付敏 吳艷 張偉娜

【摘 要】論文分析了采購(gòu)業(yè)務(wù)在企業(yè)中扮演的角色，根據(jù)國(guó)內(nèi)中小企業(yè)的實(shí)際情況指出了采購(gòu)在組織內(nèi)部存在一個(gè)突出的問(wèn)題即采購(gòu)信息處理與共享傳遞問(wèn)題，論文通過(guò)實(shí)際需求設(shè)計(jì)不同的采購(gòu)輔助工具，通過(guò)數(shù)據(jù)的對(duì)比顯示出使用工具前后的工作效率提升比率，采購(gòu)中工具使用對(duì)采購(gòu)信息流的管理起著重要作用。

【Abstract】The paper analyzes the role of purchasing business in enterprises. According to the actual situation of small and medium-sized enterprises in China， it points out that there is a prominent problem in purchasing within the organization， that is， the processing and shared transfer of procurement information. Based on the actual demand， different procurement aids are designed. The comparison of the data shows the efficiency improvement rate of the work before and after the use of the tool. The use of tools in purchasing plays an important role in the management of purchasing information flow.

【關(guān)鍵詞】采購(gòu)；信息處理；共享；輔助工具

【Keywords】 procurement； information processing； shared； support tools

【中圖分類(lèi)號(hào)】F273 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）11-0038-02

1 采購(gòu)業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)部扮演的角色

采購(gòu)業(yè)務(wù)在企業(yè)中是保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持企業(yè)持續(xù)成本化，確保企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量滿(mǎn)足客戶(hù)需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)存貨投資和損失的最小化，提高公司的盈利水平和競(jìng)爭(zhēng)地位的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。采購(gòu)工作涉及收集信息，詢(xún)價(jià)，比價(jià)、議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購(gòu)，訂購(gòu)，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款等，這些采購(gòu)工作過(guò)程正是與企業(yè)內(nèi)部需求部門(mén)以及外部的供應(yīng)商共同合作而滿(mǎn)足各方需要的過(guò)程，那么作為一個(gè)企業(yè)內(nèi)外部溝通的樞紐，采購(gòu)信息流的正確順暢傳遞顯得尤其重要，若信息傳遞過(guò)程中存在斷點(diǎn)信息，必然會(huì)出現(xiàn)組織間矛盾重重，影響項(xiàng)目進(jìn)度，信息無(wú)法溯源，產(chǎn)生大量的核對(duì)工作。

2 中小型制造企業(yè)采購(gòu)組織內(nèi)部信息傳遞過(guò)程存在的問(wèn)題

沒(méi)有適合企業(yè)的軟件工具。隨著供應(yīng)鏈管理被國(guó)內(nèi)各大企業(yè)青睞，有些企業(yè)已開(kāi)始購(gòu)買(mǎi)并使用ERP系統(tǒng)，MDM公共數(shù)據(jù)編碼平臺(tái)等物流信息系統(tǒng)，起到了一定的信息化管理作用，但受各種條件的制，這些系統(tǒng)也存著不同的問(wèn)題。比如有些大型企業(yè)引進(jìn)了管理系統(tǒng)軟件，軟件的設(shè)計(jì)是站在集團(tuán)的高度進(jìn)行設(shè)計(jì)，而每個(gè)成員公司因業(yè)務(wù)不同存在著個(gè)體差異，加之平臺(tái)使用上存在人工配合的問(wèn)題，使得軟件平臺(tái)使用的模塊并不能惠及所有成員公司的所有采購(gòu)業(yè)務(wù)，某些工作還必須維持原有的工作模式，這樣就造成了信息共享不完全，不徹底的現(xiàn)狀。而有些中小企業(yè)由于資金問(wèn)題無(wú)法引入這些軟件實(shí)現(xiàn)信息共享。

采購(gòu)工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率低，對(duì)于采購(gòu)品種繁多，采購(gòu)頻率高，數(shù)量大的制造型中小企業(yè)，經(jīng)常發(fā)生原材料不能及時(shí)供應(yīng)容易出現(xiàn)整臺(tái)設(shè)備等個(gè)別零部件的停工待料現(xiàn)象，這種情況很難提前預(yù)警。由于原材料供應(yīng)不上造成拖期不僅使中小企業(yè)遭受拖期罰款的經(jīng)濟(jì)損失，而且給中小企業(yè)的聲譽(yù)造成很?chē)?yán)重的影響。在采購(gòu)信息的傳遞上存在拖延現(xiàn)象，各部門(mén)間存在溝通壁壘，扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重。

3 企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)信息流整合

企業(yè)內(nèi)部的信息流主要包括企業(yè)內(nèi)原材料、半成品、產(chǎn)成品物流以及生產(chǎn)過(guò)程物流和與之相關(guān)的物流成本核算所產(chǎn)生的信息流動(dòng)；企業(yè)間的信息流主要包括企業(yè)間訂貨、收貨、發(fā)貨、中轉(zhuǎn)、代理以及核算等活動(dòng)所產(chǎn)生的物流信息。企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)整合的信息是采購(gòu)業(yè)務(wù)連接各組織和供應(yīng)商各方的溝通載體，采購(gòu)物項(xiàng)就是通過(guò)信息流這條紐帶將供應(yīng)商和企業(yè)內(nèi)部各組織集成起來(lái)，供應(yīng)鏈中各個(gè)階段準(zhǔn)確的信息是企業(yè)決策的有力支持和依據(jù)，能有效降低企業(yè)運(yùn)作中的不確定性，提高采購(gòu)過(guò)程中的反應(yīng)速度。

本文所述的企業(yè)內(nèi)部信息流主要是以項(xiàng)目采購(gòu)訂單為驅(qū)動(dòng)，刺激采購(gòu)、入庫(kù)、制造、倉(cāng)儲(chǔ)、對(duì)賬等一系列動(dòng)作并如實(shí)記錄其相關(guān)信息的過(guò)程，實(shí)現(xiàn)信息流的不間斷流動(dòng)，同時(shí)保證企業(yè)資金良性運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)信息流整合正是指將企業(yè)內(nèi)部的信息和部分外部可用信息串聯(lián)在一起為公司內(nèi)部各部門(mén)共享。

4 設(shè)計(jì)適合企業(yè)的信息共享工具

在中小企業(yè)中的采購(gòu)工具無(wú)論是大型還是小型，無(wú)論是購(gòu)買(mǎi)還是自行設(shè)計(jì)均需以不增加工作量，適合企業(yè)自身業(yè)務(wù)，直觀發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等為原則開(kāi)展，這樣鏈條上各種角色的人員才能夠積極配合，達(dá)到共同加快采購(gòu)生產(chǎn)速度的目的。同時(shí)，為了規(guī)避大型軟件系統(tǒng)中存在的使用上的問(wèn)題，需要對(duì)中小型企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)流程，庫(kù)房入庫(kù)流程，支付流程，程序規(guī)定均有清晰的了解并能站在整個(gè)信息鏈路角度思考工具設(shè)計(jì)問(wèn)題。本文提出了一種用VBA編程的方式設(shè)計(jì)EXCEL表格工具，該工具不僅可以減少每個(gè)環(huán)節(jié)的工作量，而且可以使信息流鏈條上每個(gè)人均能時(shí)時(shí)清晰獲知自己想要的信息，僅僅需要鏈條上各角色的人員配合使用。

4.1 物料信息工具設(shè)計(jì)

為了保證采購(gòu)信息流中的組織和個(gè)人能夠直觀時(shí)時(shí)得到想要的信息，需要將時(shí)間信息轉(zhuǎn)換成直觀的文字信息，并組織信息流上的相關(guān)人員共同維護(hù)基礎(chǔ)信息，用excel編程的方式轉(zhuǎn)換成文字信息。在進(jìn)行信息維護(hù)時(shí)需要人員進(jìn)行錄入，為了減少錄入的工作量，本文用VBA編程的方式設(shè)計(jì)excel，使得維護(hù)人員僅需一個(gè)按鍵就可以完成相關(guān)工作。

按實(shí)際到貨及入庫(kù)情況進(jìn)行信息維護(hù)后，在另一個(gè)sheet頁(yè)面可非常直觀地查看物料位置，跟催狀態(tài)，物料在采購(gòu)組、在供應(yīng)商處、到貨在庫(kù)房停留的時(shí)間等信息.

4.2 支付環(huán)節(jié)的信息流工具設(shè)計(jì)

采購(gòu)組還有一項(xiàng)工作就是支付環(huán)節(jié)，采購(gòu)組每天均會(huì)接收很多發(fā)票，按照企業(yè)內(nèi)部要求，同一物項(xiàng)的資金支付需要發(fā)票和入庫(kù)文件，合同文件等文件信息同時(shí)具備時(shí)方可開(kāi)展支付流程，而且每一個(gè)項(xiàng)目均在不同的時(shí)間點(diǎn)出現(xiàn)，這就造成了采購(gòu)組每天都會(huì)接收到毫無(wú)關(guān)聯(lián)的碎片信息，為了更快速和直觀地發(fā)現(xiàn)哪些訂單滿(mǎn)足支付條件并快速定位該訂單的位置，本文提出了一種快速整理碎片信息的方法和使用工具。即接收到發(fā)票和支付文件時(shí)均對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，并將信息錄入到excel表格中，以共有信息為基準(zhǔn)公式自動(dòng)找出發(fā)票對(duì)應(yīng)的文件信息。

4.3 BOM表統(tǒng)計(jì)與跟蹤工具

為項(xiàng)目物料統(tǒng)計(jì)工具，庫(kù)房管理人員可以在接到項(xiàng)目上確認(rèn)的全部物料下單完成的通知，一鍵完成項(xiàng)目物料的統(tǒng)計(jì)，工具上可直觀地看到項(xiàng)目中任何一項(xiàng)物料是在采購(gòu)階段還是在庫(kù)房，若在庫(kù)房，那么這項(xiàng)物料所在的位置號(hào)可直接顯示出來(lái)。最終可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目從BOM到產(chǎn)品的自動(dòng)流轉(zhuǎn)。

5 結(jié)論

通過(guò)調(diào)研，我國(guó)中小生產(chǎn)企業(yè)數(shù)量眾多，采購(gòu)物項(xiàng)存在種類(lèi)繁雜、批量小、多批次等特點(diǎn)，若要提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，增強(qiáng)中小企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，勢(shì)必需要提高采購(gòu)效率，共享采購(gòu)信息，達(dá)到企業(yè)快速運(yùn)轉(zhuǎn)并滿(mǎn)足客戶(hù)的需求。適當(dāng)?shù)墓ぞ呤沁_(dá)到這一效果的有效途徑，工具的引進(jìn)與設(shè)計(jì)因企業(yè)而異，不可一概而論，還需要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)來(lái)考慮。