崔舒菡

【摘要】在當(dāng)前信息環(huán)境下，煙草行業(yè)檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，向高效化、信息化、規(guī)范化方向發(fā)展，充分發(fā)揮煙草行業(yè)檔案的服務(wù)功能。本文概述基于云計(jì)算技術(shù)的檔案管理架構(gòu)，解析云計(jì)算技術(shù)相比傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，探討了煙草行業(yè)檔案創(chuàng)新管理的可行性路徑。

【關(guān)鍵詞】煙草；大數(shù)據(jù)；云計(jì)算；云檔案；檔案管理創(chuàng)新

煙草行業(yè)的檔案資料是記錄行業(yè)發(fā)展變化的重要載體，同時(shí)也為行業(yè)未來(lái)發(fā)展提供更有效的決策依據(jù)。按照山東省局公司“抓基層、打基礎(chǔ)、強(qiáng)管理、重創(chuàng)新”的整體工作思路，煙草檔案管理創(chuàng)新已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，在大數(shù)據(jù)和云訓(xùn)算技術(shù)發(fā)展下的云檔案館給煙草檔案管理工作提供了新的技術(shù)和方法，基于此展開(kāi)對(duì)相關(guān)課題的研究，具有較強(qiáng)的理論和實(shí)踐意義。

一、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)

大數(shù)據(jù)又被稱為“巨量資料”，是指無(wú)法采用常規(guī)軟件對(duì)大規(guī)模數(shù)據(jù)量進(jìn)行分析，但通過(guò)收集、整理、挖掘和分析這些數(shù)據(jù)可以提煉出決策信息幫助決策者進(jìn)行科學(xué)決策。目前，學(xué)術(shù)界總結(jié)出大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出四個(gè)特征，一是數(shù)據(jù)體量龐大，級(jí)別跨度從TB到PB；二是運(yùn)算、處理迅速；三是數(shù)據(jù)種類呈現(xiàn)形式多元化；四是價(jià)值密度不高，商業(yè)價(jià)值較高。大數(shù)據(jù)擺脫了抽樣分析的束縛，可以直接對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理。

云訓(xùn)算模式是在網(wǎng)格、并行和分布式計(jì)算的基礎(chǔ)上衍生出的訓(xùn)算模式，該訓(xùn)算模式主要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行大規(guī)模、集群化的利用，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)剩余服務(wù)器資源進(jìn)行整合，提高訓(xùn)算、存儲(chǔ)資源的性價(jià)比。較之傳統(tǒng)計(jì)算模式，云計(jì)算模式具有下述幾種顯著特征：一是計(jì)算、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的能力強(qiáng)大，主要通過(guò)大規(guī)模、大數(shù)量的訓(xùn)算機(jī)集群進(jìn)行組合，增強(qiáng)系統(tǒng)的訓(xùn)算能力；二是共享存儲(chǔ)中心安全可靠，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)往往會(huì)形成多個(gè)可以相互復(fù)制和檢測(cè)的備份，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，可以通過(guò)備份恢復(fù)，此外，云平臺(tái)中的數(shù)據(jù)交由專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行統(tǒng)一管理，有助于增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性；三是“云”可以視為龐大的資源庫(kù)，用戶按照具體的需求量，以計(jì)量的方式計(jì)價(jià)，而且不需要考慮前期的設(shè)施和硬件投入。因此用戶可以充分享受云計(jì)算所帶來(lái)的低成本優(yōu)勢(shì)。

二、云檔案館模式及其的優(yōu)點(diǎn)

（一）云檔案館管理架構(gòu)模型概述

大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)下的云檔案館為檔案管理提供了新的技術(shù)視角：一方面，將煙草行業(yè)有意義的紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化即時(shí)錄人數(shù)據(jù)庫(kù)，為各部門和個(gè)體提供網(wǎng)上查詢的功能；另外，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，糅合煙草行業(yè)的OA系統(tǒng)、專賣管理信息系統(tǒng)、資金監(jiān)管平臺(tái)等主營(yíng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)用、檔案檢索與電子全文對(duì)號(hào)人座，完成OA文件在線歸檔功能。在這種模式下，電子、紙質(zhì)檔案管理主要由不同的云檔案業(yè)務(wù)分館完成，如接收檔案、輸入信息、調(diào)整檔案和分門別類等。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)各業(yè)務(wù)分館可以通過(guò)授權(quán)訪問(wèn)云檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以通過(guò)付費(fèi)的方式訪問(wèn)外館檔案數(shù)據(jù)。

云檔案管理模型是依托云平臺(tái)構(gòu)建的一種模型，主要由3層框架構(gòu)成，分別為用戶訪問(wèn)接口層、系統(tǒng)管理層和核心服務(wù)層。用戶接口層提供云檔案的普適訪問(wèn)服務(wù)，即不限時(shí)間地點(diǎn)，隨時(shí)隨地的訪問(wèn)，包括Web門戶、命令行、Web服務(wù)等；系統(tǒng)服務(wù)層作為基礎(chǔ)層提供保障促使核心服務(wù)層正常工作，提供的保障包括安全管理、運(yùn)維管理和服務(wù)質(zhì)量保證等，由于煙草各部門業(yè)務(wù)較為密集和廣泛，所以煙草檔案云平臺(tái)的數(shù)據(jù)規(guī)模通常較為龐大，而且系統(tǒng)復(fù)雜性較強(qiáng)，因此，需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)獨(dú)立、專門的系統(tǒng)管理模塊，旨在促使煙草檔案管理的安全性、高效性；核心服務(wù)層是整個(gè)模型的“心臟”，主要由三個(gè)子服務(wù)層構(gòu)成，分別為基礎(chǔ)設(shè)施、平臺(tái)和應(yīng)用服務(wù)層，其中，基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)層的構(gòu)成要素為網(wǎng)絡(luò)資源和檔案館現(xiàn)行服務(wù)器，各模塊分館以此為平臺(tái)向云檔案總館傳遞基礎(chǔ)設(shè)施配置信息，同時(shí)共享云檔案基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）云檔案館相比普通數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)

1.有利于信息的公開(kāi)。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃向上使檔案數(shù)據(jù)中心利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬化技術(shù)，經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)互連和館際互借可不斷加強(qiáng)館藏?cái)?shù)量，破除孤島效應(yīng)，同時(shí)管理和享用檔案資源、優(yōu)化資源利用率。

2.有助于對(duì)煙草行業(yè)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。當(dāng)前各地區(qū)的數(shù)字檔案管理通常都有自己的管理模式，標(biāo)準(zhǔn)不同，資源也很閉塞，同時(shí)檔案軟件各種各樣，煙草行業(yè)尚未形成一致的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)建立云檔案管理體系可以從整體上提升煙草行業(yè)檔案管理的能力。

3.有助于增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性。采用冗余方法進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以保證系統(tǒng)全天候運(yùn)行，在加密技術(shù)的支撐下，如SSL、VPN等，可以減少安全問(wèn)題的發(fā)生；此外，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，有助于容災(zāi)等級(jí)的提升。

4.改變了原本的檔案管理方式。檔案管理將達(dá)到了無(wú)紙、虛擬、存儲(chǔ)模式多元、智能等功能，將管理者從繁雜的重復(fù)性勞動(dòng)中釋放出來(lái)。使用者可以采用直接下載到云端存儲(chǔ)的方式對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)用，在不需要借助任何硬件設(shè)備情況下可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的隨調(diào)隨用，大大提高檔案管理的利用效率。

5管理成本較低。云檔案館可以對(duì)不同區(qū)域內(nèi)的煙草系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心進(jìn)行管理，整合數(shù)據(jù)資源，節(jié)省了購(gòu)買高級(jí)別服務(wù)的成本。

6.專業(yè)人才需求量減少。云檔案館可以統(tǒng)一管理不同區(qū)域內(nèi)的煙草檔案資料，智能化的管理有助于工作效率的提升，從而解放更多勞動(dòng)力，最終降低對(duì)檔案管理人才的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭莉.新時(shí)期推動(dòng)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）.

[2]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，（6）：92農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊：工作研究第6期48-50.

[3]王娟.云計(jì)算環(huán)境下地方高校圖書館區(qū)域特色文獻(xiàn)保障體系建設(shè)與服務(wù)模式探討[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2014，（10）：24-28.