禤俊峰

（廣州大學(xué)紡織服裝學(xué)院電子與信息工程系，廣州 510165）

0 引言

隨著科技的發(fā)展，高校對(duì)學(xué)生的管理向著更加高效、細(xì)致的方向發(fā)展。輔導(dǎo)員作為學(xué)生管理工作的核心節(jié)點(diǎn)，承擔(dān)了上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、監(jiān)控輔導(dǎo)的管理任務(wù)。一般情況下，一名輔導(dǎo)員需要管理多個(gè)班級(jí)數(shù)百名學(xué)生，除了定期召開班級(jí)會(huì)議，開展課外活動(dòng)之外，對(duì)大量的政策文件的通知、突發(fā)事件的通報(bào)以及單獨(dú)對(duì)學(xué)生進(jìn)行溝通，必須利用即時(shí)通訊工具來(lái)完成。從電信科技的發(fā)展軌跡看來(lái)，即時(shí)通訊工具在我國(guó)從無(wú)到有，經(jīng)歷了電子郵件、手機(jī)、QQ和微信，每一次發(fā)展都極大提升了管理工作的效率[1]。但大多數(shù)學(xué)生管理人員對(duì)各種通訊工具特性的不熟悉，在使用上沒(méi)有形成統(tǒng)一有效的策略，造成了一定的管理問(wèn)題，為應(yīng)對(duì)這種問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)各種即時(shí)通訊工具的技術(shù)特點(diǎn)，研究制定一種合理的管理策略，物盡其用，以達(dá)到及時(shí)、高效、準(zhǔn)確的管理目的。

1 各種即時(shí)通訊工具在高校學(xué)生管理上的優(yōu)勢(shì)和缺陷

目前主流的即時(shí)通訊工具主要有：手機(jī)通訊、電子郵件、QQ、微信等，這些工具的載體，使用方法，面向人群都有自己的定位，應(yīng)用于高校學(xué)生管理工作有著各自的優(yōu)勢(shì)和缺陷，下面將對(duì)它們進(jìn)行逐一分析。

1.1 手機(jī)通訊

手機(jī)的即時(shí)通訊功能在于電話、短信和彩信功能，可確保信息在最快的速度實(shí)現(xiàn)師生溝通。手機(jī)通訊可實(shí)現(xiàn)即時(shí)一對(duì)一溝通，傳遞信息準(zhǔn)確[2]。

手機(jī)通訊的電話功能需要雙方以口述方式進(jìn)行信息傳遞及確認(rèn)，存在耗時(shí)較長(zhǎng)、傳遞的信息量有限、難以留下具體的溝通記錄、費(fèi)用較高等問(wèn)題，適用于對(duì)個(gè)別學(xué)生的一對(duì)一談話，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)群體學(xué)生的廣播傳達(dá)。

手機(jī)的短信功能可快速傳輸文字信息，輔導(dǎo)員可組織精煉準(zhǔn)確的短信，單獨(dú)或群發(fā)給學(xué)生。但是短信群發(fā)的操作較為繁瑣，費(fèi)用也較高，文字也局限于一百字以內(nèi)，無(wú)法支持對(duì)內(nèi)含表格、圖片文檔類通知進(jìn)行發(fā)送。短信適用于對(duì)少數(shù)學(xué)生的精準(zhǔn)快速通知，對(duì)需要集中學(xué)習(xí)、集體探討等情況無(wú)法良好應(yīng)對(duì)。

手機(jī)上的彩信的功能可利用移動(dòng)數(shù)據(jù)發(fā)送圖片、聲音、視頻等多媒體信息，但此功能主要面向個(gè)人娛樂(lè)使用，在正規(guī)的管理場(chǎng)合無(wú)法應(yīng)用，現(xiàn)已被QQ或微信等軟件取代。

1.2 QQ/TIM

QQ是一種提供對(duì)文字、語(yǔ)音、文件進(jìn)行收發(fā)的即時(shí)通訊軟件，利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)，同時(shí)支持電腦、手機(jī)、平板等應(yīng)用平臺(tái)，支持一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)多的通訊應(yīng)用場(chǎng)合[3]。

利用QQ群來(lái)管理高校學(xué)生的優(yōu)勢(shì)是明顯的。QQ群可由學(xué)生管理教師建立，任命班干部為管理員，學(xué)生入群實(shí)名備注，通知可發(fā)布群公告，政策、公示等文檔可上傳群共享文件，學(xué)生有問(wèn)題可及時(shí)在群上或私聊溝通，學(xué)生也可翻查聊天記錄以獲取歷史信息。QQ的企業(yè)版本TIM更可與Office辦公軟件無(wú)縫對(duì)接，對(duì)各種文檔實(shí)現(xiàn)快速處理，應(yīng)用到學(xué)生管理中也有極大優(yōu)勢(shì)。

1.3 電子郵件

電子郵件支持一對(duì)一、一對(duì)多的長(zhǎng)文件和附件發(fā)送，郵件的往來(lái)都保存于郵件服務(wù)器，常用于正式文本的收發(fā)。

在學(xué)生管理的應(yīng)用上，電子郵件可對(duì)重大政策文件、公示等進(jìn)行集體群發(fā)，或用于收集學(xué)生干部呈報(bào)的文檔。但電子郵件的即時(shí)性較差，收發(fā)信息的過(guò)程也較為繁瑣。

1.4 微信

微信是面向移動(dòng)通訊平臺(tái)的即時(shí)通訊軟件，利用了智能手機(jī)上的麥克風(fēng)、聽筒、攝像頭、衛(wèi)星定位裝置等硬件模塊，強(qiáng)化了語(yǔ)音、視頻、定位等多媒體通訊性能，增加了二維碼掃描、公眾號(hào)、朋友圈、錢包支付、小程序等企業(yè)推廣工具，但一定程度上簡(jiǎn)化了群管理、歷史消息搜索、文件傳輸?shù)壬a(chǎn)力功能。

微信作為高校學(xué)生管理工具有著強(qiáng)大的群眾基礎(chǔ)，絕大部分教師和學(xué)生都長(zhǎng)期保持微信在線。公眾號(hào)的存在使得活動(dòng)、通知信息的發(fā)布提供了極大的便利[4]。但是微信在辦公功能上有所削弱，導(dǎo)致應(yīng)用在學(xué)生管理上存在著各種問(wèn)題[5]。在群管理上，由于沒(méi)有管理員機(jī)制，群成員管理松散，無(wú)效信息泛濫；追溯歷史信息也存在不足，存在文檔、圖片過(guò)期等問(wèn)題。對(duì)文檔管理的能力較弱，在手機(jī)端轉(zhuǎn)發(fā)和編輯文檔體驗(yàn)不佳。

2 高校學(xué)生管理工作中使用即時(shí)通訊工具的現(xiàn)狀分析

目前，高校學(xué)生管理工作上對(duì)上述四種即時(shí)通訊工具都有使用的情況，但各有側(cè)重。以我院為例，除了重要事情通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布之外，教務(wù)處、招生就業(yè)處等部門發(fā)布信息以QQ為主；學(xué)生處的行政通知以QQ為主，團(tuán)委發(fā)布活動(dòng)信息以微信為主；系部通知在微信、QQ、手機(jī)短信同時(shí)發(fā)布；任課教師多以電話、QQ、郵箱聯(lián)系學(xué)生。

輔導(dǎo)員作為學(xué)生管理的核心節(jié)點(diǎn)，一方面要配合上級(jí)部門通知要求，另一方面需要對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理溝通，在面對(duì)上級(jí)部門在多種通訊平臺(tái)上的零散信息，如直接在同平臺(tái)轉(zhuǎn)發(fā)，學(xué)生在多平臺(tái)轉(zhuǎn)換上或?qū)⒃斐梢苫笈c混亂，使管理的效率變低。因此，輔導(dǎo)員應(yīng)對(duì)不同通訊平臺(tái)的信息進(jìn)行優(yōu)化整合，并制定一種以某種通訊工具為主力，以其他通訊工具為補(bǔ)充的管理策略。根據(jù)對(duì)我院輔導(dǎo)員的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)主要有兩種管理策略，一種以QQ為主，另一種以微信為主。

使用QQ為主要通訊工具的多數(shù)是從事工作多年的輔導(dǎo)員，他們?cè)谖⑿派形疵媸罆r(shí)便擔(dān)任學(xué)生管理工作，已形成一套以QQ群管理班級(jí)，手機(jī)通訊處理突發(fā)事件的管理機(jī)制。這種機(jī)制在以往是有效的，但隨著微信的流行，學(xué)生登錄QQ的意愿有所降低，雖然已要求學(xué)生每天至少登錄一次QQ查看班級(jí)群消息，但仍有一部分學(xué)生長(zhǎng)期不登錄QQ，導(dǎo)致通知信息未能及時(shí)送達(dá)，也不能保證僅使用QQ可以第一時(shí)間找到學(xué)生。同時(shí)，由于上級(jí)部門使用微信發(fā)送的通知以及公眾號(hào)鏈接增多，需要逐一轉(zhuǎn)發(fā)到班級(jí)QQ群上，然而微信與QQ的信息相互獨(dú)立，無(wú)法快速轉(zhuǎn)發(fā)，需要先在微信保存到手機(jī)，再由QQ打開發(fā)送，效率極低。

使用微信為主要通訊工具的輔導(dǎo)員逐年增多，原因有：越來(lái)越多的信息經(jīng)由微信發(fā)布、學(xué)生在私人事務(wù)和娛樂(lè)上更多的使用微信、新入職的年輕輔導(dǎo)員更熟悉微信的使用等。但使用微信來(lái)管理學(xué)生也會(huì)存在一些問(wèn)題：首先，仍有多數(shù)的上級(jí)部門使用QQ發(fā)送信息，轉(zhuǎn)發(fā)到微信的工作量更大。其次，微信收到的文檔文件，需要第三方軟件打開查看，若要編輯更需要把手機(jī)鏈接到電腦后，在電腦上打開編輯，雖然微信PC版可接收文件在一定程度減少了麻煩，但微信在聊天文件管理的薄弱是先天的，無(wú)法達(dá)到QQ水平。再次，微信上的群監(jiān)管缺失，無(wú)法嚴(yán)格控制群成員，導(dǎo)致無(wú)效、虛假信息泛濫，通知的時(shí)效性短。也有部分輔導(dǎo)員采用微信為主，QQ為輔的模式，日常管理在微信上進(jìn)行，文件資料發(fā)送到QQ，并在微信通知學(xué)生登錄QQ下載。

3 即時(shí)通訊工具應(yīng)用于高校學(xué)生管理的優(yōu)化策略

面對(duì)多樣的即時(shí)通訊工具，高校學(xué)生管理人員已根據(jù)實(shí)際情況需要和使用習(xí)慣選用了主要及次要通訊工具，并制定了相應(yīng)的管理策略，雖然在一定程度上整合在不同平臺(tái)上的通知信息，但對(duì)于成員管理、及時(shí)傳達(dá)、文檔編輯上面尚存在多少的問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。

3.1 高校學(xué)生管理模型

高校學(xué)生管理的簡(jiǎn)化模型見圖1，可見學(xué)院上級(jí)部門絕大部分對(duì)學(xué)生的管理任務(wù)都通過(guò)輔導(dǎo)員/班主任實(shí)施，主要有三個(gè)方面。在日常管理方面，需要使用到即時(shí)通訊工具的有：各部門的政策通知的電子文件發(fā)布，對(duì)政策通知文件的說(shuō)明，對(duì)學(xué)生信息的收集整理等，這些都需要具備文件管理功能的通訊工具實(shí)施。而在緊急事件處理方面，需要對(duì)班干部或個(gè)別學(xué)生在第一時(shí)間建立通訊，對(duì)通訊工具的時(shí)效性要求較高。在活動(dòng)宣傳方面，主要以文字、圖片、網(wǎng)頁(yè)鏈接、公眾號(hào)推送為主，要求通訊工具的多媒體處理能力強(qiáng)。

圖1 高校學(xué)生管理的簡(jiǎn)化模型

3.2 管理策略設(shè)計(jì)

根據(jù)上述模型，對(duì)管理策略進(jìn)行制定，策略的制定應(yīng)先從管理的便捷、時(shí)效、準(zhǔn)確方面入手，并結(jié)合上級(jí)部門和學(xué)生的通訊特點(diǎn)來(lái)制定管理原則，如下：

（1）上級(jí)部門和學(xué)生管理使用的通訊工具盡可能統(tǒng)一；

（2）應(yīng)以一種通訊工具為主要通訊平臺(tái)，并適當(dāng)選擇其他通訊工具配合使用；

（3）通訊手段應(yīng)有冗余，增大信息傳播的覆蓋面；

（4）通訊工具的使用應(yīng)在全局上提高管理效率，不應(yīng)過(guò)分側(cè)重管理者的便利而增加學(xué)生的負(fù)擔(dān)；

（5）應(yīng)充分發(fā)揮學(xué)生干部在管理上的作用；

（6）根據(jù)實(shí)際情況，信息的下發(fā)和上傳可使用不同的通道；

（7）通訊工具的使用不能完全代替班級(jí)會(huì)議，師生面談等作用，但可用于此類事項(xiàng)的預(yù)告與通知。

在根據(jù)上述管理原則以及對(duì)各種通訊工具在學(xué)生管理上的優(yōu)缺點(diǎn)分析，現(xiàn)對(duì)基于即時(shí)通訊工具的高校學(xué)生的管理策略做出設(shè)計(jì)，并規(guī)劃具體的管理場(chǎng)合，見表1。

表1 基于即時(shí)通訊工具的高校學(xué)生管理策略規(guī)劃

在日常管理方面，群體通知使用QQ/TIM作為日常管理首選工具，建立班級(jí)辦公群，并設(shè)置學(xué)生干部為管理員，輔導(dǎo)員通過(guò)群消息、公告、文件共享發(fā)布信息，另外由班干部建立班級(jí)微信群，及時(shí)把QQ群的文字信息轉(zhuǎn)發(fā)到微信，提醒學(xué)生登錄QQ查看下載群文件，實(shí)現(xiàn)QQ和微信上雙重覆蓋。個(gè)人通知上，當(dāng)QQ未能及時(shí)聯(lián)系到學(xué)生時(shí)，使用手機(jī)通訊聯(lián)系學(xué)生本人或班干部。當(dāng)學(xué)生提交電子文檔時(shí)，使用QQ郵箱可以確保文件的收發(fā)與長(zhǎng)期保存。

在突發(fā)事件處理方面，優(yōu)先使用電話聯(lián)系學(xué)生處理，并實(shí)時(shí)電話或短信匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，后續(xù)可使用QQ/微信作為跟進(jìn)，并保留溝通記錄。

在活動(dòng)宣傳方面，充分利用微信公眾號(hào)的特點(diǎn)，由不同的部門組織建立專題公眾號(hào)，在公眾號(hào)上建立溝通機(jī)制，并要求學(xué)生關(guān)注。公眾號(hào)和學(xué)院官方網(wǎng)站上定期發(fā)布有質(zhì)量的宣傳文章，由班級(jí)宣傳委員分享到班級(jí)微信群并組織活動(dòng)，重要活動(dòng)上輔導(dǎo)員也在QQ上進(jìn)行通知和組織。

上述管理策略在日常管理、突發(fā)事件、活動(dòng)宣傳的首選工具選擇上，都使用了不同的通訊工具，確保了管理上的高效率。同時(shí)使用QQ作為各種通訊工具的核心節(jié)點(diǎn)，保證絕大部分的管理事項(xiàng)都能在QQ獲得實(shí)施，引導(dǎo)學(xué)生只需登錄QQ即可覆蓋全部信息，逐步養(yǎng)成學(xué)生每天自動(dòng)登錄QQ的良好習(xí)慣，期望最終達(dá)成只僅使用統(tǒng)一的通訊工具進(jìn)行管理的目標(biāo)。

3.3 管理實(shí)踐

在2017年間，對(duì)我院電子與信息工程系14、15、16級(jí)學(xué)生實(shí)施上述管理策略，實(shí)施過(guò)程中遇到了部分新生對(duì)微信粘性較高，不愿意使用QQ，高年級(jí)學(xué)生對(duì)公眾號(hào)信息關(guān)注較低等問(wèn)題，但通過(guò)持續(xù)的要求和推廣，學(xué)生也逐步理解并適應(yīng)了這種管理方式。最后通過(guò)對(duì)學(xué)生的調(diào)查，大部分學(xué)生都反映這種管理方式能及時(shí)、準(zhǔn)確的傳達(dá)信息，管理也更加良好有序，系部輔導(dǎo)員也認(rèn)為相較以往更有管理效率，學(xué)生與教師的工作量有一定的減少，表明這種管理策略是有一定的效果的。

4 結(jié)語(yǔ)

針對(duì)我院使用即時(shí)通訊工具管理高校學(xué)生所存在的問(wèn)題，本文通過(guò)分析四種主流通訊工具在高校管理中的技術(shù)與應(yīng)用特點(diǎn)，對(duì)學(xué)生管理人員使用通訊工具的案例進(jìn)行分析，總結(jié)提出了一種優(yōu)化管理策略，并使用本策略對(duì)我院電子與信息工程系的學(xué)生實(shí)施管理實(shí)踐，實(shí)踐表明管理效率相對(duì)以往有較大提升，對(duì)高校學(xué)生管理水平的提升有較大意義，建議推廣到全院乃至各大高校的學(xué)生管理工作。