吳嵐

南京建設(shè)發(fā)展集團(tuán)有限公司 江蘇南京 211000

檔案管理是記錄一個(gè)單位發(fā)展歷程、人力資源使用情況以及戰(zhàn)略發(fā)展方向等信息的管理活動(dòng)，檔案管理融合多種數(shù)據(jù)信息來(lái)進(jìn)行決策支撐，是事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展的一種寶貴財(cái)富[1]。事業(yè)單位要進(jìn)行人才選拔、人才考核，檔案管理在其中也發(fā)揮了應(yīng)有的價(jià)值，因此，本文對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題做出分析，從問(wèn)題出發(fā)，找到解決問(wèn)題的辦法與途徑，爭(zhēng)取更好地增強(qiáng)檔案管理的有效性。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 缺乏完善的制度

當(dāng)前，很多檔案人員工作不夠認(rèn)真，思想懈怠，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問(wèn)題，為檔案的利用帶來(lái)了不利影響。對(duì)于檔案管理部門而言，相關(guān)職責(zé)未明確下來(lái)，造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯(cuò)位、越位和缺位的情況。因?yàn)槿狈ψ銐虻娜藛T，導(dǎo)致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范，從而影響了檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

1.2 檔案材料管理不規(guī)范

不同時(shí)期檔案管理的要求不同，因此存在姓名日期簽字等不規(guī)范的問(wèn)題。第四，檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低?，F(xiàn)階段，檔案管理人員普遍存在學(xué)歷低專業(yè)水平不高的現(xiàn)象，并且沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，自身業(yè)務(wù)能力不夠，現(xiàn)代化的技術(shù)和知識(shí)普遍不會(huì)應(yīng)用也不重視現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。嚴(yán)重影響和制約了檔案資源的有效開發(fā)和利用。第五，檔案管理的現(xiàn)代信息化程度不高，沒(méi)有樹立先進(jìn)的科學(xué)化信息管理理念，不夠重視檔案管理工作，沒(méi)有及時(shí)投入足夠的資金將現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)投入和應(yīng)用到檔案管理中，導(dǎo)致檔案管理理念和技術(shù)均比較落后。

1.3 對(duì)檔案管理重視不足

長(zhǎng)期以來(lái)，人們?cè)陬^腦中產(chǎn)生一種概念誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是抄寫資料，保管檔案等事物，因此在整個(gè)工作體系中可有可無(wú)，可輕可重，這種思想上認(rèn)識(shí)的缺失導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的效果一直非常低，若是真的要運(yùn)用檔案去完成某種工作不僅耗費(fèi)時(shí)間、人力、物力，也缺少有效的檔案信息供應(yīng)，因此導(dǎo)致出現(xiàn)信息雜亂，材料繁瑣的局面產(chǎn)生。因此，需要事業(yè)單位做好檔案管理工作。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

重點(diǎn)體現(xiàn)在：檔案管理方式過(guò)于落后、缺乏創(chuàng)新，思想上不夠重視，沒(méi)有安排專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，很難將全部精力都投入到工作中去。檔案管理工作的激勵(lì)、監(jiān)督以及競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制未得到進(jìn)一步的完善。目前，檔案管理人員整體素質(zhì)還需要進(jìn)一步提高。大多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)，不能勝任檔案管理工作，給檔案管理工作帶來(lái)了一定影響，嚴(yán)重影響了檔案信息的收集和查詢，檔案信息工作遺漏問(wèn)題嚴(yán)重，非常不利于單位自身的發(fā)展和進(jìn)步。

2 檔案管理工作的對(duì)策

2.1 完善檔案管理制度

檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專業(yè)性較強(qiáng)，需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，與實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容，將具體的要求明確下來(lái)，這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時(shí)也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)。還要做好檔案管理檢查工作，對(duì)資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門或個(gè)人，應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)疏忽大意，不履行自身職責(zé)的部門或個(gè)人，應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng)，并要求其盡快整改，避免對(duì)檔案管理工作造成影響。對(duì)檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的意義，而單位要規(guī)范檔案管理體制，并把這項(xiàng)工作納入議事日程，并制定相關(guān)規(guī)定，加大對(duì)相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度，督促他們履職盡責(zé)，能夠不斷規(guī)范自己的行為。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

目前，辦公自動(dòng)化是事業(yè)單位辦公的整體要求，作為檔案管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，這就要求檔案管理人員要多方面提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)管理水平。明確檔案管理人員的工作職責(zé)，使檔案管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，建立合理完善的檔案資料管理機(jī)制。增加各類檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保檔案資料管理工作順利完成。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)道德、計(jì)算機(jī)技能等理論培訓(xùn)，確保檔案管理工作順利開展。增強(qiáng)對(duì)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)完成檔案的管理工作，避免重要資料損壞、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。

2.3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

在社會(huì)發(fā)展與變革的過(guò)程中，檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機(jī)遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進(jìn)設(shè)備用好，發(fā)揮出其作用，這樣一來(lái)，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無(wú)論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進(jìn)行。還要將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)利用起來(lái)，在檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)檢索，確保利用者可以準(zhǔn)確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。

2.4 提高檔案管理意識(shí)

思想上的進(jìn)步是最關(guān)鍵的進(jìn)步。檔案管理人員一定要真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和其獨(dú)特的性質(zhì)，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)械無(wú)腦的資料保管工作，要從思想上、制度上、體系上徹底做出全新認(rèn)識(shí)，提升自身工作的使命感、榮譽(yù)感，不斷加強(qiáng)工作主動(dòng)性，為提高檔案管理水平、提升檔案管理效率出謀劃策。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案良好的服務(wù)于工作，奠定了健康、持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展基礎(chǔ)，作為檔案管理人員，應(yīng)該強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)，不斷更新和樹立檔案管理的新理念。進(jìn)一步做好檔案管理工作，更有益于調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部人員的工作積極性和主動(dòng)性，充分發(fā)揮其創(chuàng)造能力，為企業(yè)帶來(lái)更好的前景和經(jīng)濟(jì)利益。