摘 要：工程文件是指一個(gè)工程從立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)，以及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。工程文件經(jīng)鑒定、整理、歸檔后形成的即為工程檔案。那么工程檔案的重要性也就不言而喻了，文章中筆者就如何保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確提出了自己的見(jiàn)解，具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：工程檔案；齊全完整

工程檔案即建設(shè)工程檔案，是由工程文件經(jīng)鑒定、整理、歸檔后形成的。工程文件是指從工程立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)，以及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工驗(yàn)收文件。

齊全、完整、準(zhǔn)確是檔案最重要，也是最基本的要求，工程檔案也不例外。如何保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，筆者就此作以探討。

一、明確工程檔案的來(lái)源和責(zé)任者，追根溯源，確保工程檔案的齊全完整

在工程開(kāi)工之前，首先應(yīng)根據(jù)國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定出適合本單位的工程檔案歸檔范圍一覽表，然后搞清楚哪些是由工程設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位在工程完成時(shí)向工程建設(shè)單位移交的，哪些是由建設(shè)單位內(nèi)部基建部門(mén)向檔案部門(mén)移交的。既然工程檔案是由工程文件經(jīng)鑒定、整理、歸檔后形成的，而工程文件又是由工程前期文件、工程竣工文件和竣工驗(yàn)收文件三大部分組成，因此，要抓住這三大塊來(lái)逐一分析。

其一，分析工程前期文件。工程前期文件是指工程開(kāi)工以前在立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、談判、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過(guò)程中形成的文件，它是工程核準(zhǔn)及開(kāi)工的必備條件，這一部分主要是由建設(shè)單位內(nèi)部基建部門(mén)收集齊全向檔案部門(mén)移交的。

其二，工程竣工文件。工程竣工文件是指工程竣工時(shí)形成的反映工程建設(shè)（包括建筑、安裝及調(diào)試、監(jiān)理等）過(guò)程和工程真實(shí)面貌的文件。它主要是由工程施工文件、工程竣工圖和工程質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理、監(jiān)造、設(shè)計(jì)工代、設(shè)備缺陷處理文件以及主要主、輔設(shè)備安全性能檢驗(yàn)報(bào)告、配套設(shè)備技術(shù)文件組成。這一部分涵蓋面比較廣，其中工程施工文件是指工程施工過(guò)程中形成的反映工程建筑、安裝等施工情況的文件，它是反映工程建設(shè)的歷史面貌、體現(xiàn)工程質(zhì)量的重要?dú)v史紀(jì)錄，也是今后機(jī)組安全運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)，是工程檔案的主體。工程竣工圖是指根據(jù)施工結(jié)束后工程實(shí)際情況所繪制的圖紙。工程竣工文件是由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核，最終向建設(shè)單位移交。

其三，工程竣工驗(yàn)收文件，它是指工程竣工后試運(yùn)行（試生產(chǎn)）中以及竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件。它主要是由對(duì)工程進(jìn)行全面考核、檢查和驗(yàn)收的有關(guān)主管部門(mén)產(chǎn)生和移交。

只有搞清楚了這些工程文件的來(lái)源和責(zé)任者，才能根據(jù)本單位的具體情況制定出相應(yīng)的方案和措施來(lái)保障工程文件收集齊全。

二、建立健全約束機(jī)制，保障工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確

（1）貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管理的原則。建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，綜合檔案室要承擔(dān)基建單位和生產(chǎn)單位檔案集中統(tǒng)一管理的雙重職能；工程各參建單位要建立各自的工程檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，由一位廠級(jí)或公司級(jí)負(fù)責(zé)人掛帥，基建辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)工程、質(zhì)量、材料、設(shè)備等各有關(guān)部門(mén)的檔案工作。

（2）工程檔案管理工作要重視工程過(guò)程管理，貫徹工程檔案管理與工程建設(shè)同步開(kāi)始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收的要求。把工程檔案管理工作納入工程基建目標(biāo)管理程序及工作計(jì)劃中，納入工程質(zhì)量保證體系，納入有關(guān)部門(mén)管理人員的職責(zé)范圍、工作規(guī)范中，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

（3）為保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，執(zhí)行檔案保證金制度，并在招標(biāo)文件和合同文件中明確檔案管理職責(zé)。也就是說(shuō)建設(shè)單位在工程招標(biāo)、投標(biāo)和簽訂合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立檔案資料移交情況的有關(guān)條款，明確規(guī)定工程參建各方在文件收集、整理、歸檔等方面的責(zé)任，明確施工、設(shè)計(jì)、調(diào)試、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等單位移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量、費(fèi)用、時(shí)間、質(zhì)量等要求和違約責(zé)任。檔案保證金為合同項(xiàng)目結(jié)算價(jià)的1%，檔案保證金的提留和支付由建設(shè)單位計(jì)劃部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、工程部門(mén)和檔案室負(fù)責(zé)實(shí)施。對(duì)不按本規(guī)定移交檔案的合同項(xiàng)目，視為合同違約，不返還檔案保證金。

（4）建立工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)，一是檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)：按照建設(shè)項(xiàng)目的布局和檔案工作自身特點(diǎn)，布網(wǎng)建點(diǎn)設(shè)人，以點(diǎn)聯(lián)線，以線聯(lián)網(wǎng)；二是重要檔案資料的流向網(wǎng)絡(luò)，對(duì)重要的檔案資料的情況及流向進(jìn)行追蹤管理。

除了以上談到的幾點(diǎn)之外，還有很重要的一條，就是配備與工程規(guī)模相適應(yīng)的檔案人員，未經(jīng)檔案專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒(méi)有檔案上崗資格證書(shū)的人員不能上崗，檔案人員應(yīng)具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)行業(yè)的生產(chǎn)知識(shí)，并要不斷提高綜合文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能為工程建設(shè)提供有效的服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：王慧，女，檔案館員，大唐彬長(zhǎng)發(fā)電有限責(zé)任公司檔案主管，從事檔案工作11年，曾主持并參與了百萬(wàn)機(jī)組火力發(fā)電廠工程文件的收集、整理、歸檔工作，并通過(guò)了國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。