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        檔案管理工作路徑探討

        2018-11-28 11:13:28張紅
        西部論叢 2018年12期
        關(guān)鍵詞:信息時(shí)代檔案管理數(shù)據(jù)庫

        張紅

        摘 要:開展各項(xiàng)工作都需要有一整套體系,保證所開展的工作完整、規(guī)范、良好地運(yùn)作。建立完善的檔案信息化管理體系是開展檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。如何更好的改進(jìn)檔案管理工作。一是推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)。二是完善檔案管理的體制。三是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。四是加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。五是提高檔案管理人員的素質(zhì)。

        關(guān)鍵詞:信息時(shí)代 檔案管理

        一、信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)

        (一)信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容。

        針對信息時(shí)代下的檔案管理而言,它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的,它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用,這就需要相關(guān)的檔案管理部門,不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行,同時(shí)也要在組織下進(jìn)行,在一定程度上對檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集,對其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)?shí)體的保管進(jìn)行脫離,不僅走向了數(shù)字化檔案管理,同時(shí)也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

        (二)信息時(shí)代下檔案管理工作的主要特點(diǎn)。

        一是在信息時(shí)代背景下,針對檔案管理來說,不僅要對相關(guān)的法律進(jìn)行遵循,同時(shí)也要對相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循,并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一制定的。二是針對目前來說,檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進(jìn)行的,這在一定程度上標(biāo)志著國家以及企業(yè)走向信息化時(shí)代。三是檔案管理工作在信息時(shí)代下,對現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢在一定程度上進(jìn)行了充分的利用,不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化,對檔案管理在工作過程中的效率進(jìn)行有效的提高,讓檔案在管理的過程中不僅具有高效性,并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

        二、信息時(shí)代下改進(jìn)檔案管理工作的措施

        (一)不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)。

        制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ),同時(shí)也是對檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革,進(jìn)一步要求對其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好,首先應(yīng)該做的就是加強(qiáng)制度建設(shè),相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定,只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時(shí)間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確的界定,讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循,在新技術(shù)背景下,讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會的發(fā)展,對不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂,還要對其進(jìn)行變革,對空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充等。

        (二)完善檔案管理的體制。

        由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來說,在信息化的時(shí)代下,檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題,并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過程中比較分散,在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問題,所以,應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個(gè)部門能夠在一定程度上對信息自動化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理,這不僅要求對技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范,還要求對軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

        (三)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。

        目前在信息化建設(shè)過程中,對軟件的使用比較混亂,而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮,這樣就會進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享,相關(guān)各個(gè)部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以,應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍,并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項(xiàng)工作和檔案管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié),建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程,以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

        (四)加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

        我國大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過渡的階段,因此,要想向信息化管理的過渡進(jìn)行得更快,其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)來說,它不僅是檔案信息管理的核心,同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程,我們應(yīng)該本著從低級到高級的過程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中,應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合,并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作,把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進(jìn)行相應(yīng)的集合,只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫,使信息化檔案管理工作過程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

        (五)提高檔案管理人員的素質(zhì)。

        檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的的管理隊(duì)伍,因此,要加強(qiáng)對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng),不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力,對其相關(guān)知識進(jìn)行有效的的掌握,并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心,對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強(qiáng)的大局意識,使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求,保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。

        檔案管理工作小到與我們每個(gè)人的工作和生活息息相關(guān),大到關(guān)系國家方針、政策的制定和調(diào)整。它是人們工作的導(dǎo)向,也是人們進(jìn)行勘察探索的“眼睛”,因此,對此項(xiàng)工作加以重視,并提供條件來改進(jìn)完善檔案管理工作,還要通過采取相關(guān)的措施,對現(xiàn)實(shí)檔案管理存在的問題進(jìn)行解決,只有這樣,才能促進(jìn)我們國家事業(yè)的快速發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 張廣坤.探究企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑[J].中國商論,2018(19):99-100.

        [2] 尉京明.基于檔案記憶觀分析檔案管理工作的革新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(21):91.

        [3] 林曉娟.新形勢下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的路徑探討[J].黑龍江檔案,2017(01):79.

        [4] 郭秋成.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].赤子(上中旬),2017(02):168.

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