欒興霞
摘 要:農(nóng)業(yè)科技檔案作為實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技管理的重要因素,記錄著大量的農(nóng)業(yè)方面的科技信息和相關(guān)知識(shí),是農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的根本,同時(shí)也是保障農(nóng)業(yè)建設(shè)的重要文件。這就需要相關(guān)的管理人員加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件的管理,提高管理的效率。鑒于此,本文就以農(nóng)業(yè)科技文件檔案管理為切入點(diǎn),探討如何實(shí)現(xiàn)一體化管理。
關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科技 文件檔案 一體化管理
前言:農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展中,逐漸形成的農(nóng)業(yè)科技技術(shù)資源,是影響農(nóng)業(yè)現(xiàn)代建設(shè)的關(guān)鍵因素,在應(yīng)用中具有極高的參考、借鑒和使用價(jià)值,并且農(nóng)業(yè)科技檔案內(nèi)容極為豐富,涵蓋了農(nóng)業(yè)、林業(yè)、漁業(yè)和牧業(yè)等多方面的內(nèi)容。因此,要重視對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的一體化管理,確保其可以為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供有力支持。
一、文件檔案一體化管理概述
(一)概念
文件檔案的一體化管理,指的是在文件檔案生命周期內(nèi),使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),對(duì)文件和檔案的管理工作進(jìn)行科學(xué)管理和統(tǒng)籌規(guī)劃,使工作流程和管理形式更加規(guī)范化和系統(tǒng)化,以此來確保發(fā)揮管理的整體最大效能,提高各類不同管理機(jī)構(gòu)的管理水平,并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理、存在效率的不斷優(yōu)化。同時(shí)文件檔案管理的一體化,要求從文書和檔案工作的全局開始,加強(qiáng)對(duì)文件檔案從生成到歸檔整個(gè)過程的全面控制,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文件檔案的集成管理[1]。
(二)管理的內(nèi)容
對(duì)文件檔案的管理,通常包含多項(xiàng)內(nèi)容:首先,是對(duì)文檔生成的一體化管理。也就是說,從文件、檔案的生成使其開始,經(jīng)歷流轉(zhuǎn)、歸檔和形成等環(huán)節(jié),到文件銷毀或保存的整個(gè)過程,要進(jìn)行全面性的管理。其次,文檔管理范圍一體化。即在組織機(jī)構(gòu)、管理體制和人員配備等方面實(shí)行管理的一體化。再次,文件檔案信息的一體化管理。在進(jìn)行管理時(shí),重視管理的便利性,要求使用一條相應(yīng)的檢索信息就可以查出所需的全部?jī)?nèi)容。最后,文件檔案的規(guī)范一體化管理。在進(jìn)行文件檔案的一體化管理時(shí),必須按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行科學(xué)管理,確保管理多數(shù)有序性。
二、農(nóng)業(yè)科技文件檔案一體化管理實(shí)現(xiàn)對(duì)策
(一)規(guī)范檔案管理的流程
農(nóng)業(yè)科技文件檔案要想實(shí)現(xiàn)一體化管理,必須保證管理流程的整體性、集成性和結(jié)構(gòu)性,并以此為依據(jù),對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行合理的設(shè)計(jì),在設(shè)計(jì)的過程中,首先,需要明確文件檔案管理的目標(biāo),即質(zhì)量目標(biāo)、業(yè)務(wù)目標(biāo)和整體目標(biāo)。在設(shè)計(jì)質(zhì)量目標(biāo)時(shí),主要是從管理的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可用性方面進(jìn)行考慮。對(duì)于業(yè)務(wù)目標(biāo)的設(shè)計(jì),主要是通過對(duì)流程的管理,提高業(yè)務(wù)查考的便利性、信息資產(chǎn)的安全性、信息檢索的安全性,實(shí)現(xiàn)管理的機(jī)構(gòu)文件的歷史傳承。在真題的目標(biāo)設(shè)計(jì)中,要求管理中嚴(yán)格遵循國(guó)家的法律法規(guī)制度,以此促進(jìn)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升。其次,要明確管理的對(duì)象,這樣可以提高管理的重點(diǎn)和管理的正對(duì)性。再次,要對(duì)開展檔案管理的活動(dòng)進(jìn)行確認(rèn),即對(duì)管理的流程進(jìn)行確認(rèn)、組織、信息傳遞、維護(hù)和監(jiān)控。最后,對(duì)檔案管理活動(dòng)的主要管理人員和活動(dòng)開展時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)。
(二)整合農(nóng)業(yè)科技文件檔案
農(nóng)業(yè)科技文件檔案最大的使用價(jià)值,是其對(duì)農(nóng)業(yè)中各項(xiàng)科技活動(dòng)的記錄,可以直接的反映出農(nóng)業(yè)活動(dòng)和農(nóng)業(yè)科技開展的效果,對(duì)后期農(nóng)業(yè)科技技術(shù)的進(jìn)步具有重要的借鑒和指導(dǎo)作用。因此,在發(fā)展農(nóng)業(yè)時(shí),要想獲得更多的信息資源,為農(nóng)業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力,就需要做好農(nóng)業(yè)科技文件檔案的整合工作。具體整合過程可從幾方面進(jìn)行思考:第一,在對(duì)農(nóng)業(yè)的科技文件檔案進(jìn)行整合時(shí),應(yīng)確保文件檔案的整理工作與農(nóng)業(yè)科研工作同步進(jìn)行,這樣可以保證文件內(nèi)容的完善性,減少遺漏問題;第二,在文件整理過程中要保障記錄的內(nèi)容詳細(xì)清晰;第三,在結(jié)束農(nóng)業(yè)科技工作后,要及時(shí)對(duì)文件檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善和整合,提高文件檔案資料的完善性;第四,取其精華,去其糟粕,對(duì)文件中有價(jià)值的信息進(jìn)行總結(jié),為后期科研工作提供借鑒。
(三)提高文件檔案管理的信息化程度
在現(xiàn)代化建設(shè)中,信息技術(shù)已經(jīng)成為影響人們生活的重要技術(shù),為各個(gè)行業(yè)提供了更多的發(fā)展途徑,并為行業(yè)的管理帶來了極大的便利性,提高了管理的效率,因此,在對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件檔案進(jìn)行一體化管理的過程中,要注意提高文件檔案管理的信息程度,及時(shí)安裝相應(yīng)的信息化設(shè)備,利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù),實(shí)現(xiàn)文件檔案的信息化發(fā)展。這樣可以使相關(guān)人員隨時(shí)利用信息技術(shù),打破了空間和時(shí)間對(duì)信息資源管理的限制,加強(qiáng)了不同部門之間的聯(lián)系,提高了管理的一體化程度。
(四)優(yōu)化文件檔案的立卷模式
在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技信息管理的過程中,加強(qiáng)對(duì)文件檔案立卷模式的優(yōu)化,有助于提高管理的規(guī)范化程度和管理的效率。而在實(shí)際開展模式優(yōu)化活動(dòng)時(shí),應(yīng)從兩方面進(jìn)行思考。一方面,由于農(nóng)業(yè)活動(dòng)時(shí)間的周期相對(duì)較長(zhǎng),在進(jìn)行文件檔案記錄的過程中,容易發(fā)生資料丟失現(xiàn)象,對(duì)此,需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。尤其是對(duì)涉及內(nèi)容較多和資料數(shù)量較為龐大的農(nóng)業(yè)科研活動(dòng),可以每年都進(jìn)行資料整理裝訂,或者是隔年進(jìn)行資料裝訂。同時(shí)在科研揮動(dòng)結(jié)束后,還需要對(duì)較為重要的研究項(xiàng)目,進(jìn)行資料成果申報(bào)、鑒定和驗(yàn)收,并對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)立卷,重點(diǎn)管理。另一方面,對(duì)于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的審定證書和專利證書等,要進(jìn)行分類歸檔,將其放置于重要檔案中進(jìn)行管理。這類檔案對(duì)于提高農(nóng)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力、加強(qiáng)科研成果推銷和保證農(nóng)業(yè)合法利益都有著重要的作用。因此,必須提高對(duì)這些重要檔案的管理效率,對(duì)檔案相關(guān)的資料原件、復(fù)印件進(jìn)行保存,為進(jìn)行資料整理和保護(hù)提高基礎(chǔ)。另外,在對(duì)記錄農(nóng)業(yè)活動(dòng)的錄像帶、光盤和軟盤等進(jìn)行管理時(shí),要根據(jù)記錄載體的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)管理,這對(duì)實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技文件的一體化管理有極大
作用[2]。
結(jié)論:總而言之,要想實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的一體化管理,必須要認(rèn)識(shí)到何為一體化管理和一體化管理的主要內(nèi)容,在此基礎(chǔ)上,對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件檔案的管理流程進(jìn)行合理的設(shè)計(jì),明確一體化管理的目標(biāo)、對(duì)象和內(nèi)容等,并對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件進(jìn)行有效的整合,同時(shí)還要注意提高管理的信息化程度,進(jìn)而優(yōu)化管理的模式。
參考文獻(xiàn):
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