李美艷

摘 要：隨著信息技術(shù)、辦公自動化的飛速發(fā)展，以及檔案信息化建設(shè)步伐的加快，機關(guān)事業(yè)單位檔案工作也面臨著重新定位、轉(zhuǎn)型升級的壓力。在新的重要節(jié)點上，原有檔案管理工作中存在的諸如對檔案工作重視程度不夠、檔案管理人員素質(zhì)不高、檔案硬件投入不足、檔案管理制度不健全執(zhí)行不規(guī)范、檔案管理手段落后等問題逐漸顯現(xiàn)。因此，找準(zhǔn)改進(jìn)的思路及應(yīng)對策略，扎扎實實地做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，推動檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)工作的開展，使檔案工作能夠與時俱進(jìn)，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，是每個檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G278 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1001-7836（2018）09-0154-03

機關(guān)事業(yè)單位檔案作為機關(guān)事業(yè)單位人、財、物、事的真實記錄，在領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、機構(gòu)改革、職工合法權(quán)益等方面發(fā)揮著不可替代的重要作用，是完善自我監(jiān)督、推行依法行政的重要保障，也是各省乃至國家檔案資源體系建設(shè)的主要內(nèi)容之一。當(dāng)前，多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在重視程度不夠、人員素質(zhì)不高、硬件投入不足、管理制度不健全、管理手段落后等問題。隨著信息技術(shù)、辦公自動化的飛速發(fā)展以及檔案信息化建設(shè)，機關(guān)事業(yè)單位檔案工作也面臨著重新定位、轉(zhuǎn)型升級的壓力。在新的重要節(jié)點上，針對原有檔案管理工作中存在的問題，找準(zhǔn)改進(jìn)的思路和對策，從提高人員素質(zhì)、加強制度建設(shè)、改進(jìn)管理方式等方面入手，扎扎實實地做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，加快檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，使檔案工作能夠與時俱進(jìn)，適應(yīng)新時期社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，是每個檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。

一、檔案管理工作存在的問題

1重視程度不夠

首先是認(rèn)識存在誤區(qū)。在機關(guān)事業(yè)單位相當(dāng)一部分人員對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作只要保管好，不丟失，不損壞，應(yīng)對檢查及必要的資料查找利用即可，績效性質(zhì)不高，不是單位的主要工作，因此對檔案工作并不重視。其次，檔案的價值在于檔案的利用，由于機關(guān)事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員本身對檔案工作重視程度不夠，綜合素質(zhì)不高，工作缺乏主觀能動性，加之檔案管理手段落后，手工檢索煩瑣，檔案利用效率低下，致使檔案的利用價值不能很好的體現(xiàn)，削弱了檔案在職工和領(lǐng)導(dǎo)層心目中的地位，自然不會被大家重視。第三，檔案部門對檔案工作的宣傳力度不夠，不利于形成人們重視檔案工作的氛圍。目前，機關(guān)事業(yè)單位檔案人員多數(shù)都不是本專業(yè)出身，實際中他們只是按部就班地工作，由于沒有扎實的檔案學(xué)及相關(guān)學(xué)科的理論知識、科技知識，因而不能充分地對檔案的行政作用、業(yè)務(wù)作用、文化傳承、法律憑證等方面做很好的宣傳，因此不利于形成領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)心重視檔案工作的氛圍。

2檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案工作是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理者素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作質(zhì)量，尤其隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理也從傳統(tǒng)的管理模式向數(shù)字化、信息化模式發(fā)展，對檔案管理人員提出了更高的要求。當(dāng)前，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員存在的問題主要表現(xiàn)在：一是主動服務(wù)意識不強。檔案管理人員大多在檔案材料收集上都是被動地等材料而不是主動收集材料，被動提供利用而不是主動服務(wù)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專業(yè)技術(shù)知識匱乏。他們中很多都沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，從傳統(tǒng)檔案材料收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的編目與檢索、檔案的編輯與研究、檔案的統(tǒng)計和檔案的利用到電子文件的組件、分類、排列、編號、編目等環(huán)節(jié)掌握得都不深不透，導(dǎo)致在實際運用中經(jīng)常出現(xiàn)問題，給檔案管理工作帶來很多弊端。三是缺乏開拓創(chuàng)新精神，工作安于現(xiàn)狀，對新鮮事物不愿意接受。比如對館藏信息資源、利用情況進(jìn)行檔案編研；歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲；數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化管理手段在檔案管理中的開發(fā)應(yīng)用，這些都是檔案管理人員需要學(xué)習(xí)研究的重要課題。四是政治素質(zhì)還有待于提高，保密意識還需要進(jìn)一步加強。

3檔案硬件投入不足

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作硬件匱乏、資金投入不足的狀況越發(fā)突出。庫房陳舊、面積狹窄，防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫等設(shè)施不配套，引起檔案材料霉變，影響檔案的美觀整潔；個別單位沒有專用的檔案庫房，檔案庫房、辦公室、閱文室不分；檔案保管條件簡陋，檔案柜陳舊老化，不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)；除濕機、空調(diào)設(shè)備、打孔裝訂機、切紙刀、防磁音像柜、掃描儀、計算機及檔案管理軟件等配備不齊。現(xiàn)有設(shè)備老化、現(xiàn)代化設(shè)備嚴(yán)重匱乏，這種現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了檔案工作的發(fā)展與檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐。

4檔案制度不健全、執(zhí)行不規(guī)范

完善健全的檔案管理制度，加大執(zhí)行力度，是做好檔案管理工作的前提。當(dāng)前，很多機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中缺乏完善的體系和規(guī)范的制度，這種情況下檔案管理人員就不能依照相應(yīng)的章程開展管理工作。比如他們不能按照規(guī)范的檔案收集范圍進(jìn)行相關(guān)資料的收集，不能依照程序規(guī)范地將收集到的資料進(jìn)行歸檔，不能按照管理細(xì)則對其分類保存等，導(dǎo)致檔案的日常管理工作雜亂無章。即使有些單位建立了檔案制度，在具體工作中也沒有依照管理章程辦事，執(zhí)行不嚴(yán)格，隨意性很強。如：檔案材料收集不及時、不齊全、不完整給后序的歸檔整理、檔案利用工作帶來很多不利影響；檔案整理不規(guī)范，不能嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行組件、分類、排序、編號、編目，對文件歸檔范圍的區(qū)分和保管期限的界定不準(zhǔn)確，既不便于保管也不方便利用，影響檔案工作的效能；檔案利用不規(guī)范，借閱檔案不履行登記手續(xù)，借出的檔案不按時歸還，歸還時不認(rèn)真清點、仔細(xì)檢查，不認(rèn)真做好歸還記錄等。這些問題的存在嚴(yán)重影響了檔案工作的規(guī)范化、制度化、法制化。

5檔案管理手段落后

在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，不少機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在管理模式上仍以紙質(zhì)檔案記錄為主，對現(xiàn)代化手段的利用率并不高，這些問題的存在嚴(yán)重影響了檔案工作由傳統(tǒng)向數(shù)字化、信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級的步伐，阻礙了機關(guān)事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。產(chǎn)生這種問題的根源：一是觀念存在誤區(qū)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，在絕大多數(shù)基層檔案管理人員心目中已經(jīng)根深蒂固，覺得傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，似乎沒有必要棄熟從生，從而在觀念上對數(shù)字化的推進(jìn)既不熱心也不關(guān)心，對開展數(shù)字化建設(shè)積極性不高，重要性認(rèn)識不充分，影響檔案數(shù)字化建設(shè)的深入發(fā)展。二是機關(guān)事業(yè)單位檔案室用于檔案管理的各種軟硬件設(shè)備陳舊，投入檔案部門的經(jīng)費有限。檔案數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)離不開先進(jìn)的電子計算機、掃描儀、服務(wù)器、存儲備份設(shè)備及各類系統(tǒng)軟件，但事實上機關(guān)事業(yè)單位檔案室的基礎(chǔ)設(shè)備陳舊，現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施匱乏，沒有足夠的現(xiàn)代化管理軟硬件設(shè)備，就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。三是缺乏檔案信息化專業(yè)人才，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員隊伍普遍年齡偏大，學(xué)歷偏低，計算機等電子信息化知識匱乏。

二、加強檔案管理工作的對策

1通過多種途徑，增強人們對檔案工作重要性的認(rèn)識

首先，加大檔案宣傳力度。只有加強檔案宣傳工作，全員檔案意識才能得到增強，通過宣傳使人們了解檔案、充分認(rèn)識檔案工作對促進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，才能引起大家對檔案工作的廣泛關(guān)注和興趣，才能擴大檔案工作在機關(guān)事業(yè)單位乃至社會的影響。在宣傳形式上可以采取多種渠道、多種方式。可以積極在本單位的相關(guān)會議上將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講，大力宣傳檔案的作用及重要性，同時也可以借助報刊、媒體宣傳檔案和檔案工作。通過宣傳使大家在潛移默化中了解檔案和檔案工作，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。其次，加大《檔案法》的宣傳力度。要全員懂法，一切有關(guān)的檔案活動，都要受《檔案法》的約束，只有知法、懂法，才能自覺守法、護(hù)法、執(zhí)法和依法辦事，這樣才能切實增強社會的檔案法律意識。最后，做好檔案的開發(fā)利用工作。檔案利用是檔案工作價值的最終體現(xiàn)，為了提高檔案利用工作的質(zhì)量，除了在檔案的收集、保管等基礎(chǔ)性工作上下功夫外，應(yīng)著重編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，以便及時、快捷地滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加快檔案信息化建設(shè)步伐，利用檔案數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，使檔案利用更靈活、便捷，只有這樣，才能引起社會各界對檔案管理工作的重視，才能得到各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，使得檔案管理工作處在良性循環(huán)狀態(tài)下，有利于檔案工作的發(fā)展壯大，以適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展的需要。

2注重隊伍建設(shè)，全方位提高檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是做好檔案管理工作的重要保證。首先，機關(guān)事業(yè)單位對本單位檔案管理人員隊伍的建設(shè)要給予高度重視，在人員的配備上盡量選擇政治素質(zhì)高、有專業(yè)基礎(chǔ)、懂計算機網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才。第二，要特別注重現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，鼓勵檔案管理人員參加檔案類專業(yè)培訓(xùn)班或者是交流活動，檔案管理人員也應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，主動學(xué)習(xí)意識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。在豐富檔案管理基礎(chǔ)知識的同時，為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，只有這樣才能在新時期檔案管理工作中得心應(yīng)手，應(yīng)用自如，才能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。第三，檔案管理人員還需要不斷提高自身的思想道德水平，這樣才能在檔案管理過程中堅守職業(yè)道德。檔案資料有許多涉密信息，檔案管理人員只有不斷提高自身的思想道德水平，才能在管理過程中不泄露、不販賣檔案信息，保障檔案管理的私密性。第四，檔案管理人員要增強主動服務(wù)意識。在做好檔案管理基礎(chǔ)性工作的同時，創(chuàng)新服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，樹立工作就是服務(wù)的觀念。改變以往在辦公室坐等收集檔案材料和提供檔案利用的方式，以主動服務(wù)作為工作的出發(fā)點，由關(guān)門服務(wù)向開門服務(wù)、上門服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)轉(zhuǎn)變，從根本上提高檔案信息的利用效率。在現(xiàn)代檔案管理工作中，檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，所以必須要對這一問題給予足夠的重視。

3加大資金投入，加強軟硬件配置

就目前各機關(guān)事業(yè)檔案管理部門的現(xiàn)狀來看，絕大多數(shù)單位對檔案部門的資金投入不夠，軟硬件設(shè)施跟不上，有的極為匱乏。這些必須引起各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，各機關(guān)事業(yè)單位要按照檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，加大資金投入，配備必要的軟硬件設(shè)施。庫房面積應(yīng)滿足實際需要，避免擁堵狹窄；檔案柜、除濕機、空調(diào)設(shè)備、打孔裝訂機、切紙刀、防磁音像柜、計算機及檔案軟件、掃描儀等必備設(shè)備及防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫設(shè)施要配備齊全；有條件的配備安全溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)、紅外防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)，以及檔案存儲設(shè)備智能密集架管理系統(tǒng)，為現(xiàn)代化的檔案室營造一個舒適、便捷的工作環(huán)境，為檔案提供一個安全、舒適的存放環(huán)境，最終實現(xiàn)節(jié)約時間、節(jié)約能源和提高管理效率的目標(biāo)。

4完善檔案工作體制機制，健全各項檔案管理制度

完善檔案工作體制機制，就是要真正形成各部門、各單位共同參與檔案工作的格局。各機關(guān)事業(yè)單位要以加強綜合檔案室建設(shè)為基礎(chǔ)，根據(jù)實際工作需要，各科室配備兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集整理工作，形成以綜合檔案室為中心，各科室為分支覆蓋整個單位的檔案管理工作機構(gòu)，保證檔案材料收集工作的完整。綜合檔案室集中收集保管本單位各類檔案材料并提供利用，按規(guī)定向上級檔案館移交檔案。此外，健全完善切合實際的各項檔案管理制度、工作職責(zé)也是非常必要的。當(dāng)前，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，一些機關(guān)事業(yè)單位檔案制度、工作職責(zé)不健全、不完善、可操作性差等現(xiàn)象比較突出。各機關(guān)事業(yè)單位都要依據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定結(jié)合本單位實際，健全、完善各項行之有效的檔案管理制度和工作職責(zé)。包括檔案歸檔立卷制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案管理人員工作職責(zé)等，建立的規(guī)章制度要簡明適用、可操作性強。同時，還要根據(jù)本單位檔案工作自身的發(fā)展需要，建立規(guī)范的、行之有效的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)章制度，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，每個崗位都要建立崗位職責(zé)，使不同崗位的檔案管理人員明確自己的職責(zé)，工作有的放矢。檔案管理工作中的各項規(guī)章制度、崗位職責(zé)都要上墻，相關(guān)制度一旦確立，必須遵照執(zhí)行，真正形成一套制度健全、職責(zé)明確，程序嚴(yán)謹(jǐn)，落實有力，運轉(zhuǎn)靈活的工作機制，為檔案工作各項任務(wù)的圓滿完成提供堅實的保證。

5加強檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

在現(xiàn)代辦公技術(shù)和信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，各機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)順應(yīng)時代潮流，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，突破人工整理檔案的局限，將傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代化的管理方式有機結(jié)合，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。就目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，首先要做的就是，認(rèn)清形勢、轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的思維定式，樹立檔案數(shù)字化、信息化管理意識，這樣檔案數(shù)字化信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、有效地不斷推進(jìn)；其次，各機關(guān)事業(yè)單位檔案部門，根據(jù)自身的實際情況，循序漸進(jìn)地開展本單位的檔案數(shù)字化建設(shè)工作，在短時間內(nèi)把積累了多年的檔案資源，全部數(shù)字化是不可能的，應(yīng)當(dāng)遵循先后有序、確保重點的原則，可將工作重點放在利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化上；第三，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門要將檔案信息化建設(shè)納入本單位的綜合管理建設(shè)規(guī)劃中，通過與單位局域網(wǎng)、OA 辦公系統(tǒng)的無縫銜接，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的接收、整合和利用，為電子文件管理、數(shù)字化檔案室的建立提供有效平臺。第四，機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)離不開單位領(lǐng)導(dǎo)層的大力支持，檔案管理人員要經(jīng)常針對上級部門對檔案信息化建設(shè)的要求和本單位檔案信息化建設(shè)的情況向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報，提高單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視，在人員、設(shè)備、經(jīng)費上給予相關(guān)保障，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)才能順利開展。

Abstract：With the rapid development of information technology and office automation as well as the acceleration of archives informationalization， archives work of government departments and institutions is also faced with the pressure of re-orientation， transformation and update. In the new era， problems gradually arise in the original management of archives， such as under-emphasis of the management of archives， low quality of archives management staff， insufficient input of archives hardware， imperfect archives management system and un-standardized implementation and backward archives management measures. Therefore， it is each archives management workers obligatory duty to accurately find the improvement idea and countermeasures， steadily conduct the basic work of archives management， and promote the digitalization and informationalization of archives management in order to make the archives work keep pace with the times， and adapt to the demand of socialist market economy.

Key words：management of archives； problem； countermeasure

（責(zé)任編輯：蔣 琰）