王香濤
摘要:中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場的材料賬目管理相對比較粗放,這種粗放的狀況不利于企業(yè)的成本核算和管理制度的推行。本文針對該問題進行了現(xiàn)場調研,并提出了具體的解決辦法,力求為此類企業(yè)的此類管理提供些許借鑒。
關鍵詞:中小型施工企業(yè) 材料賬目 記賬
隨著市場競爭的日趨激烈,為了應對大型施工企業(yè)的咄咄緊逼,為了企業(yè)的健康發(fā)展,市場對中小型施工企業(yè)(本文指的是年施工產值在100億人民幣以內的施工企業(yè),不是國家統(tǒng)計部門上定義的中小型施工企業(yè))的成本管理提出了更高的要求。施工現(xiàn)場材料賬目清晰對整個材料成本管理有很好的促進作用,兩年前,筆者通過對多個施工現(xiàn)場的實地了解,基本掌握了施工現(xiàn)場材料賬目管理的實際情況,并根據(jù)這些情況提出了有針對性的建議,從實施效果來看,取得了較好的效果。在此,就中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場的材料賬目管理現(xiàn)狀及改進建議作一下簡單闡述。
一、調研時中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場材料賬目管理狀況
兩年前,筆者在某建筑集團公司(年施工產值約60億元)施工現(xiàn)場進行了材料成本管理、材料賬目登記等情況的專題調研,發(fā)現(xiàn)當時所調研的施工現(xiàn)場的材料賬目管理主要存在以下方面不足:
1.購進材料計劃性較差。按計劃購料在大多數(shù)工地成了空話,造成要么多次進料,運費增加的同時使材料供應商厭倦或輕視;要么材料多進,造成退貨或增加成本。同時無計劃也反映出材料員與相關技術人員的工作配合不到位。2.資產(本文特指不消耗到在建建筑物實體上的固定資產、低值易耗品、周轉材料等,下同)賬目管理嚴重滯后,所有工程均未建立資產賬,辦公用器具、施工用器材、工具無任何反映;主要材料員或公司材料主管人員的資產賬也不準確,整個公司的資產處于大體失控的管理狀態(tài)。3.材料驗收基本不符合要求,一些手續(xù)在走形式。嚴重的方面有:(1)材料驗收時只有一個人;(2)驗收時根本不實際驗收,例如:只寫收到“車號×××”某種材料一車;(3)將收料數(shù)據(jù)登記在本子上,月底或某個時間段再據(jù)此開據(jù)材料結算單。4.材料轉賬不及時,或者拖幾個月甚至視工程成本情況而定是否再轉,有的金額達近百萬;或者根本就不轉賬,使工程成本不實。5.甲方供應材料記賬與公司管理部門脫節(jié),公司管理部門無從掌握甲方的實際供料情況。6.對施工成本核算起決定性影響的材料盤點不準確。7.廢舊物資處理無視公司要求,私自處理。8.周轉工具尤其是鋼管、鋼模板賬目的登記混亂,按規(guī)格型號單獨登記的造成賬面正負數(shù)混亂,且計算租賃費時無法核驗。9.記賬格式不正確。10.記賬日期嚴重拖后。11.材料名稱隨意調換,無視賬務的重要性、嚴肅性,隨意更改。
二、出現(xiàn)此種狀況的原因分析
材料賬目管理出現(xiàn)這種狀況比較嚴重,讓人觸目驚心,筆者對此進行了認真思考,認為之所以出現(xiàn)以上問題,主要有以下幾個原因:1.歷史遺留的習慣。因為該單位歷來重視財務核算,但對材料核算一直不很重視。2.工作重心傾向。大多數(shù)施工現(xiàn)場更重視材料人員能夠及時進料、確保材料供應、確保工程進度,而不重視材料賬目問題。3.施工項目的流動性太強,施工現(xiàn)場相對也比較混亂,不直接消耗的設備設施很容易混淆。4.沒有統(tǒng)一明確的材料記賬規(guī)定和詳細的操作流程。
三、解決措施
此種材料賬目管理狀況,無法適應市場競爭的要求,無法滿足企業(yè)管理的需要。經過溝通,大家統(tǒng)一了認識,都認為:賬目是材料管理的一大項,必須真正賬實相符,進貨、消耗、轉出均要全面反映,工程竣工時材料賬目應平賬或賬實相符。因此,筆者會同相關部門和人員,制定了以下辦法:
1.材料采購計劃,要嚴格執(zhí)行公司的規(guī)定,材料員按照項目經理審批后的采購計劃進行采購。2.資產的管理。所有工地建立資產賬,要做到動態(tài)、準確,能真實反映本工地的資產狀況。方法:(1)公司主管部門、項目部管理資產賬的人員,將最近一年年底的資產數(shù)量盤點登記入賬,在此基礎上,到公司材料管理部門索要今年購買的低值易耗品的明細賬,逐項登記;有損壞的要有實際損壞的物品或廢品處理賬記錄,按公司規(guī)定流程辦理相關報損手續(xù)。在限定時間內完成此項工作,公司組織專門小組負責督促檢查。(2)各工程按公司材料主管的資產賬,對本工程的資產建賬,保證各工程資產賬之和與總資產賬相符。(3)新開工工程,收到轉入的或新購買的各種低值易耗品等資產,均開具二聯(lián)驗收單,收到從別的工程轉來的資產,第二聯(lián)交轉出工程材料員,轉出工程材料員據(jù)此減少賬面數(shù),收到物資一方據(jù)第一聯(lián)登記入賬,公司資產管理部門要隨時登記轉入轉出情況,切實掌握物資存放地點;購買的資產,第二聯(lián)隨發(fā)票交到公司主管部門,工地據(jù)第一聯(lián)登記入賬。(4)工程結束,要對資產進行實際盤點,該報損的報損,該轉出的轉出,最終使賬目平賬。3.材料驗收單的填寫,要切實做到2人及以上人員驗收;要立即禁用臨時驗收單,若價格未確定,可以只驗收數(shù)量,價格確定的,全部寫好,真正由材料驗收人員簽字。4.各工程之間的材料轉賬,當月必須辦理完。為方便各工程之間的轉賬手續(xù),凡項目部之間的轉賬,由雙方協(xié)商辦理,項目部內部各工程之間的轉賬,由項目經理協(xié)調,并且要有收到方開具的驗收單(須杜絕收到方打白條)。價格的確定:原則上,采取三種價格(1)收到方需要的且轉出方未使用的各種材料,按購入時的實際價格轉收到方,運費由收到方承擔,這也包括收到方不急需,但可節(jié)省當時支付資金的轉入的新材料。(2)收到方收到的能正常使用但非新材料的,按購入價的70%—80%轉賬,運費由轉出方承擔。(3)需經過整理、維修后方能使用的,按購入價的30%—40%轉,運費由轉出方承擔。轉入、轉出方都需按轉入方的驗收單及時入賬,確有異議的,要在當月25號前到公司主管部門協(xié)調。凡25號(含25號)以前轉出者,當月未辦理手續(xù)的或25號以后轉出的下月未辦理手續(xù)的,公司主管部門不再辦理;因未轉出,使成本虧損的,嚴格按公司有關規(guī)定進行處罰。5.甲方供料驗收單,要一式三聯(lián),三聯(lián)要全部復寫,第三聯(lián)每月交公司主管部門一份,工程竣工,在限定時間內,公司主管部門與工地對賬。6.材料盤點,尤其是大宗材料的盤點,要及時進行,以實際結存數(shù)在賬目上登記,按進貨數(shù)量減去結存數(shù)即為本次實耗數(shù)量。能當時記賬的材料,領用時即減少賬目數(shù),盤點時按賬面余額和實際核對,若相符,領用合計即為消耗數(shù)。7.廢舊物資處理要設專門賬簿,有私自處理或坐支現(xiàn)象者,每次均處罰項目經理。8.周轉工具記賬,其中鋼管、鋼模板記賬規(guī)格統(tǒng)一為“米”或“平方米”,按客戶來分別登記?;厮蜁r不能出現(xiàn)負數(shù),在摘要欄內登記規(guī)格型號。9.記賬格式按規(guī)定進行,即:①每月結束要有月結,在當月的最后一欄下方,劃一條紅色通線,在線下,注明“本月合計”,結出當月進貨數(shù)量金額、消耗貨物數(shù)量金額、剩余數(shù)量金額。②賬頁的最后下邊一行,在“摘要”欄中注明“轉次頁”,要合計出當頁的進貨、消耗及剩余數(shù)量金額,但不包括已在本月合計過的“本月合計”的數(shù)量、金額;下一頁的第一行在摘要欄注明“承前頁”,將上頁中“轉次頁”的內容填寫在次行中。③材料消耗,可能不是月末,這時要登記在消耗的時間,例如:在時間顯示上不能出現(xiàn)已登記到8月份而將6月份的消耗再以6月份的時間登記到8月份中。材料消耗要和公司主管部門對賬。10.記賬要及時,當月的賬目當月登記。
四、實施效果
經過一年時間的大力推動和嚴格檢查,該單位施工現(xiàn)場材料賬目登記狀況和準確性有了極大提高,為工程成本的準確核算提供了翔實的數(shù)據(jù),為該單位推進施工項目標準化工作提供了堅實基礎,并且在施工現(xiàn)場材料準確核算的基礎上,該單位目前已經實現(xiàn)了經營、采購、財務等各項工作信息一體化,即NC信息化。