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        淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

        2018-11-14 21:42:11/
        長(zhǎng)江叢刊 2018年14期
        關(guān)鍵詞:整理工作者技巧

        ■ /

        伴隨著科技的發(fā)展,信息化程度的不斷加深,檔案材料也不僅僅局限在了紙質(zhì)形式,很多科技元素被很好的應(yīng)用到了檔案管理當(dāng)中,檔案材料逐漸囊括了:影響檔案材料、音頻檔案材料、實(shí)物檔案材料等等,檔案材料種類的擴(kuò)充極大的增加了管理難度,管理工作者應(yīng)該不斷的對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新,充分發(fā)掘信息化技術(shù)帶給檔案管理的好處,做好前期整理分類工作,為后期管理打好基礎(chǔ)。

        一、整理歸檔檔案工作中的問題

        (一)檔案整理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

        根據(jù)對(duì)我國檔案管理行業(yè)的宏觀考察可以發(fā)現(xiàn),有相當(dāng)大的一部分工作者沒有受到過專業(yè)檔案管理知識(shí)教育,百分之八十以上是遵從單位人事調(diào)度或者是從其他單位安排過來的人員進(jìn)行組建的,在這種沒有專業(yè)知識(shí)支撐的基礎(chǔ)上檔案管理工作是很難開展的,這就嚴(yán)重的限制了檔案職能的發(fā)揮。檔案管理部門目前存在下面的這些問題:第一點(diǎn),人員選配不夠?qū)I(yè),工作者不具備專業(yè)素養(yǎng);第二點(diǎn),在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中,沒有選用科學(xué)、專業(yè)的方法;第三點(diǎn),檔案管理過程并沒有一個(gè)相對(duì)規(guī)范的操作步驟和規(guī)范要求;第四點(diǎn),參與檔案管理的人員流動(dòng)性非常大,一批人員剛剛熟悉工作就被調(diào)離崗位,又接收一批什么都不懂的人來維持工作。

        (二)檔案整理的信息化程度偏低

        目前我國檔案管理工作并沒有很好的實(shí)現(xiàn)信息化改革,很多成熟的信息化技術(shù)并沒有得到很好的應(yīng)用,嚴(yán)重的限制檔案管理工作的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化可以極大程度的降低工作人員的工作負(fù)擔(dān),縮減了人力投入,降低了資金成本,所以,下面幾點(diǎn)就是問題所在:第一點(diǎn),檔案管理單位沒有相關(guān)信息化的操作儀器,比較明顯的就是一些單位連檔案整理數(shù)據(jù)庫都沒有,這是何談完成信息化進(jìn)程;第二點(diǎn),信息化的思想并沒有扎根在工作人員的心上,不懂得對(duì)信息進(jìn)行保存和管理;第三點(diǎn),檔案管理單位很少引進(jìn)懂得信息化操作的專業(yè)人才,沒有人才的支撐與引導(dǎo),信息化的檔案管理工作很難開展。

        二、信息化檔案的技巧分析

        (一)建設(shè)合理的整理程序

        檔案整理工作是十分繁雜的,工作人員每天面對(duì)數(shù)目巨大的檔案是十分的枯燥的,很容易造成分類上的失誤,所以檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該制定出合理的操作流程,并且嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟進(jìn)行操作。這樣做出的分類十分的符合官方要求,并且還可以通過建設(shè)子項(xiàng)目進(jìn)行分類,可以根據(jù)不同的切入點(diǎn)進(jìn)行分類,具體可以從什么時(shí)間段收入的、屬于哪個(gè)部門的材料、檔案的基本屬性上進(jìn)行篩分。檔案整理工作在信息化系統(tǒng)的幫助下進(jìn)行檔案的歸檔整理時(shí),必須明確整體的分類標(biāo)準(zhǔn)是什么,而且既然選擇了按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,就盡量堅(jiān)持使用到最后,這樣會(huì)減少因?yàn)樽兏鼧?biāo)準(zhǔn)而產(chǎn)生的巨大的工作任務(wù)。檔案材料有多種形式,在進(jìn)行歸檔分類的過程中要有針對(duì)性,這樣能夠讓程序向著簡(jiǎn)單化發(fā)展。

        (二)其他技巧分析

        根據(jù)目前的發(fā)展情況來看,古老的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類大多被應(yīng)用到保存、核對(duì)當(dāng)中,而信息化的電子檔案才是目前工作當(dāng)中被廣泛使用的。因此,計(jì)算機(jī)技術(shù)是十分關(guān)鍵的,需要通過電子技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行整理,做好由傳統(tǒng)到信息化的過度。在信息化檔案管理歸檔分類的過程當(dāng)中可以應(yīng)用南大之星這個(gè)新興軟件,它在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中取得了顯著的成效,工作人員對(duì)其反饋是非常好的,完全可以應(yīng)對(duì)現(xiàn)在還不太成熟的電子檔案歸檔工作,而且也給今后電子檔案歸檔工作提出了新的發(fā)展思路。

        信息化檔案管理歸檔技巧應(yīng)用的最終目的就是提高歸檔分類的效率。需要按照企業(yè)單位、事業(yè)單位的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算,還要對(duì)歸檔整理工作進(jìn)行合理的劃分,確定每一方面的投資力度。

        檔案管理工作并不是沒有確切的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),所以就應(yīng)該嚴(yán)格的遵守規(guī)章制度進(jìn)行操作,唯有如此才能提高檔案管理工作的規(guī)范性。

        在進(jìn)行檔案管理歸檔分類的過程當(dāng)中,要明確服務(wù)主體是什么,一切工作都是以促進(jìn)主體發(fā)展為基礎(chǔ)的。例如,在學(xué)校對(duì)檔案進(jìn)行歸檔分類的時(shí)候,完全能夠把“以我為用,以我有用”的思想作為工作原則,盡可能的從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向,進(jìn)行具體的歸檔整理分類。

        三、結(jié)語

        在目前檔案管理歸檔分類技巧的發(fā)展過程中,信息化成為了發(fā)展的中心思想,也確實(shí)在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中取得了不錯(cuò)的效果。檔案管理歸檔分類中還存在著諸多問題,只有通過對(duì)技巧、方法的不斷研究,才能夠使檔案管理工作真正的做到有秩序,在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔工作時(shí),檔案工作者應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案類型對(duì)檔案進(jìn)行分類,通過分類工作來對(duì)檔案進(jìn)行體系建設(shè),面對(duì)檔案材料的差異性,檔案管理工作者應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的分類,選擇統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]高新.淺析檔案管理現(xiàn)代化與信息化路徑[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2017(09):52~55.

        [2]徐航.檔案管理信息化探究[J].城建檔案,2017(03):19~21.

        [3]紀(jì)翠林,閻麗.信息化時(shí)代背景下檔案管理探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2017(01):61~62.

        [4]金晶,嚴(yán)峻.淺談檔案管理歸檔整理分類技巧[J].湖北農(nóng)機(jī)化,2011(03):34~35.

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