朱宸沁

【摘要】電子資源作為傳統(tǒng)文獻信息資源的一種補充形式，在圖書館館藏資源發(fā)展中的重要地位日益凸現(xiàn)。南京某高校在進行電子資源建設的時候投入了很多的物力和財力，但通過對該校電子資源的使用情況進行調查，我們發(fā)現(xiàn)結果并不理想。由此，我們不禁思考其中存在的成本管理問題，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案。

【關鍵詞】電子資源 成本 成本效益原則

一、成本構成

電子資源的成本可以分為前期投入和后期運營兩大部分。

（一）前期投入由兩方面的成本構成——硬件投入和軟件投入

（1）硬件投入主要是一些為了購置固定資產(chǎn)、基礎設施等發(fā)生的費用，具體包括計算機、服務器、辦公家具、辦公自動化設備、存儲設備以及網(wǎng)絡通訊成本等，是電子資源得以運行的基礎設施的投入。

（2）電子資源的軟件投入不僅包括購置的數(shù)據(jù)庫成本，系統(tǒng)管理、維護的管理軟件、安全軟件、存儲軟件等軟件成本，還包括人員培訓成本等。數(shù)據(jù)庫的購置成本是很大的一部分，包括購買電子出版物、數(shù)據(jù)庫使用權等。人員培訓成本包括對員工的培訓成本和對用戶的培訓成本兩個部分。

（二）后期運營的成本同樣來自兩個方面——固定成本和變動成本

（1）固定成本來自人員成本，網(wǎng)絡運營成本和固定資產(chǎn)折舊。人員成本包括圖書館內電子資源管理和服務人員的工資、福利和提供專項服務的額外報酬。網(wǎng)絡運營成本主要是一些網(wǎng)絡常規(guī)的維護費用，萬維網(wǎng)網(wǎng)費以及必要的流量費用等等。而折舊費用來自于上述前期投入中的固定資產(chǎn)的折舊，電子設備的更新?lián)Q代速度是很迅速的。

（2）變動成本是總支出隨業(yè)務量變化正比例變動的成本。它包括通信成本和信息傳送費，是隨著電子資源和網(wǎng)站點擊量增加而增加的部分。也就是使用電子資源的人越多，變動成本相應的就越多。

二、問題分析

針對上述成本問題，我們將從成本效益原則出發(fā)，討論我校圖書館電子資源的成本控制部分。出于高校圖書館電子資源的公益性，效益主要是來自非貨幣收益，分為三部分。一是電子資源利用情況，二是給使用者帶來的效益，三是給學校帶來的效益。

（1）電子資源利用情況是電子資源效益的主要構成部分，它是指用戶通過瀏覽、登錄、檢索、下載、打印、館際文獻傳遞等方式利用電子資源數(shù)量的統(tǒng)計信息。由于我們難以獲得網(wǎng)站具體的每天點擊量與下載量，因而我們通過非隨機抽樣的方式，在校園各處詢問本校學生相關的使用情況。最后，統(tǒng)計結果顯示：在受訪的253名學生中，知道我校數(shù)字資源系統(tǒng)的有168人，了解率為66.4%；而僅有62名同學表示曾使用過圖書館官網(wǎng)上的數(shù)字資源，使用率僅為24.5%。

（2）用戶作為電子資源的服務主體，在考慮電子資源的效益時是不可忽略的重要因素。電子資源的好處肯定是巨大的，不僅能滿足用戶的各方面信息需求，還免去了用戶要親自到圖書館和信息服務機構去查詢的麻煩，節(jié)約了用戶往返圖書館以及查詢圖書的時間，促進和提高用戶的科研水平、學習能力。

但是盡管存在著這諸多好處，在上述調查中使用過學校數(shù)字資源導航的62名學生中，滿意或是基本滿意的僅為43人，滿意率大致上為70%，并沒有很高。結合我們小組自身的使用情況，問題的來源主要有兩點——首先，部分電子資源質量差、水平低。我們在使用過程中，發(fā)現(xiàn)了幾篇文獻竟是來自于高中生，這不禁讓人對于資源的質量產(chǎn)生了不好的印象與感觀。再者，我們認為不同的數(shù)據(jù)庫之間存在很大一部分重復與交叉。當我們在“超星數(shù)字圖書館”和“書生之家”兩個數(shù)據(jù)庫中搜索“傳統(tǒng)文化”關鍵字，出來的首頁搜索結果中前12個有2個重復。這樣的重復在一定程度上也使得電子資源的效益受損，影響用戶的使用效率。

（3）高校圖書館電子資源的建設絕不僅僅為學生帶來便利，對于高校也有好處，比如說有利于提高高校教育的質量，從而促進高校競爭力的提升。但是一定程度上，學校效益等于用戶效益總和。高校致力于這一切的初衷就是為了學生的發(fā)展和教育，如果用戶的效益差強人意，那么學校的行為就造成了資源的浪費。那么從上述用戶情況來看，這方面同樣并不完善。

三、解決方案

根據(jù)上述問題我們認為，圖書館電子資源的管理主要需要在兩個方面加強，一個是數(shù)據(jù)庫購買過程中的質量和成本管理，另一個是購買后在校內的宣傳與推廣。針對這兩個方面，我們提出以下解決方案：

（一）數(shù)據(jù)庫購買過程中的成本管理

（1）調查與分析階段成本管理。調查與分析階段成本管理的主要措施包括：①參照其他高校購買數(shù)據(jù)庫的情況確定要試用或購買的數(shù)據(jù)庫。②可以與數(shù)據(jù)庫供應商協(xié)商，由數(shù)據(jù)庫供應商提供調查費用，圖書館進行實際操作進行用戶調查。

（2）實施階段的成本管理。實施階段成本管理的目標是對數(shù)字圖書館信息資源建設項目的成本進行動態(tài)的管理，實現(xiàn)數(shù)字圖書館信息資源建設項目經(jīng)費的最合理利用。主要工作是確定價格。

（3）提供服務與總結評價階段的成本管理。提供服務與總結評價階段的成本管理的主要目標是對項目建設中的經(jīng)費使用進行統(tǒng)計和控制，保證資金使用的合理性，并為以后的建設提供借鑒資料。同時運用相應的會計方法進行經(jīng)費的控制分析。

（二）校內的宣傳與推廣

在固定成本占比較大的情況下，只有用戶使用的檢索次數(shù)越多，資源利用率越高，平均使用成本才會降下來。因此提高資源利用率應成為學校圖書館追求的目標，據(jù)此重視電子資源的宣傳與推廣是必不可少的：

（1）用戶培訓。即利用講座來介紹圖書館的電子資源以及每種資源的使用方法，比如新生的入館教育、研究生和教師的專場講座。

（2）資料宣傳。將一些資料放到圖書館大廳的報欄中由用戶自由取閱，其中包括各部門撰寫的數(shù)據(jù)庫介紹和使用指南的宣傳單，還有數(shù)據(jù)庫商提供的使用說明：在培訓講座中，給參加的用戶發(fā)送相關的電子資源宣傳單等資料。

（3）培養(yǎng)重點用戶。通過對重要用戶進行走訪，面對面地與他們溝通與交流，有針對性地介紹圖書館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，介紹數(shù)據(jù)庫的新功能，掌握用戶在使用數(shù)據(jù)庫過程中的問題和困難，了解他們的需求，征求他們的意見和想法等。