(yè)的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題。這一問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案信息化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，對從事信息化管理的人員要求相對比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經(jīng)驗及相關(guān)的素質(zhì)，而且要具備一定的技術(shù)能力及管理能力。而目前，具備全面能力及素質(zhì)的人才極度缺乏；其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術(shù)能力不足，管理經(jīng)驗缺乏，而且人員的穩(wěn)定性不足，對于工作內(nèi)容剛剛熟悉，便離職或調(diào)離崗位，從而導(dǎo)致檔案信息化管理人員不能夠滿足應(yīng)有的需求；再者，檔案管理人員對檔案信息化管理的認(rèn)識程度不足，不能夠嚴(yán)格的按管理的要求來進(jìn)行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開展。

2.3 軟硬件配套措施不足

一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求，很多檔案管理部門用的電腦還是十年前的電腦，容易出現(xiàn)死機(jī)等毛病，沒有備份的硬盤，一旦出現(xiàn)問題檔案資料很容易丟失；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，老的管理軟件在管理方式有待改進(jìn)。軟硬件的配套設(shè)施是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)和保障，一定要滿足要求。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要手段

3.1 強(qiáng)化對檔案管理信息化的重要性的認(rèn)識

在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理工作的信息化已經(jīng)成為大勢所趨，目前需要進(jìn)一步提高有關(guān)部門對檔案管理信息化工作的重視程度，在社會上需要加大宣傳力度，讓社會普遍認(rèn)識到檔案管理工作信息化的必要性。

3.2 制定規(guī)范的管理制度

事業(yè)單位的性質(zhì)比較特殊，而其檔案管理工作也屬于一個邊緣化的機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位的檔案管理工作受到法律法規(guī)的制約，所以檔案管理信息化建設(shè)時，是有法可依的。對于不同的事業(yè)單位，在檔案管理工作信息化發(fā)展的同時，也要立足于實際情況，制定本單位的相應(yīng)管理制度，從內(nèi)部對工作人員進(jìn)行約束，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.3 加大事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)力度，拓寬他們的知識層面

目前我國的事業(yè)單位檔案管理部分仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式，這種長時間單一、枯燥的工作方式，束縛了檔案管理人員的思想，使得他們僅僅局限于傳統(tǒng)的對檔案管理的思想和方式，缺乏創(chuàng)新精神和求知欲望，檔案管理工作缺乏生機(jī)和活力。想要從根本上解決這個問題，就需要對事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，使他們的知識理解層面跟上時代發(fā)展的腳步，提高計算機(jī)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)能力，同時培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識，調(diào)動他們的積極性，用最大的熱情投入工作中，服務(wù)群眾，同時，國家還可以從外部引進(jìn)高科技尖端人才，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而不斷提升事業(yè)單位檔案管理的效率和水平。

4 結(jié)語

綜上，在現(xiàn)在這個網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時代，檔案管理部門應(yīng)該以社會信息化為基礎(chǔ)，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案管理工作變得與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)真正意義上的管理信息化建設(shè)，讓檔案管理工作為全社會提供更好的服務(wù)，也讓檔案管理工作順利健康的繼續(xù)發(fā)展。