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一、高校檔案信息資源特點(diǎn)

(一)信息量大

高校教育教學(xué)過(guò)程中知識(shí)繁雜，涉及專業(yè)方面較廣，形成的檔案信息資源不但數(shù)量大而且種類繁多，多方面的細(xì)膩資源都涉及到存儲(chǔ)管理等內(nèi)容，并且長(zhǎng)期處于更新的狀態(tài)，這使高校檔案信息資源具有信息量大的最直觀的特點(diǎn)。

(二)可開發(fā)性

高校檔案信息資源是通過(guò)教育教學(xué)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)所建立的最新信息資源材料建立的。檔案信息資源在收集過(guò)程中遵循教育教學(xué)規(guī)律和特點(diǎn)，細(xì)致化的進(jìn)行信息儲(chǔ)存。這對(duì)于教育過(guò)程中教、學(xué)、研的相關(guān)規(guī)律研究、智力培養(yǎng)等是重要的信息基礎(chǔ)，可開發(fā)性很高，對(duì)高校教育研究有著很強(qiáng)的促進(jìn)作用。

(三)先進(jìn)性

高校作為教學(xué)、科研的核心地帶，在人才、財(cái)力、專業(yè)、學(xué)科、知識(shí)面、理論基礎(chǔ)等等都有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)對(duì)相關(guān)信息的研究利用，多學(xué)科互相融合促進(jìn)，在技術(shù)層面進(jìn)行新的突破成為重要的發(fā)展點(diǎn)。這部分檔案信息的記錄儲(chǔ)存使高校具有龐大而先進(jìn)的數(shù)據(jù)寶庫(kù)，知識(shí)信息量?jī)?chǔ)備以及其先進(jìn)性都是領(lǐng)先的。

二、數(shù)字化檔案信息資源的組成

(一)檔案目錄信息

檔案信息管理工作中檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立是檔案信息數(shù)字化管理的開始和基礎(chǔ)，通過(guò)目錄信息的建立能夠使檔案信息文件檢索更方便，極大縮短檢索時(shí)間。

(二)全文檔案信息

檔案信息中的全文信息需要通過(guò)數(shù)字化進(jìn)行表達(dá)和管理，主要表達(dá)形式為電子檔案、數(shù)據(jù)、圖文、電子文件、掃描文件等等。檔案信息管理過(guò)程中信息化管理是重點(diǎn)，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案資源能夠通過(guò)數(shù)字化形式進(jìn)行表達(dá)，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、信息管理等方式進(jìn)行資源的表達(dá)、傳遞、共享、檢索等不同類型的服務(wù)，將傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換能夠更加方便信息的管理和利用。

(三)多媒體檔案信息

檔案信息從傳統(tǒng)形式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息化轉(zhuǎn)變，通過(guò)數(shù)字文檔、圖像、視頻、音頻等等不同形式的文件文檔得以儲(chǔ)存、表達(dá)、共享、傳播等等，與此同時(shí)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)數(shù)字信息檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理并加以利用，也就是形成了多媒體檔案信息。

(四)專題檔案信息

檔案信息分類中，數(shù)字化信息管理中具有主題性的檔案分類屬性，同類型主題的可以通過(guò)數(shù)字化信息管理進(jìn)行統(tǒng)一的歸類整理，并通過(guò)專題檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行分類，對(duì)信息的檢索、運(yùn)用等等提供便利。

三、數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用

(一)樹立用戶至上的理念

傳統(tǒng)的檔案信息的管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的時(shí)代需求，在傳統(tǒng)信息管理已不能滿足大量的信息發(fā)展的要求。傳統(tǒng)模式下的信息資源的單一利用率，很難實(shí)現(xiàn)信息的共享利用和多元利用的模式。時(shí)代的發(fā)展對(duì)于信息檔案的需求加大，檔案信息管理部門也隨著進(jìn)行了相關(guān)的調(diào)整，逐漸意識(shí)到了用戶在信息檔案中的重要性。檔案信息的管理首先需要加強(qiáng)管理部門的管理理念，從用戶的角度，管理的角度和技術(shù)的角度同時(shí)進(jìn)行管理理念轉(zhuǎn)變，是符合市場(chǎng)發(fā)展和部門管理的需求的。在數(shù)字化信息檔案的處理過(guò)程中需要盡量的簡(jiǎn)化用戶的信息管理手續(xù)，建立高效有序的規(guī)范體系，提高檔案信息的利用率，多層次多方位的滿足用戶的信息檔案需求。

(二)完善檔案信息庫(kù)的建立

數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。檔案信息的管理部門要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合用戶的需求進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范建立工作。需要在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立中，分清數(shù)據(jù)庫(kù)需要建立那些目錄，建立幾級(jí)目錄，分清數(shù)據(jù)庫(kù)的建立的優(yōu)先順序，合理優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入人員的工作安排。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立過(guò)程中要嚴(yán)格把關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量和數(shù)量，建立良好的數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量控制體系，在數(shù)據(jù)的校對(duì)工作中，充分使用先進(jìn)的軟件進(jìn)行把控，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，建立數(shù)據(jù)庫(kù)糾錯(cuò)機(jī)制，能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的整體的質(zhì)量。

(三)創(chuàng)新模式提高效率

在創(chuàng)新模式之初，需要上下統(tǒng)一意識(shí)，樹立以客戶為中心的管理理念，通過(guò)技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化時(shí)代，提高服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)充服務(wù)的形式內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)手段，通過(guò)全方面多形式的改革進(jìn)行檔案信息管理的改變。檔案的信息管理工作的改變對(duì)于檔案管理中的工作問(wèn)題就會(huì)得到很大的提升，也能在模式的運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不足及時(shí)糾正，能夠捕捉到信息管理中的亮點(diǎn)，進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案信息管理工作能夠真正為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的發(fā)展，教育的研究提供有效高效的信息管理服務(wù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源利用性和可用性非常重要。高校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用工作的重點(diǎn)，就是在收集、建立檔案的前提下，不斷完善檔案信息建設(shè)與管理，提高檔案信息的開發(fā)效率和使用效率，為用戶提供便捷的檢索工具，改善利用環(huán)境，減少查詢的不便與障礙，增強(qiáng)信息的可用性，并不斷完善利用政策，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)的目的。

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