劉軍

湖南省洞口縣建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站 湖南邵陽(yáng) 422300

1 當(dāng)前的工程檔案管理問(wèn)題

我國(guó)的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)還處于初期的起步階段，在建設(shè)過(guò)程中還存在著很多的不足和漏洞，究其根本原因主要是由于我國(guó)的工程建筑檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中并沒(méi)有十分明確的針對(duì)群體，這就成為致使工程建筑檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展緩慢的直接因素之一。同時(shí)，在工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，人才緊缺也是阻礙工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)主要因素之一，檔案管理人員對(duì)工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，在工作過(guò)程中出現(xiàn)玩忽職守、弄虛作假，無(wú)法確保工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的真實(shí)性和可靠性。

雖然加大了工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注和投資力度，但是據(jù)相關(guān)的媒體資料顯示，目前工程建筑檔案信息化建設(shè)還是十分的緩慢，根本無(wú)法滿足我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需求[1]。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，由于多數(shù)的工程建筑檔案的來(lái)源地不盡相同，因此信息相對(duì)的都比較分散，很難進(jìn)行統(tǒng)一的、規(guī)范的管理；其次，雖然我國(guó)加大了對(duì)工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注和投資力度，但是部分的工程建筑檔案管理單位在工作過(guò)程中還是更側(cè)重于實(shí)體的工程建筑檔案管理，對(duì)工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)的力度還是十分的薄弱。國(guó)的工程檔案管理信息化現(xiàn)階段還處于起步階段，在今后的發(fā)展過(guò)程中還需要繼續(xù)遵循我國(guó)對(duì)建筑行業(yè)信息化發(fā)展的有關(guān)規(guī)定，在不斷的學(xué)習(xí)過(guò)程中吸收知識(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2 工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方法

2.1 改變?cè)械墓芾硪庾R(shí)

無(wú)論是信息錄入人員還是管理人員都應(yīng)當(dāng)將原有的落后的工程檔案的管理意識(shí)加以改進(jìn)，管理人員要看出工程檔案管理這項(xiàng)活動(dòng)的重要程度。之所以存在檔案管理體系建設(shè)速度緩慢的情況，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)人員并沒(méi)有找到工程檔案材料的基本價(jià)值，另外針對(duì)工程檔案具有開(kāi)發(fā)度不夠的問(wèn)題，管理人員可以對(duì)其封閉化的工程檔案管理狀態(tài)進(jìn)行改變，管理人員要對(duì)當(dāng)前的管理環(huán)節(jié)之中可用的信息化技術(shù)進(jìn)行合理使用，避免使檔案管理體系建設(shè)出現(xiàn)被架空的問(wèn)題。在革新的管理意識(shí)之后，管理人員可以對(duì)工程檔案管理的形式進(jìn)行改進(jìn)，使信息化技術(shù)與管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，在優(yōu)化過(guò)后的管理系統(tǒng)之中對(duì)繁雜的工程檔案材料進(jìn)行整理，并做好分類以及數(shù)據(jù)庫(kù)錄入的工作，將工程檔案錄入到工程數(shù)據(jù)庫(kù)之中，使工程檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭煞窒淼臄?shù)據(jù)資源，這種檔案變動(dòng)也可以使工程檔案的應(yīng)用價(jià)值得以提升。

2.2 正確應(yīng)對(duì)工程檔案管理環(huán)節(jié)之中的風(fēng)險(xiǎn)因素

在具有信息化程度極強(qiáng)這一特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)之中對(duì)工程檔案施加各種處理行為時(shí)，管理人員需要對(duì)信息技術(shù)帶來(lái)的負(fù)面的風(fēng)險(xiǎn)因素加以管控，一些不良的網(wǎng)絡(luò)病毒會(huì)在工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)放時(shí)滲入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，這就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)之中極為重要的工程檔案出現(xiàn)被損害以及被修改的情況，這種安全風(fēng)險(xiǎn)因素必須要被管理人員注意到，并對(duì)其進(jìn)行是迅速處理，同時(shí)一些涉及到保密元素的工程檔案材料也必須要被以特殊的凡是對(duì)待。管理人員可以將加密裝置安裝到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，對(duì)更高級(jí)別的檔案材料進(jìn)行鎖定，使其只能觀看，不能被修改。應(yīng)用信息技術(shù)以及現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)的時(shí)候，管理人員必須要以正確的方式來(lái)看待這些技術(shù)，接受其帶來(lái)的具有價(jià)值的積極影響，減少其帶來(lái)的諸如風(fēng)險(xiǎn)性因素的消極影響。

在優(yōu)化數(shù)據(jù)形式的工程檔案的新型管理系統(tǒng)的時(shí)候，也不能放松對(duì)紙質(zhì)型的工程檔案的管理工作，管理人員可以將兩種類型的工程檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，使兩項(xiàng)管理活動(dòng)可以并行開(kāi)展。

2.3 提升負(fù)責(zé)工程檔案管理人員的管理水平

管理人員給工程檔案管理工作帶來(lái)的影響也不容忽視，管理人員需要對(duì)建筑相關(guān)知識(shí)有一定的了解，以此改變自己的管理工作的開(kāi)展?fàn)顟B(tài)。

檔案管理人員作為工程建筑檔案管理的主要執(zhí)行者和參與者，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能直接影響著工程建筑檔案管理工作的科學(xué)性和合理性。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，我國(guó)多數(shù)的檔案管理人員在對(duì)工程建筑檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中還是沿用著傳統(tǒng)的管理方式，顯然已經(jīng)無(wú)法滿足我國(guó)現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需求，加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)實(shí)現(xiàn)我國(guó)工程建筑檔案管理信息化的關(guān)鍵因素。工程建筑檔案管理人員在工作過(guò)程中需要不斷地充實(shí)自我，豐富自己的知識(shí)面，從而不斷的提升自己在工程建筑檔案管理工作中的具體價(jià)值；同時(shí)相關(guān)的管理部門也需要不斷的培養(yǎng)和強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，提高工程建筑檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力，為實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障[2]。

3 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前的社會(huì)的信息化水平飛速提升，而一些信息化技術(shù)已經(jīng)影響到了管理工程檔案的工作，工程檔案擁有的價(jià)值不僅僅只體現(xiàn)在信息記錄方面，同時(shí)也會(huì)直接影響到工程建設(shè)工作可靠程度。原有的工程檔案管理手段比較落后，而借由信息技術(shù)改造之后的檔案管理方法比較適合現(xiàn)代工程檔案管理工作。本文著重對(duì)工程檔案管理體系中具有的問(wèn)題進(jìn)行了研究，同時(shí)給出了幾種有效管理工程的檔案的創(chuàng)新型方法。在管理工程檔案時(shí)，管理人員需要根據(jù)不同類型的建筑檔案的具體管理需求來(lái)完成管理任務(wù)，并將管理經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)，以此來(lái)完成現(xiàn)代工程檔案體系建設(shè)任務(wù)。