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        檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用與分析

        2018-11-28 11:13:28蘇澤汐
        西部論叢 2018年12期
        關(guān)鍵詞:原理現(xiàn)代化檔案管理

        摘 要:在科技不斷發(fā)展的背景下,信息技術(shù)已經(jīng)融入到生活、工作中,并且對檔案管理工作運行發(fā)展有一定的優(yōu)化意義。本文通過標準化原理、最優(yōu)化管理,兩個方面對檔案管理現(xiàn)代化的基本原理進行了分析,并從建立系統(tǒng)的檔案管理模式、提高管理人員的重視程度、構(gòu)建優(yōu)化信息整合原理,三個方面對檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用策略進行了總結(jié),希望為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

        關(guān)鍵詞:檔案管理 原理 現(xiàn)代化

        引言:檔案是機構(gòu)、個人的活動記錄,進而維護檔案安全工作較為重要,在應用先進的管理技術(shù)進行檔案管理工作時,為了能夠進一步提高管理工作的有效性,需要對檔案管理工作運行現(xiàn)狀,構(gòu)建完善的管理模式,并提高檔案管理人員的重視程度與工作積極性,推動檔案管理工作進一步運行發(fā)展。

        一、檔案管理現(xiàn)代化的基本原理

        (一)標準化原理

        在對檔案進行現(xiàn)代化管理時,需要按照標準化原理進行管理,具體可以通過以下兩個方面來了解,第一,檔案管理工作需要按照應用需求進行規(guī)劃分類,保障檔案管理工作能夠穩(wěn)定運行,并發(fā)揮出其管理的實際意義。另外,由于檔案管理行業(yè)具有一定的規(guī)范性,為了提高檔案管理科學性,需要管理人員按照相關(guān)標準進行管理,提高檔案管理工作質(zhì)量。第二,檔案管理工作在現(xiàn)代化發(fā)展的主要目的為提高資源管理有效性,進而在管理的過程中,相關(guān)工作人員能夠按照標準進行管理,提高檔案管理工作的運行穩(wěn)定性。

        (二)最優(yōu)化管理

        檔案管理現(xiàn)代化的基本原理中,具有最優(yōu)化管理這一特點,具體可以通過以下兩個方面來了解,第一,由于檔案管理工作量大、種類多,容易出現(xiàn)管理失誤問題,為了推動管理工作運行發(fā)展,需要檔案管理工作中的各部分進行優(yōu)化分析,提高檔案管理的有效性。第二,由于對資料信息處理工作較為復雜,對信息分類需要消耗大量的時間,降低了檔案管理工作效率,但在現(xiàn)代化管理時,能夠在保障信息完整的基礎上,提高信息處理效率,發(fā)揮出檔案管理的實際意義。

        二、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用策略

        (一)建立系統(tǒng)的檔案管理模式

        為了保障檔案管理原理能夠發(fā)揮出現(xiàn)代化的意義,需要構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理模式,具體可以通過以下兩個方面來了解,第一,工作模式對檔案管理工作運行穩(wěn)定性有一定的影響,但部分檔案管理人員對檔案現(xiàn)代化管理的了解不足,難以提高檔案管理的整體性,為了改善這一現(xiàn)狀,管理人員可以先總結(jié)檔案管理工作中存在的問題,按照管理原則有針對性的構(gòu)建管理模式,提高檔案管理的整體性。例如:為了使檔案管理具有現(xiàn)代化的特點,管理人員可以對其他檔案局應用的管理模式進行分析,對自身應用的檔案管理模式進行優(yōu)化設計,提高檔案管理模式的完整性,推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展[1]。第二,在構(gòu)建檔案管理模式的過程中,為了推進檔案管理工作運行發(fā)展,需要按照檔案現(xiàn)代化管理原則進行分析設計,提高檔案管理模式的完整性,發(fā)揮出檔案管理的實際意義。另外,在構(gòu)建檔案管理模式的過程中,為了能夠進一步提高檔案管理有效性,需要在初步擬定管理模式之后進行試運行,發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并進行優(yōu)化設計,推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

        (二)提高管理人員的重視程度

        在檔案管理現(xiàn)代化中應用檔案管理原理時,需要提高管理人員的重視程度,具體可以通過以下兩個方面來了解,第一,部分檔案管理人員對管理工作的重視程度不高,甚至對檔案管理制度不夠了解,導致檔案管理工作混亂,沒有發(fā)揮出檔案管理的實際意義,為了改善這一現(xiàn)狀,需要提高管理人員的專業(yè)能力,例如:企業(yè)可以聘請檔案管理專家,對檔案管理人員講解檔案材料整理、信息分類等工作的方法,提高其專業(yè)能力,保障檔案管理工作能夠穩(wěn)定運行[2]。另外,部分檔案管理人員對培訓工作的重視程度不高,沒有發(fā)揮出培訓的實際意義,為了改善這一現(xiàn)狀,需要在培訓工作結(jié)束之后進行考核工作,提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度。第二,應用傳統(tǒng)方法進行檔案管理工作時,會出現(xiàn)人力、物力浪費的問題,為了改善這一現(xiàn)狀,發(fā)揮出檔案管理工作的實際意義,需要管理人員發(fā)揮出管理制度的實際意義,提高管理力度,使檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

        (三)構(gòu)建優(yōu)化信息整合原理

        檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中運用時,需要構(gòu)建優(yōu)化信息整合原理,具體可以通過以下兩個方面來了解,第一,檔案整合工作能夠構(gòu)建良好的檔案管理模式,達到提高工作效率的目的,但在整合的過程中,為了提高整合科學性,需要將檔案管理工作進行分類,并構(gòu)建完善的分工模式,提高檔案信息整合的工作效率,發(fā)揮出檔案管理的實際意義。另外,由于檔案管理各部門之間的工作具有一定的聯(lián)系,為了保障檔案管理工作穩(wěn)定運行,需要在信息整合工作之前,分析檔案整合目標,并按照這一方向進行信息整合工作,發(fā)揮出檔案管理的實際意義,推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

        結(jié)論:綜上所述,在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,為了提高檔案管理的科學性,需要先了解檔案管理工作運行現(xiàn)狀,并結(jié)合科技構(gòu)建完善的檔案管理模式,使檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展。另外,在對檔案資源管理工作中,為了提高信息管理多樣性的目的,需要豐富檔案管理工作中的內(nèi)涵,對信息進行整合,提高管理人員的重視程度與工作積極性,推動檔案管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

        參考文獻:

        [1] 劉芙蓉.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進措施[J].科技創(chuàng)新導報,2015,12(13):206+208.

        [2] 張長河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應用分析[J].蘭臺世界,2013(20):53-54.

        作者簡介:蘇澤汐,性別:男,民族:回族,籍貫:湖南邵陽,出生年月:1987年12月

        單位:邵陽廣播電視大學,郵編422000

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