■賈方琦/唐山市婦幼保健院

一、醫(yī)院文書檔案管理的重要性

(一)為醫(yī)療科研創(chuàng)新提供基礎(chǔ)

文書檔案是為醫(yī)院提供服務(wù)的部門之一，它的存在為醫(yī)療提供了很好的可查詢的資料和相關(guān)的數(shù)據(jù)，存有很多對科研有用的書籍和資料，是醫(yī)院的資料庫。醫(yī)院的檔案中對每一項手術(shù)以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄，所以當(dāng)遇到同類病癥患者或者衍生病變患者，可以采取相同的治療方法，再結(jié)合患者自身情況，研究或開創(chuàng)出新的治療方法，推動醫(yī)療科研創(chuàng)新。

(二)為患者提供完善的醫(yī)療記錄

文書檔案室存有醫(yī)院的很多的數(shù)據(jù)的，對于病人的一些相關(guān)的數(shù)據(jù)和病人的病情的跟蹤記錄都會存儲，當(dāng)患者接受治療后又出現(xiàn)一些并發(fā)癥，可以通過醫(yī)療記錄本對患者的病況、病因以及解決方法進(jìn)行記錄，這樣會方便后期需要的時候進(jìn)行查閱。為方便患者而服務(wù)，從而更好的服務(wù)于臨床一線科室。

(三)為管理決策提供依據(jù)

醫(yī)院也是在不斷的經(jīng)營中完善和發(fā)展的，也要定期舉辦大型的醫(yī)療座談會以及派遣相關(guān)人員出去進(jìn)修，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理知識，或者醫(yī)院發(fā)展轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，要求工作人員帶著疑問去學(xué)習(xí)，要有學(xué)習(xí)的心得體會，要為醫(yī)院做與國際接軌的持續(xù)性改進(jìn)計劃，這些行政類的管理決策往往也是需要依據(jù)和支持的，醫(yī)院的文書檔案對歷年來醫(yī)院發(fā)展的歷程以及相關(guān)活動和成果進(jìn)行記錄，為后期醫(yī)院開展不同的行政部門以及做出重大會議決策提供參考。

二、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

(一)文書檔案工作人員的素質(zhì)匱乏

醫(yī)院當(dāng)下的管理現(xiàn)狀中，雖有對很多方面的人才培養(yǎng)的規(guī)劃、計劃、策略，但針對醫(yī)院文書檔案管理工作專職人員的培養(yǎng)大多沒有具體的規(guī)章制度及實施措施，有時更忽略了對專職人員的培訓(xùn)工作，沒有強調(diào)專職人員的日常學(xué)習(xí)。由于他們?nèi)鄙賹I(yè)的文書檔案的管理知識，所以對從事這個行業(yè)的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按著規(guī)定來進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化來執(zhí)行和完成工作。

(二)檔案管理制度不健全

檔案管理的重要性不必多言，對檔案資料的貯存、保護(hù)工作要強調(diào)，需要完整的規(guī)章制度相適應(yīng)，對專職人員進(jìn)行約束。在醫(yī)院要建立健全規(guī)章制度，要有明文規(guī)定，設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)一系列的檔案管理制度，在很多的醫(yī)院里面都沒有對檔案管理有著正規(guī)的規(guī)定和規(guī)章制度，表現(xiàn)出規(guī)章制度不明確，所以人員在工作中會出現(xiàn)錯誤，很多應(yīng)該處理的資料沒有及時的統(tǒng)一、高效的進(jìn)行收集和處理，檔案室的管理不嚴(yán)密，管理規(guī)定脫節(jié)，這樣一來檔案室的工作不夠完善，這樣就產(chǎn)生了文檔的存儲較為混亂，這樣一來久而久之檔案的管理制度就很不健全。

(三)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

在很多醫(yī)院都會出現(xiàn)這種情況，醫(yī)院里面的消防設(shè)備、檔案管理設(shè)備和檔案管理都非常的欠缺的，很多都不符合規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的。同時醫(yī)院的檔案管理技術(shù)和設(shè)備較為落后，限制了文檔管理向前發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)，傳統(tǒng)的檔案管理不便捷性已非常突出，對重復(fù)的檔案手動檢索工作還不利于檔案貯存，我們必須要對傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進(jìn)行更新?lián)Q代。

但集成化的信息管理、檔案管理工作受到重重因素的限制，致使醫(yī)院信息化檔案管理工作有所停滯，不能有效的做到完成的信息化模式。在這一方面，還需加強基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，做到硬件與軟件相適應(yīng)，人工與設(shè)備相結(jié)合。

三、完善醫(yī)院文書檔案管理策略分析

(一)提升檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院要加強檔案管理專職人員的培訓(xùn)，這樣會相應(yīng)的提高了檔案室的材料的規(guī)整度。同時要加大對檔案管理的宣傳力度，要讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)們和職工對文書檔案有進(jìn)一步的認(rèn)識和了解。所以努力提升檔案管理人員的素質(zhì)也是檔案管理工作中不可缺少的一部分，平時要加強宣教工作，樹立工作典范，獎罰分明，建設(shè)良好的工作氛圍等。要強調(diào)責(zé)任意識，樹立良好工作風(fēng)氣，領(lǐng)導(dǎo)者要起到模范帶頭作用。

(二)建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，使之始終與醫(yī)院的發(fā)展相適應(yīng)，設(shè)立完整的、科學(xué)的體系，與醫(yī)院其他部門統(tǒng)籌規(guī)劃，互相呼應(yīng)。制度制定要合理，體現(xiàn)以人為本，提高工作效率，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，提供對策。有了健全的管理體系，才能使工作更加行之有效，提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。

(三)完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備投入

要引進(jìn)計算機軟件技術(shù)對文件進(jìn)行歸類和整合，進(jìn)行合理的搭配利用。這樣就可以大大提高了工作效率，利用互聯(lián)網(wǎng)還可以整合醫(yī)院的各個系統(tǒng)的自愿共享功能，很好的滿足了各科室和科研的很多需求，從而這樣會將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施記性優(yōu)化的同時也實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

四、結(jié)語

綜上所述，通過對醫(yī)院檔案管理工作性質(zhì)的了解，可得出文書檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著很大的重要作用，對醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn)，所以對當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行總結(jié)和研究是一件具有研究價值的事項。

［1］李嬌.醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施［J］.中外醫(yī)學(xué)研究，2015（02）.

［2］彭詩媛.醫(yī)院文書檔案管理的難點及應(yīng)對措施［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）.