欒興霞

摘 要：農(nóng)業(yè)科技檔案作為實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技管理的重要因素，記錄著大量的農(nóng)業(yè)方面的科技信息和相關(guān)知識(shí)，是農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的根本，同時(shí)也是保障農(nóng)業(yè)建設(shè)的重要文件。這就需要相關(guān)的管理人員加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件的管理，提高管理的效率。鑒于此，本文就以農(nóng)業(yè)科技文件檔案管理為切入點(diǎn)，探討如何實(shí)現(xiàn)一體化管理。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技 文件檔案 一體化管理

前言：農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展中，逐漸形成的農(nóng)業(yè)科技技術(shù)資源，是影響農(nóng)業(yè)現(xiàn)代建設(shè)的關(guān)鍵因素，在應(yīng)用中具有極高的參考、借鑒和使用價(jià)值，并且農(nóng)業(yè)科技檔案內(nèi)容極為豐富，涵蓋了農(nóng)業(yè)、林業(yè)、漁業(yè)和牧業(yè)等多方面的內(nèi)容。因此，要重視對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的一體化管理，確保其可以為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供有力支持。

一、文件檔案一體化管理概述

（一）概念

文件檔案的一體化管理，指的是在文件檔案生命周期內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)文件和檔案的管理工作進(jìn)行科學(xué)管理和統(tǒng)籌規(guī)劃，使工作流程和管理形式更加規(guī)范化和系統(tǒng)化，以此來確保發(fā)揮管理的整體最大效能，提高各類不同管理機(jī)構(gòu)的管理水平，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理、存在效率的不斷優(yōu)化。同時(shí)文件檔案管理的一體化，要求從文書和檔案工作的全局開始，加強(qiáng)對(duì)文件檔案從生成到歸檔整個(gè)過程的全面控制，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文件檔案的集成管理[1]。

（二）管理的內(nèi)容

對(duì)文件檔案的管理，通常包含多項(xiàng)內(nèi)容：首先，是對(duì)文檔生成的一體化管理。也就是說，從文件、檔案的生成使其開始，經(jīng)歷流轉(zhuǎn)、歸檔和形成等環(huán)節(jié)，到文件銷毀或保存的整個(gè)過程，要進(jìn)行全面性的管理。其次，文檔管理范圍一體化。即在組織機(jī)構(gòu)、管理體制和人員配備等方面實(shí)行管理的一體化。再次，文件檔案信息的一體化管理。在進(jìn)行管理時(shí)，重視管理的便利性，要求使用一條相應(yīng)的檢索信息就可以查出所需的全部?jī)?nèi)容。最后，文件檔案的規(guī)范一體化管理。在進(jìn)行文件檔案的一體化管理時(shí)，必須按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行科學(xué)管理，確保管理多數(shù)有序性。

二、農(nóng)業(yè)科技文件檔案一體化管理實(shí)現(xiàn)對(duì)策

（一）規(guī)范檔案管理的流程

農(nóng)業(yè)科技文件檔案要想實(shí)現(xiàn)一體化管理，必須保證管理流程的整體性、集成性和結(jié)構(gòu)性，并以此為依據(jù)，對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)的過程中，首先，需要明確文件檔案管理的目標(biāo)，即質(zhì)量目標(biāo)、業(yè)務(wù)目標(biāo)和整體目標(biāo)。在設(shè)計(jì)質(zhì)量目標(biāo)時(shí)，主要是從管理的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可用性方面進(jìn)行考慮。對(duì)于業(yè)務(wù)目標(biāo)的設(shè)計(jì)，主要是通過對(duì)流程的管理，提高業(yè)務(wù)查考的便利性、信息資產(chǎn)的安全性、信息檢索的安全性，實(shí)現(xiàn)管理的機(jī)構(gòu)文件的歷史傳承。在真題的目標(biāo)設(shè)計(jì)中，要求管理中嚴(yán)格遵循國(guó)家的法律法規(guī)制度，以此促進(jìn)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升。其次，要明確管理的對(duì)象，這樣可以提高管理的重點(diǎn)和管理的正對(duì)性。再次，要對(duì)開展檔案管理的活動(dòng)進(jìn)行確認(rèn)，即對(duì)管理的流程進(jìn)行確認(rèn)、組織、信息傳遞、維護(hù)和監(jiān)控。最后，對(duì)檔案管理活動(dòng)的主要管理人員和活動(dòng)開展時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)。

（二）整合農(nóng)業(yè)科技文件檔案

農(nóng)業(yè)科技文件檔案最大的使用價(jià)值，是其對(duì)農(nóng)業(yè)中各項(xiàng)科技活動(dòng)的記錄，可以直接的反映出農(nóng)業(yè)活動(dòng)和農(nóng)業(yè)科技開展的效果，對(duì)后期農(nóng)業(yè)科技技術(shù)的進(jìn)步具有重要的借鑒和指導(dǎo)作用。因此，在發(fā)展農(nóng)業(yè)時(shí)，要想獲得更多的信息資源，為農(nóng)業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，就需要做好農(nóng)業(yè)科技文件檔案的整合工作。具體整合過程可從幾方面進(jìn)行思考：第一，在對(duì)農(nóng)業(yè)的科技文件檔案進(jìn)行整合時(shí)，應(yīng)確保文件檔案的整理工作與農(nóng)業(yè)科研工作同步進(jìn)行，這樣可以保證文件內(nèi)容的完善性，減少遺漏問題；第二，在文件整理過程中要保障記錄的內(nèi)容詳細(xì)清晰；第三，在結(jié)束農(nóng)業(yè)科技工作后，要及時(shí)對(duì)文件檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善和整合，提高文件檔案資料的完善性；第四，取其精華，去其糟粕，對(duì)文件中有價(jià)值的信息進(jìn)行總結(jié)，為后期科研工作提供借鑒。

（三）提高文件檔案管理的信息化程度

在現(xiàn)代化建設(shè)中，信息技術(shù)已經(jīng)成為影響人們生活的重要技術(shù)，為各個(gè)行業(yè)提供了更多的發(fā)展途徑，并為行業(yè)的管理帶來了極大的便利性，提高了管理的效率，因此，在對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件檔案進(jìn)行一體化管理的過程中，要注意提高文件檔案管理的信息程度，及時(shí)安裝相應(yīng)的信息化設(shè)備，利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的信息化發(fā)展。這樣可以使相關(guān)人員隨時(shí)利用信息技術(shù)，打破了空間和時(shí)間對(duì)信息資源管理的限制，加強(qiáng)了不同部門之間的聯(lián)系，提高了管理的一體化程度。

（四）優(yōu)化文件檔案的立卷模式

在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技信息管理的過程中，加強(qiáng)對(duì)文件檔案立卷模式的優(yōu)化，有助于提高管理的規(guī)范化程度和管理的效率。而在實(shí)際開展模式優(yōu)化活動(dòng)時(shí)，應(yīng)從兩方面進(jìn)行思考。一方面，由于農(nóng)業(yè)活動(dòng)時(shí)間的周期相對(duì)較長(zhǎng)，在進(jìn)行文件檔案記錄的過程中，容易發(fā)生資料丟失現(xiàn)象，對(duì)此，需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。尤其是對(duì)涉及內(nèi)容較多和資料數(shù)量較為龐大的農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)，可以每年都進(jìn)行資料整理裝訂，或者是隔年進(jìn)行資料裝訂。同時(shí)在科研揮動(dòng)結(jié)束后，還需要對(duì)較為重要的研究項(xiàng)目，進(jìn)行資料成果申報(bào)、鑒定和驗(yàn)收，并對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)立卷，重點(diǎn)管理。另一方面，對(duì)于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的審定證書和專利證書等，要進(jìn)行分類歸檔，將其放置于重要檔案中進(jìn)行管理。這類檔案對(duì)于提高農(nóng)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力、加強(qiáng)科研成果推銷和保證農(nóng)業(yè)合法利益都有著重要的作用。因此，必須提高對(duì)這些重要檔案的管理效率，對(duì)檔案相關(guān)的資料原件、復(fù)印件進(jìn)行保存，為進(jìn)行資料整理和保護(hù)提高基礎(chǔ)。另外，在對(duì)記錄農(nóng)業(yè)活動(dòng)的錄像帶、光盤和軟盤等進(jìn)行管理時(shí)，要根據(jù)記錄載體的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)管理，這對(duì)實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技文件的一體化管理有極大

作用[2]。

結(jié)論：總而言之，要想實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的一體化管理，必須要認(rèn)識(shí)到何為一體化管理和一體化管理的主要內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件檔案的管理流程進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，明確一體化管理的目標(biāo)、對(duì)象和內(nèi)容等，并對(duì)農(nóng)業(yè)科技文件進(jìn)行有效的整合，同時(shí)還要注意提高管理的信息化程度，進(jìn)而優(yōu)化管理的模式。

參考文獻(xiàn)：

[1] 于淼.概述文件檔案的一體化管理[J].赤子（上中旬），2017（01）：159.

[2] 張建銘，王春曉.基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)探索[J].蘭臺(tái)世界，2017（04）：56-58.