劉曉春

(舜天造船(揚州)有限公司，江蘇 儀征 211401)

0 引言

造船企業(yè)具有勞動力密集、技術密集、資金密集等特點，其船舶產(chǎn)品本身體積龐大、結(jié)構復雜、零部件多、技術標準高、造價高昂，一般都是單件小批量生產(chǎn)。由于船舶生產(chǎn)組織復雜，建造周期長，引入更加先進的管理工具輔助船廠管理，成為船舶建造企業(yè)提高自身管理能力的必由之路。本文應用REP系統(tǒng)對某中型船廠進行管理，從而提高企業(yè)的管理能力，增加企業(yè)的競爭力。

1 ERP系統(tǒng)實施目標

ERP系統(tǒng)實施目標是：通過引進和應用先進的管理系統(tǒng)，提高企業(yè)整體管理水平；整合企業(yè)各種資源，提高資源運作效率；明確企業(yè)內(nèi)部的各個流程、活動，規(guī)范崗位職責；創(chuàng)建先進的信息系統(tǒng)平臺，加強信息共享。

2 組建臨時的項目組織機構

因為ERP系統(tǒng)涉及企業(yè)的技術設計、供應鏈、生產(chǎn)、銷售、人力資源、財務會計等多個部門，系統(tǒng)的最終用戶是各個部門的實際使用人，人的因素是一個非常重要的方面，因此公司成立了以董事長為組長的ERP項目實施領導小組，各分管領導為各功能業(yè)務專業(yè)小組組長。下設的專業(yè)小組有：船舶項目管理組、財務管理組、倉儲物流管理組、內(nèi)部管理項目組、技術保障組，各小組負責ERP系統(tǒng)實施中各功能業(yè)務的實現(xiàn)。各小組成員除組長外由各方面的業(yè)務骨干和關鍵用戶組成。

3 業(yè)務需求調(diào)研與業(yè)務流程重塑

各功能業(yè)務專業(yè)小組與公司聘請的咨詢服務顧問一起對公司目前的管理現(xiàn)狀進行調(diào)研，組織對現(xiàn)有業(yè)務流程的問卷調(diào)查，問卷包含總賬管理、應收管理、應付管理、固定資產(chǎn)、造船項目管理、產(chǎn)品設計管理、生產(chǎn)管理、采購管理、庫存管理、人力資源管理等。在問卷的基礎上對現(xiàn)有的業(yè)務流程進行分析，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范的要求，尋求優(yōu)化和提高的可能，進而擬定未來ERP上線的業(yè)務流程。所有涉及ERP的業(yè)務流程，均繪制了流程圖。

4 建立相關標準編碼體系

編碼是指對于某一類信息賦予代碼的過程，如：會計科目、造船項目、原輔材料、人員、部門、客戶、供應商、貨位、設備、工藝文件、工作任務等。以物料的編碼為例，簡單介紹編碼情況。

ERP系統(tǒng)中的物料編碼，采用標準碼和舾裝件碼共存的方式，其中的標準碼是指常規(guī)的、標準的、在多個建造項目中都會使用的材料。舾裝件的編碼主要用于：(1)某個項目特別制作的非標件。(2)雖然是標準料件，但是為了某一項目專門定制的設備等，有專門的財務費用歸集。(3)某些一次性使用的料件。

標準物料碼按照“類別+屬性+物料碼”的形式來編制，其中：“類別”分成三級，采用“2+2+2”的編碼方式，共6位數(shù)；“屬性”分成二級，采用“2+2”的模式，隸屬性同“類別”；“物料碼”采用11位制，包含物料具體特性的信息碼，如長、寬、高、壓力、通徑等信息。物料編碼要求一個編碼對應一個物料。為了避免ERP系統(tǒng)中出現(xiàn)編碼長短不一的現(xiàn)象，所有不足部分，全部用0來補齊。

5 ERP系統(tǒng)實施的方案與步驟

5.1 詳細解決方案設計

結(jié)合公司組織構架及造船行業(yè)特點，采用同一系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫下，多組織管理和核算體系構架，首先實施四大關鍵業(yè)務流程及其子流程：

(1)造船項目到分析流程。對應模塊：項目管理、項目收入管理、項目成本管理。

(2)采購到付款流程。對應模塊：采購管理、庫存管理。

(3)訂單到收款流程。對應模塊：銷售訂單管理、發(fā)運管理。

(4)財務到會計報表流程。對應模塊：總賬管理、應收管理、應付管理、資產(chǎn)管理、現(xiàn)金管理。

5.1.1造船項目管理方案

按照項目管理模式，驅(qū)動整條船從設計到采購、生產(chǎn)、交付的全過程，造船項目管理部門關注單船的生產(chǎn)進度，根據(jù)大節(jié)點及搭載計劃，跟蹤圖紙、材料的到位情況，實現(xiàn)從造船項目計劃、設計出圖、采購配套、檢驗、庫存管理、出庫到最后的造船項目成本跟蹤。

技術部門根據(jù)船舶開工區(qū)域提供船用物資預估采購清單(BOM)，經(jīng)審核后上報至造船項目管理部門進行采購申請，同時按照船舶區(qū)域或船舶分段向生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)圖紙及相應的物料用量信息。

船廠設有建造部和舾裝部兩大生產(chǎn)組織部門，分別執(zhí)行下水前和下水后的生產(chǎn)組織活動，以中間產(chǎn)品(船舶分段)為導向，依托單船，按區(qū)域組織生產(chǎn)。生產(chǎn)計劃按多層計劃管理，依次按3 a滾動計劃、年度計劃、月度計劃、周計劃逐層細化。綜合考慮勞動力、關鍵設備、場地等資源負荷的情況下，修訂更為科學的船舶建造計劃，進行高效的生產(chǎn)協(xié)同。

包含的主要業(yè)務管理系統(tǒng)為：(1)造船項目立項；(2)造船項目計劃管理；(3)造船項目進程管理；(4)造船項目問題管理；(5)造船項目預算管理；(6)造船項目成本管理。

5.1.2采購和庫存方案

通過ERP系統(tǒng)建立健全采購職能，完善采購流程，從采購申請審批到采購執(zhí)行，供應商績效考核到應付管理，建立完整的庫存結(jié)構和庫存管理體系。理順從設計到采購，到檢驗入庫，到日常庫存管理與發(fā)放的流程，實現(xiàn)流程貫通。采購業(yè)務過程的管理包括：采購申請、采購訂單管理、收貨和發(fā)貨管理、應付和付款管理?；陧椖康膸齑媸聞展芾戆ǎ何锪暇幋a管理、出入庫管理、庫存盤點、存貨成本核算。

包含的主要業(yè)務管理系統(tǒng)為：(1)供應商檔案管理體系；(2)采購審批流程管理；(3)采購訂單管理；(4)應付賬款管理；(5)庫存信息共享；(6)庫存組織結(jié)構；(7)多種計量單位；(8)庫存事務處理；(9)庫存物資ABC管理。

5.1.3銷售和貿(mào)易方案

根據(jù)銷售和貿(mào)易不同的業(yè)務需求和業(yè)務類型，通過統(tǒng)一的客戶管理系統(tǒng)，對客戶進行風險等級控制；根據(jù)客戶交往歷史業(yè)績進行統(tǒng)計分析，綜合確定客戶的風險等級。在業(yè)務執(zhí)行過程中進行風險控制，對存在問題的客戶和具體業(yè)務進行暫掛，根據(jù)客戶的資金狀況，安排產(chǎn)品發(fā)運。建立靈活的審批控制和預警制度，按業(yè)務規(guī)則合理地控制經(jīng)營風險。

包含的主要業(yè)務管理系統(tǒng)為：(1)客戶資料信息管理；(2)銷售訂單管理；(3)業(yè)務審核流程管理。

5.1.4財務方案

通過Oracle ERP系統(tǒng)的建立，整個核算圍繞財務的信息中心—總賬進行。核算信息從各個業(yè)務中心流入總賬，實現(xiàn)財務一級核算，便于財務統(tǒng)一監(jiān)控和管理，同時實現(xiàn)總體財務信息的匯總合并，為進一步分析財務狀況提供更為及時的信息依據(jù)，同時促進每個業(yè)務部門真正關心企業(yè)的核算。根據(jù)造船行業(yè)的特點，建立以造船項目為導向的核算，按造船項目來歸集成本、費用、收入，實現(xiàn)單船料、工、費的核算、管理、控制與分析。 通過實時的數(shù)據(jù)傳輸，財務部門實時了解公司的采購、銷售、庫存、生產(chǎn)等業(yè)務情況，實現(xiàn)成本管理和業(yè)務流程的相互集成，實現(xiàn)成本信息的實時反映，及時發(fā)現(xiàn)成本構成的問題。通過系統(tǒng)整合各方面業(yè)務數(shù)據(jù)，直接傳輸?shù)綀蟊砉ぞ呦到y(tǒng)中，避免大量離線調(diào)整以及手工輸入。

多公司、多組織體系—Oracle系統(tǒng)一次性定義多個組織框架結(jié)構，用于不同的法人實體的核算，建立遵循統(tǒng)一會計制度的財務報告實體。

財務核算體系：各公司在系統(tǒng)中設置為同一賬套下不同的經(jīng)營單位，共用一套科目結(jié)構和會計科目表、本位幣、會計日歷等信息，通過職責授權和安全性的設置，使得各獨立核算單位可以在同一個賬簿中進行其職責權限內(nèi)的會計核算。銷售、采購、庫存等業(yè)務，在各模塊核算中產(chǎn)生的財務信息，可以選擇人工定時或自動隨時轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)自動過賬，實現(xiàn)財務對業(yè)務的實時監(jiān)控。

5.2 ERP系統(tǒng)實施的一般步驟

5.2.1OracleERP系統(tǒng)構建階段

Oracle ERP系統(tǒng)構建，主要是咨詢服務顧問團隊根據(jù)已經(jīng)確定的詳細方案設計，在已安裝的系統(tǒng)軟件上做個性化的設置與二次開發(fā)，以達到詳細方案所設定的功能。系統(tǒng)設置了測試環(huán)境與產(chǎn)品環(huán)境。系統(tǒng)功能的測試和最終用戶的培訓，在測試環(huán)境進行。測試環(huán)境財務管理方面的數(shù)據(jù)將與原財務軟件并行三個月，用于檢驗新系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性。

5.2.2上線測試環(huán)境試運行階段

上線測試環(huán)境試運行階段主要是找出詳細方案設計中沒有考慮到的問題，經(jīng)實際使用，發(fā)現(xiàn)設計或運用方面的缺陷，進行修正。另一方面，測試環(huán)境試運行將對最終用戶即最終的實際操作人進行使用培訓。為此，編制了每一個業(yè)務流程的測試腳本，測試腳本供最終用戶練習時對照使用。

5.2.3ERP崗位操作手冊

ERP崗位操作手冊由關鍵用戶編制，主要內(nèi)容是根據(jù)基本確定的ERP流程，按照崗位實際上線操作步驟，忠實記錄整個業(yè)務過程，填寫注意事項。

5.2.4上線切換準備階段

上線切換準備階段主要是上線前原財務系統(tǒng)與Oracle ERP系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口的轉(zhuǎn)換，包括科目對照表、總賬余額表、供應商信息、客戶信息、原材料庫存信息、人員信息、部門信息等。

5.2.5正式上線運行

12月份財務賬務處理結(jié)束后，現(xiàn)有期末數(shù)據(jù)作為Oracle ERP系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)切換上線，同時在新的Oracle ERP系統(tǒng)設置13月單獨的一個會計期間，用于審計調(diào)整事項或其他需要調(diào)整事項的處理期間，需要調(diào)整的會計分錄在這個期間反映，13月的期末數(shù)為實際的下一年度的年初數(shù)。通過這樣的構架可以解決下一年度期初數(shù)與上一年度期末數(shù)之間需要調(diào)整事項的問題。

6 與造船行業(yè)特點有關的關注點

6.1 關于建造合同準則

造船企業(yè)一般需要按照《建造合同準則》確認收入成本。在合同總金額確定的條件下，造船完工程度的測算和在建船舶預計總成本的確定，成為在《建造合同準則》下確定收入成本的關鍵。在ERP系統(tǒng)中，規(guī)定某一時點的造船完工程度，以距離相鄰的兩個大節(jié)點的完工時間的百分比確定，而各造船大節(jié)點的完工程度，根據(jù)經(jīng)驗值以文件頒布形式確定。在建船舶預計總成本，根據(jù)不斷更新的預算成本確定。

6.2 造船項目專用材料管理

為解決造船專用物資問題，在ERP系統(tǒng)的構建當中，從采購、入庫驗收、倉庫管理、材料領用整個階段均設置了項目管理，各單船材料不能混用，如確實出現(xiàn)需要代用的情況，必須辦理出入庫手續(xù)，更換材料船名，方可使用。

6.3 構建與造船行業(yè)相匹配的成本結(jié)構

船舶建造包括殼、舾、涂、管、機、電等專業(yè)，又包括分段建造、船體合攏、下水、試航等多個階段，因此在構建成本結(jié)構上，設置了船體成本、舾裝成本、涂裝成本、電裝成本、機裝成本、管裝成本等二級核算科目，與造船任務編碼、材料大類編碼一樣，多維度對造船成本進行反映與分析。

6.4 資金使用與項目掛鉤

結(jié)合造船項目預算，在材料采購、勞務費用、直接費用、人工成本等方面，資金的使用直接對應到造船項目，在資金使用的源頭上對造船項目成本進行控制。

7 ERP上線以后的關注事項

7.1 領導重視與最終用戶責任心

隨著ERP系統(tǒng)的實施，企業(yè)很多崗位的工作流程會被改變，終端用戶會覺得增加了工作量而產(chǎn)生抵觸情緒，導致工作效率下降，因此，領導(尤其是一把手)的重視程度尤為重要。

7.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性

ERP數(shù)據(jù)包括上線前的靜態(tài)數(shù)據(jù)和上線后的動態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般能在顧問團隊的幫助下順利解決。ERP上線后，為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的準確性和及時性，建立了數(shù)據(jù)復核制度，提出數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)前需要復核，錄入系統(tǒng)后再進行一次復核的制度，以保障數(shù)據(jù)的準確性。通過后一道工序?qū)η耙坏拦ば虻臅r間倒逼，保障數(shù)據(jù)的及時性。

8 結(jié)語

通過實施ERP系統(tǒng)，重塑了企業(yè)管理流程，優(yōu)化了企業(yè)組織機構，創(chuàng)建了先進的信息系統(tǒng)平臺與溝通平臺，有效提升了企業(yè)管理能力，增強了企業(yè)競爭力，有助于企業(yè)目標的實現(xiàn)。