文/通化市科技情報研究所 崔韓

檔案部門的管理是科技情報為社會提供更好服務(wù)的前提，而科技情報檔案的管理則是保證科技部門管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。辦公現(xiàn)代化潮流涌進，檔案管理的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。如何通過規(guī)范的檔案管理工作，加強科技部門的辦公管理智能，提高科技管理者職業(yè)素養(yǎng)，是相關(guān)單位應(yīng)該重視的問題。

一、科技情報檔案資源管理存在的問題

（一）重視程度不夠，管理職責(zé)不清。現(xiàn)在我國雖說有的科技管理部門已開始對科技情報檔案建設(shè)工作重視起來，但仍然沒有真正發(fā)揮檔案建設(shè)工作應(yīng)有的價值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因為有關(guān)的檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時間受到制約，因而使檔案管理建設(shè)在現(xiàn)在科技情報檔案管理部門中的作用很難實現(xiàn)。另一方面，大多數(shù)檔案管理人員對檔案管理建設(shè)的理論知識掌握不到位，所以就使有關(guān)的管理人員不能有效意識檔案管理建設(shè)的重要性，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問題，給檔案的管理造成嚴重影響。

（二）檔案信息沒有得到充分挖掘。當(dāng)前科技情報檔案資料涉及的內(nèi)容較為單一，缺乏豐富生動的素材，這對于檔案資源的開發(fā)與利用造成了一定的阻礙，尤其對于單位成立時間較晚的，能夠利用科技情報檔案進行工作評估的資料就顯得微乎其微了。還有些并沒有認識到檔案資源對于工作評估的重要程度，對于科技情報檔案的館藏并不熟悉，檔案資源的開發(fā)與利用不夠深入，限制了檔案在工作評估中作用的發(fā)揮。

（三）科技情報檔案的收集、歸類和保管的流程缺少現(xiàn)代化?？萍紕?chuàng)新在不斷地改革，科技部門管理工作也在不斷變化，而電子檔案的更新不夠及時，使得檔案信息前后不能統(tǒng)一。這都是檔案收集、歸檔的工作流程不規(guī)范造成的?！稒n案管理制度》本身對科技部門檔案管理的收集與整理做了總的要求，但在具體實施中，并沒有可行的方法流程規(guī)定，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。加上科技情報檔案的收集不及時，分散存放在個人手中，造成了一些檔案資源的無形流逝，在查詢科技情報檔案的過程中有名無實，拉低了檔案的真實性。

二、加強科技情報檔案管理工作的措施

（一）擺正科技情報檔案管理工作的位置。檔案建設(shè)工作是一項基礎(chǔ)工作，涉及科技情報檔案管理部門工作的方方面面，在科技情報檔案管理部門發(fā)展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達和交流溝通上，新的社會發(fā)展形勢賦予了檔案新的內(nèi)涵和意義。因此，科技情報檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案管理建設(shè)的重視程度。首先，科技情報檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從提升領(lǐng)導(dǎo)干部的認識入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認識到做好檔案建設(shè)工作的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細化分工，對每一項具體的工作設(shè)置專職的管理崗位，將檔案建設(shè)工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動，使工作人員認識到檔案的重要性。最后，科技情報檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及與檔案管理建設(shè)有關(guān)的知識，使全體工作人員意識到檔案管理建設(shè)的重要性。

（二）增強科技情報檔案管理的安全性。檔案管理現(xiàn)代化對現(xiàn)在的科技情報有很重要的作用，只有科技情報檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對相應(yīng)的檔案管理建設(shè)人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，科技情報者應(yīng)主動推廣計算機知識與網(wǎng)絡(luò)安全知識，使科技情報內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

（三）加強硬件建設(shè)，科學(xué)管理科技情報檔案?？萍记閳髾n案管理部門要及時更新檔案管理建設(shè)設(shè)備，為檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進行提供物質(zhì)保障。首先，科技情報檔案管理部門要積極引進一些操作便捷的先進設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)。其次，為了保證檔案信息的安全，科技情報檔案管理部門要引進計算機輔助系統(tǒng)。最后，科技情報檔案管理部門要及時淘汰舊的檔案設(shè)備。

（四）健全組織領(lǐng)導(dǎo)部門，提高檔案管理人員整體水平。檔案建設(shè)離不開一支精英隊伍的支持，因此科技情報部門首先要建立起一支適應(yīng)現(xiàn)代化的工作人員隊伍，為檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進行提供人才保障。首先，科技情報檔案管理部門要提升檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗的考察，從源頭上提升檔案管理建設(shè)隊伍的整體素質(zhì)。其次，科技情報檔案管理部門要加強對檔案建設(shè)工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里學(xué)習(xí)并借鑒一些好的經(jīng)驗和做法，不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。再次，科技情報檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極對檔案管理人員進行專業(yè)知識考核，確保其專業(yè)能力過關(guān)。最后，科技情報檔案管理部門要對一些不能勝任檔案管理建設(shè)工作的工作人員進行及時教育，防患于未然。