聶 磊

（中鐵二十四局集團(tuán)有限公司路橋分公司，上海 200333）

近年來，隨著國家反腐力度的不斷加大，民眾對建筑工程經(jīng)濟(jì)效益、社會效益的關(guān)注度不斷提高。物資管理作為施工企業(yè)項目管理中重要一環(huán)，它關(guān)系到工程項目建造速度、安全質(zhì)量、工程造價等方面。近期發(fā)生的由于物資采購驗收環(huán)節(jié)不嚴(yán)格而引發(fā)的“西安地鐵電纜”事件，隨著調(diào)查的不斷推進(jìn)，逐步衍化為全國性的對工程質(zhì)量及其背后的腐敗現(xiàn)象的輿論危機(jī)。所以，作為施工企業(yè)的內(nèi)部審計部門，應(yīng)加強(qiáng)對工程項目物資管理工作的監(jiān)督，切實防范企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險和提高企業(yè)綜合效益。

對物資管理專項審計的標(biāo)準(zhǔn)主要依據(jù)財政部印發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——采購與付款（試行）》，其中第13條、第17條、第18條規(guī)定。施工企業(yè)應(yīng)該根據(jù)上述規(guī)定，建立關(guān)于物資管理的使用預(yù)算管理（責(zé)任成本控制）、招標(biāo)采購管理辦法、物資進(jìn)場驗收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)部控制制度，是施工企業(yè)日常管理控制標(biāo)準(zhǔn)，也是審計人員進(jìn)行專項審計依據(jù)。本文結(jié)合施工企業(yè)物資管理內(nèi)部審計工作實踐，對物資采購、點收保管、領(lǐng)用發(fā)放等若干關(guān)鍵控制點進(jìn)行分析和探討。

一、施工企業(yè)物資管理中的主要風(fēng)險點

1.采購環(huán)節(jié)。市場經(jīng)濟(jì)其實就是買賣經(jīng)濟(jì)，市場規(guī)律其實就是供求規(guī)律，市場存在的主要形式是采購和銷售業(yè)務(wù)兩種形式，并且作用于同一個標(biāo)的，實現(xiàn)所有權(quán)、占有權(quán)或者經(jīng)營權(quán)等權(quán)利的交換。在施工企業(yè)管理中涉及到供應(yīng)商及勞務(wù)作業(yè)隊選擇權(quán)、貨物或勞務(wù)驗收權(quán)、計價權(quán)、資金撥付權(quán)、人事管理權(quán)、獎金分配權(quán)等等。在對腐敗案例違紀(jì)違法統(tǒng)計中，發(fā)生在供應(yīng)商及勞務(wù)隊選擇上的腐敗比例超過了半數(shù)。

采購階段包括采購計劃、招標(biāo)采購、合同管理三個環(huán)節(jié)，問題主要表現(xiàn)在：一是未按規(guī)定依據(jù)施工進(jìn)度、圖紙要求合理編制物資需求計劃，在施工現(xiàn)場發(fā)生變化時相關(guān)計劃調(diào)整不及時，導(dǎo)致物資采購控制缺少依據(jù)；未按規(guī)定編制物資采購計劃，或者物資采購計劃未經(jīng)審批，以及未按批復(fù)方式進(jìn)行采購，導(dǎo)致材料積壓或者停工待料的問題。二是在物資采購過程中應(yīng)該招標(biāo)項目采用化整為零、瞞報遲報計劃等手段規(guī)避招標(biāo)，在評定標(biāo)階段未能做到公平公正，人為改變招標(biāo)結(jié)果等；采購環(huán)節(jié)存在價高質(zhì)低、利益輸送等問題。三是不使用規(guī)范合同文本，未經(jīng)逐級合同評審擅自對外簽訂采購合同，未嚴(yán)格履行合同付款條款，超比例付款。未按合同約定擅自調(diào)整材料單價和支付款項等關(guān)鍵條款；合同條款存在延期支付高息、違約金，損害企業(yè)利益現(xiàn)象；在供應(yīng)商未能嚴(yán)格履行采購合同發(fā)生供應(yīng)及質(zhì)量問題時，未能及時引用有關(guān)違約條款維護(hù)企業(yè)正當(dāng)權(quán)益。

2.驗收環(huán)節(jié)。審計人員應(yīng)關(guān)注了解企業(yè)材料入場或入庫的數(shù)量驗收與質(zhì)量檢驗的規(guī)定和程序，重點審查相關(guān)責(zé)任部門的驗收和質(zhì)量檢驗記錄，并審核其抽查和檢驗的程序，確認(rèn)是否有漏驗漏檢問題。尤其要關(guān)注企業(yè)是否建立問責(zé)制度并落實到位，在驗收和質(zhì)量檢驗中發(fā)現(xiàn)問題的處理情況，有些單位在驗收和質(zhì)量檢驗中發(fā)現(xiàn)了問題，企業(yè)內(nèi)部或供應(yīng)廠家可能也進(jìn)行了處理和補(bǔ)救，但在后續(xù)原因分析和追責(zé)方面做得不到位，尤其涉及本企業(yè)責(zé)任部門或有關(guān)責(zé)任人時，可能就不了了之了。

在最近網(wǎng)絡(luò)流傳的《西安地鐵你們還敢坐嗎》文章中暴露的電纜質(zhì)量問題，引發(fā)了社會輿論對城市軌道交通質(zhì)量安全的顧慮。接到舉報后，西安當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)權(quán)威部門對相關(guān)電纜進(jìn)行了隨機(jī)抽檢，檢查的結(jié)果為由西安奧凱生產(chǎn)的95平方毫米電纜5個抽樣品均為不合格，生產(chǎn)單位偷工減料采用了70平方毫米的電纜冒充95平方毫米電纜，留下了嚴(yán)重的安全隱患。施工單位現(xiàn)場驗收人員在電纜進(jìn)場時疏于檢查，按照相關(guān)專家意見，物資管理部門只要及時抽檢，使用普通的游標(biāo)卡尺就能得出結(jié)論，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品及時退場并追究供應(yīng)單位違約責(zé)任即可避免此類事情發(fā)生。

3.發(fā)放環(huán)節(jié)。對于企業(yè)物資材料的領(lǐng)用發(fā)料環(huán)節(jié)，審計人員應(yīng)關(guān)注物資管理部門是否有相應(yīng)的控制制度和辦法，更重要的是審查其執(zhí)行情況。應(yīng)重點關(guān)注以下情況：不按規(guī)定執(zhí)行有關(guān)工程物資限額發(fā)料制度，導(dǎo)致現(xiàn)場材料超耗；因工序作業(yè)不到位，或者偷工減料造成物資超耗；因現(xiàn)場保管不善，導(dǎo)致有關(guān)材料銹蝕損壞、勞務(wù)作業(yè)隊偷賣材料；材料處置未按照規(guī)定程序，處置收入不入賬或者未全額入賬，私設(shè)“賬外賬”“小金庫”等問題。

在實際審計工作中，材料管理部門為了避免承擔(dān)影響生產(chǎn)進(jìn)度，只要有經(jīng)生產(chǎn)部門確認(rèn)的提料單，物資管理部門就辦理采購和發(fā)料手續(xù)，而不過多了解和掌握實際生產(chǎn)需要。他們認(rèn)為領(lǐng)料單是經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字的，都應(yīng)該是生產(chǎn)的需要。有的單位會將進(jìn)度計劃包括物資需求計劃及時交給物資管理部門；有的企業(yè)物資管理部門只有項目的總體需求計劃，或工程生產(chǎn)部門提出臨時采購需求，而沒有生產(chǎn)計劃；有的項目只重視工程進(jìn)度需要，很少考慮生產(chǎn)過程中物資積壓造成有關(guān)材料銹蝕報廢；有的單位只將物資管理部門視作供應(yīng)單位，對其管理職能不予重視。因此，審計人員應(yīng)了解和掌握企業(yè)的生產(chǎn)情況，關(guān)注采購計劃執(zhí)行并落實計劃變動原因，了解生產(chǎn)部門和物資管理部門的信息溝通，同時要關(guān)注物資管理部門的管理職能是否得到了發(fā)揮。審計人員只有掌握全面情況，才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)物資材料管理中存在的問題，并提出切實可行的審計建議。

二、加強(qiáng)物資管理的主要對策

1.加強(qiáng)對物料需求和物資采購計劃的審計。在審計過程中應(yīng)重點關(guān)注物資需求計劃編制是否及時合理，有關(guān)采購計劃是否按照規(guī)定權(quán)限逐級審批，采購前期調(diào)查是否準(zhǔn)確充分，采購方案是否進(jìn)行科學(xué)策劃，有關(guān)調(diào)查報告是否詳實準(zhǔn)確。重點檢查采購計劃是否依據(jù)施工安排、供應(yīng)周期、現(xiàn)場庫存、資金情況和市場價格編制。

2.對物資采購招標(biāo)和簽約審計進(jìn)行監(jiān)督。招標(biāo)采購和定標(biāo)簽約工作是物資管理中的重要環(huán)節(jié)，在審計過程中應(yīng)重點審查是否按照批復(fù)的采購方式組織了公開招標(biāo)、競爭性談判、詢比價工作。是否定期對供應(yīng)商的供貨速度、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面進(jìn)行了評價，在評標(biāo)過程中是否能夠嚴(yán)格按照評標(biāo)辦法執(zhí)行選定中標(biāo)單位，中標(biāo)單位選定后能否及時進(jìn)行公示，公示期滿后根據(jù)招標(biāo)文件要求能否在采購合同中體現(xiàn)中標(biāo)單位的各種承諾。按照招標(biāo)結(jié)果及時訂立采購合同，是降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、筑牢合規(guī)管理的基礎(chǔ)。

3.對物資采購合同管理進(jìn)行審查。合同是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中重要的經(jīng)濟(jì)憑證，以在對物資管理中重點關(guān)注合同擬定、合同評審、合同簽訂及合同執(zhí)行四個階段的風(fēng)險控制。在合同擬定階段，重點檢查是否按照招標(biāo)文件及合同范本結(jié)合項目實際擬定。重點關(guān)注合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、運(yùn)輸方式、結(jié)算方式等各項內(nèi)容。在合同評審階段，關(guān)注是否由企業(yè)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門及有關(guān)公司高管共同參與評審。在合同簽訂階段，關(guān)注合同方主體資格、資信情況、履約能力、授權(quán)代理人是否符合要求。合同簽訂后是否建立合同臺賬，跟蹤合同履約情況，對來往函電文件是否妥善保管。對貨物進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程是否嚴(yán)格控制，對試驗不合格產(chǎn)品是否及時發(fā)現(xiàn)并退場，造成影響的是否依合同扣除違約金并提出索賠，或者終止合同并書面警示不嚴(yán)格履行合同的供應(yīng)商，并納入供應(yīng)商評價管理系統(tǒng)。在合同執(zhí)行過程中，應(yīng)重點審核采購單價調(diào)整情況，分以下三種情況進(jìn)行檢查：（1）在通過招標(biāo)采購的物資，在合同中應(yīng)制定價格調(diào)整機(jī)制，如果沒有體現(xiàn)，理解為價格為固定單價不予調(diào)整。（2）由于市場原因無法執(zhí)行合同價格的，或執(zhí)行合同價格對項目造成明顯損失的，應(yīng)終止合同并啟動重新招標(biāo)程序。（3）受制于不可控因素確實需要調(diào)整的項目，應(yīng)由供應(yīng)商提供價格上調(diào)的書面報告及依據(jù)，項目部對市場價格進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)項目領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門研究確定價格上調(diào)幅度，并由與會人員簽字確認(rèn)，報上級單位審核批準(zhǔn)后與供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議，嚴(yán)禁任何人未經(jīng)程序擅自調(diào)高合同價格；對于物資價格的下浮由項目物資部充分調(diào)查市場后與供應(yīng)商協(xié)商并通過相關(guān)程序進(jìn)行調(diào)整。

4.對物資使用節(jié)超情況進(jìn)行審計。項目部在物資管理中按月做好主要材料的節(jié)超分析，是其經(jīng)濟(jì)管理中的重要一環(huán)。主要材料控制在預(yù)算定額以內(nèi)，說明物資管理工作各方面基本到位，如果經(jīng)過計算分析出現(xiàn)材料超耗情況，要盡快從各個環(huán)節(jié)分析原因，查找漏洞，挽回?fù)p失。材料的實耗量不超過工程預(yù)算成本的應(yīng)耗量，是項目盈利的保證。在歷次虧損項目整治審計檢查中發(fā)現(xiàn)，對預(yù)計虧損或已虧損項目中不同程度地出現(xiàn)主材的超耗情況，可見加強(qiáng)項目材料節(jié)超分析對項目經(jīng)營成果的重要性。項目部應(yīng)做好材料使用的過程控制，定期進(jìn)行節(jié)超分析，及時找出超用原因，兌現(xiàn)獎懲，上級單位應(yīng)定期進(jìn)行此項工作進(jìn)行檢查。

5.對物資管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計。在檢查中應(yīng)注重施工企業(yè)與項目的各種管理辦法與資料，重點加強(qiáng)對物資管理的績效管理工作。審查是否把關(guān)鍵風(fēng)險控制點轉(zhuǎn)化為定性與定量指標(biāo)，是否與個人績效掛鉤，是否考核兌現(xiàn)。重點關(guān)注管理工作是否閉環(huán)管理。

企業(yè)管理是以創(chuàng)造效益為最終目標(biāo)，內(nèi)部審計工作在企業(yè)防范風(fēng)險和提高效益方面發(fā)揮著重要作用。尤其在國有特大型建筑施工企業(yè)中，物資成本占工程總成本的約六成，做好物資管理工作，關(guān)系到工程項目的安全、質(zhì)量、效益等各個方面，所以應(yīng)建立健全各環(huán)節(jié)的管理制度與辦法，將精細(xì)化管理貫穿到整個建筑工程生產(chǎn)的全過程，這樣才能夠有效提升工程項目的綜合效益，為企業(yè)發(fā)展不斷注入新的動力。

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