摘要：如何在全廠總承包模式下將項目文檔管理工作做成一個標(biāo)準(zhǔn)和示范，為其他后續(xù)項目的文檔管理提供標(biāo)準(zhǔn)模板及經(jīng)驗，在三代核電文檔管理中具有重要意義。

關(guān)鍵詞：全廠總承包；核電工程；管理

核電工程的文檔管理貫穿于工程建設(shè)始末，作為核電站建設(shè)、安全運行三大支柱之一的文件在核電站項目管理中占有重要的地位。隨著總承包業(yè)務(wù)的開展，文檔管理的重要性也突顯出來。由于總承包工程本身所具有的特性，決定其所形成的文件資料具有連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性的特點，為保證項目檔案的無縫移交及順利過渡，項目在文檔管理中以文檔信息化、網(wǎng)絡(luò)化為依托，結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)文檔管理理念，力圖通過實行加強文檔前端控制，重視過程控制以及做好竣工驗收文件，建成一個管理規(guī)范、職責(zé)明確、流程清晰、運轉(zhuǎn)高效的文檔管理體系，為工程建設(shè)提供高效的文檔信息服務(wù)，確保工程竣工后向業(yè)主移交完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的項目檔案。

1.加強文檔前端控制

合同是約束雙方的法律依據(jù)，在與業(yè)主合同談判時要明確模式下總承包商的文檔工作范圍、要求、工作內(nèi)容、組織、質(zhì)量等。在與各分包商簽訂合同時，要提出我們的文檔管理要求，合同中明確雙方必須遵照執(zhí)行。

1.1 對分包商的文檔要求

為保證整個核電工程文件體系的完整性和統(tǒng)一性，總承包方在合同中要求所有的工程編碼需符合非能動壓水堆核電廠編碼標(biāo)準(zhǔn)，并向承包商釋放文件編碼程序，要求分包商遵照執(zhí)行。

1.2在合同中明確業(yè)主要求

對總承包應(yīng)向業(yè)主提交的，為實施總承包合同所需的電廠取證、建造、調(diào)試、運行和維修的文件（包括圖紙）的范圍、內(nèi)容、分?jǐn)?shù)、介質(zhì)、遞交方式、質(zhì)量等需在總包合同中進(jìn)行具體約定，保證整個工程文件的完整和統(tǒng)一。

1.3 重視項目前期文件收集

核電項目由于其特殊性所以工程前期準(zhǔn)備時間較長，形成的文件數(shù)量大且種類多，特別是在前期準(zhǔn)備階段可能時間較長，這段過程中，可能有前期文件散落個人手中或者遺失，從而容易造成前期文件的收集困難，作為工程總承包方需建立相應(yīng)的文檔管理制度，要加強文檔意識，重視前期文件的收集，從項目部成立開始的文檔資料進(jìn)行搜集整理并進(jìn)行文檔控制，保證項目前期文件的歸檔率及歸檔質(zhì)量。

2.重視過程控制

2.1 文檔的規(guī)范管理

在遵循國際相關(guān)法律法規(guī)及文檔法規(guī)前提下將文檔管理程序和文檔管理活動納入項目質(zhì)保大綱針對項目實際制定文檔管理程序，保證文檔管理工作“有法可依”。對文檔活動的收發(fā)、上傳系統(tǒng)、屬性錄入、數(shù)據(jù)更新等各環(huán)節(jié)進(jìn)行流程控制及標(biāo)準(zhǔn)化管理，并通過程序進(jìn)行固化。做到“一起按程序辦事，凡事有章可循、凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有人檢查、凡事有據(jù)可查?！?/p>

2.2 文件的有效控制

在核電站建設(shè)過程中，文件主要有來自承包商提供的文件（施工方案、設(shè)備制造文件、進(jìn)度文件、安裝調(diào)試文件等）和在工程建設(shè)、生成管理活動中由總承包方各部門產(chǎn)生的文件（包括管理文件、程序、信函、會議紀(jì)要、記錄報告、質(zhì)量文件等）這些文件均需嚴(yán)格按照規(guī)定的格式編制，且所有正式文件必須要具備唯一的非能動壓水堆核電廠編碼。文件必須是有編制資格的人編寫，且要經(jīng)過編制、審核、批準(zhǔn)簽字才有效。另外還需關(guān)注文件格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，編碼，版本，狀態(tài)是否準(zhǔn)確，以及版本的有效性等。

及時、準(zhǔn)確是文件流轉(zhuǎn)的基本要求。所有文件盡可能使用電子分發(fā)，在自主化的文件管理系統(tǒng)中發(fā)起工作流，文檔人員通過分發(fā)矩陣對文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)，能及時將文件發(fā)至辦理部門。

2.3 對承包商文檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)

總承包商在項目文檔管理中負(fù)有對分包商文檔工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)。總承包商在工程建設(shè)過程中應(yīng)對分包商提供的過程文件進(jìn)行審查、督促，按時去分包商文檔進(jìn)行監(jiān)察，檢查內(nèi)容包括文檔工作的規(guī)范性，文件材料形成、收集整理的標(biāo)準(zhǔn)性及文件傳遞的及時有效性等。對存在的問題及時提出，要求及時整改，并跟蹤整改落實情況。抓住文檔工作重點和薄弱環(huán)節(jié)，對有問題的分包商要及時進(jìn)行指導(dǎo)，組織文檔相關(guān)培訓(xùn)，對執(zhí)行文檔制度力度不夠的單位要幫監(jiān)結(jié)合，盡量保證分包商的文件符合歸檔要求。

2.4 文件管理系統(tǒng)應(yīng)用

工程從一開始便應(yīng)注重文件管理系統(tǒng)的使用，結(jié)合國內(nèi)外文檔管理系統(tǒng)先進(jìn)工作理念，建成自主化EDRMS系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)有效的實現(xiàn)了電子文件的保密要求，且系統(tǒng)使用方便極大的提高了項目文件的管理。

3.做好竣工驗收工作

根據(jù)核電項目建設(shè)周期長的特點，在吸取了國內(nèi)核電項目檔案驗收普遍存在的困難和問題的基礎(chǔ)上，項目可采取項目檔案分段驗收的管理制度。在項目土建工程開始時，啟動并組織對項目前期項目檔案的驗收工作，并組織驗收中發(fā)現(xiàn)問題的整改工作。在項目安裝工程開始時，啟動并組織對項目土建工程檔案的驗收工作，在機組發(fā)電時，啟動并組織對機組調(diào)試檔案的驗收工作，并組織驗收中發(fā)現(xiàn)問題的整改工作。在項目建設(shè)全部完成后，由總承包商協(xié)作業(yè)主完成項目檔案的國家驗收，在通過國家驗收后總承包商向業(yè)主正式移交全部項目檔案。這種管理手段，有效地避免了因核電建設(shè)周期長而造成項目檔案國家驗收中發(fā)現(xiàn)的問題因間隔時間長而無法整改的現(xiàn)象，保證了項目檔案的完整性和原始性。

結(jié)束語

在總承包建設(shè)模式下，總包方文檔管理人員必須具備較強的文檔管理能力，通過對分包商強有力的管控，通過加強前端控制，重視過程控制以及做好竣工驗收工作，才能形成合格、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目檔案，為核電廠的建設(shè)和安全生產(chǎn)、運營提供檔案和信息保障。當(dāng)然，要做好工程總成包的文檔管理工作，只有上述環(huán)節(jié)還不夠，還應(yīng)建立文檔工作管理網(wǎng)絡(luò)，將文件管理系統(tǒng)進(jìn)一步開發(fā)，理想的情況下可以講參建單位及業(yè)主都在一個文檔管理平臺中進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)。同時也要加強對文檔管理人員的培訓(xùn)，切實提高工程總承包單位的文檔管理水平。

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作者簡介：高林（1982-）女，山東煙臺人，大學(xué)本科，館員，國核工程有限公司。