摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息傳播速度越來越快，中職院校作為人數(shù)流動(dòng)較大的單位，每天每年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足數(shù)據(jù)增長(zhǎng)的需要，而效率更好的信息化檔案管理方式也逐漸占據(jù)主流。在數(shù)據(jù)傳輸和移動(dòng)速度飛速提高的今天，中職院校也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。本文就中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)策展開討論和分析。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校；檔案信息化；建設(shè)

引言

檔案信息化是近年來呼聲較高的一種存檔方式。它具有便捷、易找尋、易儲(chǔ)存、易傳播等多方面特點(diǎn)，不同于傳統(tǒng)的檔案保存，它是社會(huì)發(fā)展下來能夠完全適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的全新的數(shù)據(jù)保存方式。中等職業(yè)院校在盡心教育管理工作時(shí)一定會(huì)涉及到檔案信息工作，傳統(tǒng)的檔案室無論是查找記錄還是移動(dòng)記錄都比較麻煩，在新課改不斷發(fā)展的今天，將檔案信息化建設(shè)作為現(xiàn)代化教育的一環(huán)也不失為一樁美事。

1當(dāng)前中等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

雖然隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)在全國(guó)范圍內(nèi)展開，但是很多地方還沒有完全進(jìn)行改革。中等職業(yè)院校之中已經(jīng)達(dá)到檔案信息化建設(shè)的學(xué)校僅占百分之四十五，這離我們的目標(biāo)還相差很遠(yuǎn)。[1]我們將從幾個(gè)角度探討一下中等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。

1.1校方缺乏重視

實(shí)際上檔案信息化的建設(shè)一部分取決于學(xué)校的重視程度，近年來大多數(shù)學(xué)校都把重心轉(zhuǎn)向擴(kuò)招和升學(xué)率，其他的事情常常排在這兩樣時(shí)期之后。因此學(xué)校的檔案信息化建設(shè)常常一拖再拖。另一方面，學(xué)校存儲(chǔ)的學(xué)生信息和檔案過多，如果要進(jìn)行信息化處理，那么將要耗費(fèi)一大部分人力和物力，當(dāng)前很多中職院校難以負(fù)擔(dān)這個(gè)經(jīng)濟(jì)成本，因此很多學(xué)校仍然選擇傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)辦法。

1.2缺乏正確的管理理念

檔案信息化是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，上文中我們也提到，將傳統(tǒng)的檔案全部信息化處理，需要耗費(fèi)很大的成本，這個(gè)成本除了經(jīng)濟(jì)成本以外，還包括人工成本。學(xué)校要建立檔案庫(kù)需要招聘專人檔案庫(kù)進(jìn)行建設(shè)和管理。但是當(dāng)前很多對(duì)口專業(yè)的畢業(yè)生在尋找工作時(shí)更愿意尋找程序員等工作，因此學(xué)校內(nèi)部的管理機(jī)制常常是由非專業(yè)的人員進(jìn)行監(jiān)管的，沒有專業(yè)和科學(xué)的指導(dǎo)，想要建成檔案庫(kù)實(shí)在不易。

1.3檔案管理人員素質(zhì)較低

加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，不僅需要完善的信息化設(shè)施，還需要專業(yè)的信息化人才，能自主進(jìn)行維護(hù)、開發(fā)、管理等多種工作。[2]但很多管理人員的素質(zhì)水平較低，缺少專業(yè)的管理能力和信息化水平，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

2我國(guó)中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)對(duì)策

雖然當(dāng)前中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)仍然任重道遠(yuǎn)，但是事實(shí)上，已經(jīng)有很多學(xué)校已經(jīng)完成了這樣的信息化建設(shè)，可以說檔案信息化建設(shè)的理念和方法是成熟的。我們需要的就是汲取當(dāng)前已經(jīng)成功進(jìn)行信息化建設(shè)學(xué)校的經(jīng)驗(yàn)，研究適用于中等職業(yè)院校發(fā)展的檔案信息化建設(shè)對(duì)策。

2.1提高學(xué)校的重視程度

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)較為復(fù)雜，開展時(shí)間和周期都較長(zhǎng)的工作。因此在實(shí)際的工作中，很多事情都無法順利開展。其實(shí)究其主要原因還是校方對(duì)這件事情并不重視。我們想要推動(dòng)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)，就要首先讓學(xué)?？吹綑n案信息化的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，即便是時(shí)間較長(zhǎng)，我們也應(yīng)當(dāng)堅(jiān)定不移的推動(dòng)下去。檔案信息化建設(shè)結(jié)束之后，學(xué)校存儲(chǔ)和提取檔案的效率會(huì)直線上升，對(duì)學(xué)校對(duì)學(xué)生都有利，這是一件惠及全校人的大事。因此一定要提高學(xué)校的重視程度，這樣在建設(shè)過程中也能保證效率。信息化建設(shè)必然是一項(xiàng)耗費(fèi)資金的工程，因此學(xué)校要明白，拖的時(shí)間越長(zhǎng)越消耗資金，學(xué)校應(yīng)當(dāng)把信息化建設(shè)歸屬到資金投入中去，確定工程建設(shè)的造價(jià)和時(shí)間，以免拖延時(shí)間太長(zhǎng)，增大經(jīng)濟(jì)支出。

2.2轉(zhuǎn)變管理概念

由于很多院校已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式，因此在出現(xiàn)新型的檔案方式以后，常常會(huì)出現(xiàn)員工和管理者不適應(yīng)的狀況。遇到這樣的狀況就應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知檔案建設(shè)參與人員，并且做好日常的培訓(xùn)工作，讓所有的員工盡可能快的適應(yīng)檔案信息化管理。在管理上也應(yīng)當(dāng)采用新的管理方式，以提高辦公效率。以往的管理方式往往造成疏漏，容易使使資料丟失，難以翻找，但是新的檔案管理部門則可以通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息的移動(dòng)和尋找，簡(jiǎn)單方便，工作效率也能大幅提升。更重要的是，新型的檔案管理方式更能夠保證信息的安全。

2.3提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

優(yōu)秀的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備責(zé)任心以及良好的職業(yè)道德操守。作為一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作需要從事人員具有較高的職業(yè)素質(zhì)；嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案信息化管理工作的關(guān)鍵。不斷完善檔案管理制度，使得檔案管理的相關(guān)工作能夠更好的，更加有效的進(jìn)行展開，切實(shí)做到有規(guī)可循、有矩可守、按章辦事。強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將對(duì)檔案信息化管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的良性影響。提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，做好教育與再教育工作，不斷掌握新方法、新理論，更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3結(jié)束語

檔案的信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上是一件利國(guó)利民的事情，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是時(shí)代的進(jìn)步和改革。就像從甲骨文到金文到小篆是不斷發(fā)展的過程，檔案也有從無到有，從紙質(zhì)到信息化的過程。無論是學(xué)校還是個(gè)人在檔案的信息化建設(shè)當(dāng)中都應(yīng)當(dāng)秉持同意的態(tài)度，只有國(guó)民從心底認(rèn)同檔案紙質(zhì)化建設(shè)，才能推動(dòng)我國(guó)真正進(jìn)入信息化時(shí)代。

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)磊，劉海燕.談新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理[J].理論觀察，2016.

[2]汪錦瑩.關(guān)于做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].經(jīng)濟(jì)師，2010.

作者簡(jiǎn)介：王元卿（1975.02.12）男，籍貫，云南富民，漢族，畢業(yè)于昆明學(xué)院 本科學(xué)歷 現(xiàn)任云南省輕工業(yè)技工學(xué)校老師。