〉〉〉〉〉 付達(dá) 姚瓊

在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常要給下屬開研究部署工作的小型會(huì)議（簡(jiǎn)稱“小會(huì)”）。這種小會(huì)既是推進(jìn)工作的有效手段，也是考驗(yàn)領(lǐng)導(dǎo)者能力的重要平臺(tái)。抓牢會(huì)議主題，抓實(shí)基本環(huán)節(jié)，并且適當(dāng)運(yùn)用一些技巧，就能提高會(huì)議效率，進(jìn)而提升領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)水平。

主題聚焦 力戒散亂

領(lǐng)導(dǎo)者給下屬開小會(huì)，最大的問題就是主題散亂，工作會(huì)容易開成空談會(huì)、訓(xùn)誡會(huì)、閑聊會(huì)、訴苦會(huì)等。領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)然可以談務(wù)虛的東西，但務(wù)虛只是會(huì)議的一部分，而不能成為會(huì)議的大部分，會(huì)議的主題應(yīng)當(dāng)是推動(dòng)某項(xiàng)工作的有效開展。為了防止主題散亂，要考慮會(huì)議時(shí)機(jī)，明確公開發(fā)言的順序和時(shí)限，關(guān)注會(huì)議的細(xì)節(jié)問題。

第一，開會(huì)時(shí)機(jī)。什么時(shí)候開會(huì)？誰(shuí)來(lái)開會(huì)？開多大規(guī)模的會(huì)？這些都要提前考慮清楚。特別是什么時(shí)候開會(huì)，更要仔細(xì)考慮。會(huì)議時(shí)機(jī)不到時(shí)，不開會(huì)；可開可不開時(shí)，不開會(huì)；準(zhǔn)備不充分、思路不清楚、任務(wù)不明確時(shí)，不開會(huì)。相反，時(shí)機(jī)到了、情勢(shì)到了、工作來(lái)了、問題出了，就必須趁熱打鐵，抓緊開會(huì)。

第二，發(fā)言順序。小型會(huì)議的發(fā)言順序很重要，既要讓大家有話可說，又要讓大家敢說、放開說。一般來(lái)說，下屬先說，領(lǐng)導(dǎo)再說；依次說完，再次補(bǔ)充；多次總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)。

第三，發(fā)言時(shí)限。限制發(fā)言時(shí)間是提高小會(huì)效率的必然要求，一般發(fā)言五分鐘左右即可，重點(diǎn)發(fā)言十分鐘也足夠了。在這方面，領(lǐng)導(dǎo)者既要作出表率，堅(jiān)決杜絕瞎扯胡侃，浪費(fèi)時(shí)間，又要在下屬發(fā)言超時(shí)時(shí)適當(dāng)提醒。當(dāng)然，限制發(fā)言時(shí)限的具體做法不應(yīng)該僵化，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況適度調(diào)整，各種會(huì)議的要求也會(huì)有所不同。

第四，重視細(xì)節(jié)。為了使會(huì)議順利進(jìn)行，特別是某些比較重要的小型會(huì)議，還要考慮很多細(xì)節(jié)。比如，會(huì)議開始前，手機(jī)要關(guān)機(jī)，安排好會(huì)議記錄人員，準(zhǔn)備好桌椅、茶水、筆記本，如果是保密型會(huì)議，開會(huì)前要強(qiáng)調(diào)保密紀(jì)律。

環(huán)環(huán)相扣 開出實(shí)效

在會(huì)議召開的具體過程中，情況不同，會(huì)議程序就不同。雖然不是每次會(huì)議都要按照某種固定的程序召開，但大多數(shù)會(huì)議都有“統(tǒng)一思想、研商工作、具體安排”三個(gè)基本環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)往往緊密相連、環(huán)環(huán)相扣，只有將每個(gè)基本環(huán)節(jié)都處理好，每個(gè)基礎(chǔ)細(xì)節(jié)都考慮到，才能最終把會(huì)議開出實(shí)實(shí)在在的效果。

第一，統(tǒng)一思想環(huán)節(jié)：要說清說透，達(dá)成共識(shí)。統(tǒng)一思想環(huán)節(jié)就是要通過傳遞上級(jí)精神，闡明現(xiàn)實(shí)意義，使下屬知道這項(xiàng)工作必須做。同時(shí)，通過談思路，幫助下屬增強(qiáng)信心，從“必須做”到“我能做”，進(jìn)而到我能做好、做優(yōu)”。領(lǐng)導(dǎo)者首先要講清大局，將上級(jí)部門工作要求、規(guī)范性文件中的明確規(guī)定等擺出來(lái)、說清楚。對(duì)上級(jí)已經(jīng)明確要求的事，將現(xiàn)實(shí)情況講清楚，把責(zé)任分解下去，幫助下屬實(shí)現(xiàn)思想的轉(zhuǎn)變。此外，還要講清工作的現(xiàn)實(shí)意義，說清楚對(duì)百姓的好處，講明白對(duì)本單位的好處，讓下屬明白這項(xiàng)工作既是上級(jí)明確要求的，也是對(duì)百姓有好處、對(duì)本單位有好處的事。下屬只有從心里認(rèn)同工作的現(xiàn)實(shí)意義，才能實(shí)現(xiàn)思想的轉(zhuǎn)變。

第二，研商工作環(huán)節(jié)：要化解難險(xiǎn)，形成決議。統(tǒng)一了思想，有了工作的熱情，接著就要冷靜下來(lái)，把工作開展過程中可能會(huì)遇到的困難、面臨的風(fēng)險(xiǎn)找出來(lái)，認(rèn)真分析，并且經(jīng)過民主集中決策，形成工作方案。首先，擺全困難，找出重點(diǎn)，分步推進(jìn)。研商工作環(huán)節(jié)先要把可能出現(xiàn)的困難擺出來(lái)、擺全面，并且把重點(diǎn)梳理出來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)者要積極組織討論，對(duì)于找出的困難，既要出謀劃策，共同想辦法逐一化解，又要把握分寸，把握層次，有序進(jìn)行，不能急于求成。其次，預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)，適度推演，完善預(yù)案。工作開展中，既有困難，也有風(fēng)險(xiǎn)，必須加以重視，經(jīng)過推演，不斷完善預(yù)案。比如，在組織強(qiáng)制執(zhí)法過程中，執(zhí)法時(shí)間選擇、執(zhí)法人員職責(zé)分配、執(zhí)法人員后勤保障等是可能遇到的困難，而執(zhí)法過程中出現(xiàn)意外傷亡、被執(zhí)行人暴力抗法、執(zhí)法人員被強(qiáng)行圍堵等就是可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于這些問題，必須在事前碰頭會(huì)上仔細(xì)研究，充分考慮各種突發(fā)情況。當(dāng)然，推演必須適度，要正視風(fēng)險(xiǎn)，但也不能、不必把所有風(fēng)險(xiǎn)都預(yù)測(cè)出來(lái)，再好的會(huì)議也不可能把所有的應(yīng)急情況都想到，應(yīng)該重視預(yù)案，但不可過于依賴預(yù)案。最后，適度民主，適度集中，形成方案。在研商工作中，領(lǐng)導(dǎo)者要特別注意把握好民主與集中的度，積極主動(dòng)尋求共識(shí)，從而形成最終方案。既要避免領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，獨(dú)斷專行，也要防止議而不決，討論熱熱鬧鬧，成果一點(diǎn)沒有。

第三，具體安排環(huán)節(jié)：要穩(wěn)準(zhǔn)狠細(xì)，務(wù)實(shí)有效。在統(tǒng)一了思想、研商了工作之后，就要安排工作細(xì)節(jié)了。在工作具體安排過程中，既要明確責(zé)任與標(biāo)準(zhǔn)，又要形成工作閉環(huán)，有部署、有督查、有時(shí)限，還要特別強(qiáng)調(diào)各個(gè)部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，苦干、實(shí)干、快干、巧干。首先，責(zé)任明確，標(biāo)準(zhǔn)明確。具體安排工作要明確所有工作人員的責(zé)任，做到人人有責(zé)任，事事有人管。還要將研商后的工作標(biāo)準(zhǔn)明確化，實(shí)現(xiàn)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)知道該誰(shuí)干、知道怎么干、知道干到什么程度。其次，鏈條完整，時(shí)限清晰。明確了責(zé)任和標(biāo)準(zhǔn)之后，還要統(tǒng)籌考慮工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)工作有部署、有督查、有時(shí)限，從而達(dá)到工作鏈條化、鏈條完整化，形成常態(tài)化、制度化推進(jìn)工作的良好氛圍。此外，還要強(qiáng)調(diào)配合，注重分工合作。最后，一定要強(qiáng)調(diào)各個(gè)部門之間的配合協(xié)作，強(qiáng)調(diào)整個(gè)團(tuán)隊(duì)是“合基礎(chǔ)上的分”，而不是“分基礎(chǔ)上的合”，每個(gè)人既要做好自己分內(nèi)的事，也要主動(dòng)幫助、協(xié)調(diào)其他團(tuán)隊(duì)成員，共同實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。

技巧潤(rùn)滑 事半功倍

除了抓牢主題、抓實(shí)基本環(huán)節(jié)之外，領(lǐng)導(dǎo)者還要經(jīng)常思考、總結(jié)組織會(huì)議的技巧，利用技巧實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。

第一，會(huì)可變形，有效為大。會(huì)議的形式可以千變?nèi)f化，只要是能有效推動(dòng)工作落實(shí)的形式都是合適的好形式。比如，給下屬開小會(huì)，可以在辦公室開，也可以在工作現(xiàn)場(chǎng)開，甚至可以坐上下屬的車，在車上談；可以簡(jiǎn)化程序，縮短時(shí)間，也可以為了突出某些工作，適當(dāng)延長(zhǎng)時(shí)間。

第二，大音希聲，突出中層。領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)議中，最好追求大音希聲的境界，自己適度少說、后說、精說，甚至有時(shí)可以裝裝糊涂，故意不說。要適當(dāng)?shù)匕褧r(shí)間和舞臺(tái)交給中層干部，讓他們多說問題、多提方法、多想點(diǎn)子，讓他們自己表態(tài)、自加壓力。當(dāng)然，也要適度調(diào)動(dòng)基層員工的會(huì)議參與熱情，引導(dǎo)一線工作者在會(huì)議中積極主動(dòng)地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、承擔(dān)責(zé)任。

第三，適當(dāng)插話，適度點(diǎn)撥。一般來(lái)說，下屬發(fā)言，領(lǐng)導(dǎo)者不應(yīng)插話，不應(yīng)立即評(píng)價(jià)，但有定例往往就有特例，有些時(shí)候適當(dāng)插話、適當(dāng)點(diǎn)撥反而會(huì)取得很好的效果。比如，對(duì)沒聽明白的地方，或者是比較重要的地方，領(lǐng)導(dǎo)者就可以插話發(fā)問，這樣既表示領(lǐng)導(dǎo)正在認(rèn)真聽講，又能讓其他不好意思發(fā)問的與會(huì)者聽明白。

第四，守正出奇，良性循環(huán)。開會(huì)有法，會(huì)無(wú)定法，只有守正出奇才能把會(huì)開好。同時(shí)，開好一次會(huì)議并不難，難的是形成高效會(huì)議的常態(tài)制度，形成會(huì)議與實(shí)際工作相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)的良好局面。只有把開好會(huì)議放到更大的格局中去考慮，把會(huì)議開活，把工作做活，才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)工作系統(tǒng)內(nèi)部的良性循環(huán)，實(shí)現(xiàn)工作有效開展與領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人素養(yǎng)穩(wěn)步提升的雙豐收。■