劉會(huì)星

岳陽(yáng)市風(fēng)景園林中心 湖南岳陽(yáng) 414000

1 引言

進(jìn)入21世紀(jì)后，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的腳步也在逐步地加快。檔案是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵資源，各企業(yè)在平時(shí)的工作中建成的管理體系和業(yè)務(wù)流程都應(yīng)該形成檔案，這是文件管理的一個(gè)重要方面，只有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理，才可以助力企業(yè)的健康發(fā)展。

2 簡(jiǎn)述檔案信息電子化管理

所謂的檔案電子信息就是指利用紙質(zhì)或機(jī)器可讀形式的檔案為主要對(duì)象，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行不同級(jí)別收集篩選和處理，人們依托于計(jì)算機(jī)軟件的形式使用二級(jí)文獻(xiàn)信息。

檔案信息電子化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的產(chǎn)物，伴隨著現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化的出現(xiàn)，這極大地改變了檔案生成的方式，體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)和通信線路運(yùn)行過(guò)程中的文件起草，發(fā)布，歸檔等環(huán)節(jié)，需要注意的是，這些文件的前身都應(yīng)該是機(jī)器可讀的主要形式，同時(shí)這些文件的使用方式與紙質(zhì)文件的使用方式有著很大不同，這種改變表明檔案管理員將更多地以機(jī)器可讀的形式面對(duì)基于磁盤形式的文件。絕大多數(shù)信息搜索者都關(guān)注信息的內(nèi)容，而這些內(nèi)容很大程度上來(lái)自各種各樣的機(jī)器可讀形式，檔案工作者應(yīng)該全面系統(tǒng)地提供這些文件?？偟膩?lái)說(shuō)，機(jī)器可讀的文件信息系統(tǒng)應(yīng)該具備真實(shí)性以及可用價(jià)值，從而為企業(yè)提供更完善而便捷的服務(wù)。

3 檔案信息電子化管理的重大意義

在企業(yè)檔案管理中采用電子信息模型極為重要，首先，電子文件信息可以充分利用現(xiàn)有的微型計(jì)算機(jī)的潛力提高將來(lái)檔案高利用率。目前，很多的企業(yè)沒(méi)有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的應(yīng)用功能，開(kāi)發(fā)功能比較單一，甚至于有些計(jì)算機(jī)僅僅是用于文件記錄或文件類型存儲(chǔ)，這種低效用的使用方式導(dǎo)致了企業(yè)資金人力上不必要的損耗，使現(xiàn)代設(shè)備真正的效用沒(méi)有用到極致。其實(shí)，利用檔案信息電子化技術(shù)管理可以使得工作效率得到大大地提升，充分地滿足了各部門和相關(guān)人員的豐富需求，快速便捷有效地查詢檔案信息，同時(shí)大大減少有問(wèn)題的文件從而減輕檔案工作者的工作量。此外，檔案信息的電子化可以縮短二級(jí)文檔信息的整理的時(shí)間并提高檔案信息的時(shí)間有效性。在檔案信息電子化管理的過(guò)程中，員工在查詢文件的過(guò)程中不需要調(diào)用原始文件，這極大地避免了企業(yè)原始信息檔案完整度的缺失問(wèn)題，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理企業(yè)文件，也可以解決由于地理距離遠(yuǎn)導(dǎo)致的查詢受阻問(wèn)題，真正實(shí)現(xiàn)了從跨越時(shí)空查詢文件的目標(biāo)。

4 企業(yè)信息化時(shí)代下檔案管理面臨的問(wèn)題

4.1 信息化檔案管理不受重視

企業(yè)文件管理工作很容易被企業(yè)管理層忽視，因?yàn)樗倪\(yùn)作與企業(yè)利潤(rùn)沒(méi)有產(chǎn)生直接關(guān)系。尤其是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，無(wú)論是國(guó)有企業(yè)還是私營(yíng)企業(yè)，無(wú)論是大型壟斷企業(yè)還是微型企業(yè)，各企業(yè)都面臨著是否可以繼續(xù)生存的巨大壓力，在這種高壓情況下，各個(gè)企業(yè)都在奔走于改革重組兼并等變革舉措，以贏得更大的生存機(jī)會(huì)。于是在這種情形下，就很有可能導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的短期混亂，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理部門的邊緣化。這種不重視檔案管理的企業(yè)行為反映了我國(guó)大多數(shù)公司規(guī)劃不長(zhǎng)遠(yuǎn)，事實(shí)是根據(jù)一些管理數(shù)據(jù)表明，檔案管理雖然是一種比較基本的工作，但是一旦信息化過(guò)程得到大大改善，這就可以極大地降低企業(yè)的人事管理成本，提高企業(yè)管理效率，使這些重視檔案管理的企業(yè)在激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中長(zhǎng)久地站穩(wěn)腳跟。

4.2 檔案管理效用尚未發(fā)揮

現(xiàn)在有許多企業(yè)忽視了文件管理的信息化要求，這是由于很多企業(yè)家沒(méi)有通過(guò)文件管理的變革解決問(wèn)題，還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其的意義。一般認(rèn)為，集中管理檔案在短期內(nèi)是一個(gè)無(wú)法獲得回報(bào)的項(xiàng)目，但事實(shí)上這對(duì)公司的長(zhǎng)期發(fā)展非常有幫助。現(xiàn)實(shí)中還出現(xiàn)另外一種情況，那就是追求一蹴而就的檔案管理成果，由于企業(yè)家自身的局限性，通常單方面地聽(tīng)取了當(dāng)今媒體對(duì)于檔案管理電子信息化的推崇，欠缺周詳?shù)挠?jì)劃就開(kāi)始魯莽行動(dòng)，忽略了檔案日建過(guò)程中的層層遞進(jìn)性和艱巨性，他們的行為往往超出了企業(yè)構(gòu)建檔案的能力。這種做法的后果是，即使在很快的時(shí)間內(nèi)完成了檔案電子信息化，但是也超出了公司自身對(duì)于檔案管理的需求，在今后的時(shí)間里它又將其工作長(zhǎng)期地?cái)R置，最后成了“爛尾”項(xiàng)目。

4.3 資金技術(shù)人力資源不到位

目前許多企業(yè)正面臨轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，資金缺口較大，有很多方面需要改變。檔案管理方面的投入就成了一種負(fù)擔(dān)。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)導(dǎo)致這樣一些現(xiàn)象，硬件條件不足，創(chuàng)新理念不足以及機(jī)制不健全，檔案電子信息化建設(shè)人才匱乏，檔案信息資源數(shù)字化發(fā)展不足，針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)可行性的檢驗(yàn)工作不足，這些是都是限制企業(yè)文件管理信息化過(guò)程的攔路虎。

5 企業(yè)推動(dòng)檔案信息電子化管理的路徑

5.1 理念創(chuàng)新，著力培育檔案管理信息化思維

現(xiàn)代企業(yè)管理已進(jìn)入了信息化時(shí)代，依托檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案電子化管理已成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理工作當(dāng)然也需要?jiǎng)?chuàng)新理念與時(shí)俱進(jìn)，大力開(kāi)展數(shù)字化工作，因此，作為企業(yè)檔案決策者和執(zhí)行者，首先要改變基于紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)思維方式，感受到亟待改變的一種責(zé)任感和緊迫感。為了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，體會(huì)到企業(yè)檔案信息電子化管理的現(xiàn)實(shí)意義。

5.2 實(shí)行檔案資料的實(shí)時(shí)收集

檔案的實(shí)時(shí)收集是確保檔案完整準(zhǔn)確以及及時(shí)歸檔的重要條件，具體的操作過(guò)程如下。首先要做到明確綜合檔案和各業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員的職責(zé)，建立文書(shū)、相關(guān)文件的歸檔機(jī)制，明確檔案管理工作者的歸檔責(zé)任，高效地采集檔案缺失項(xiàng)目，確保檔案的統(tǒng)一性。然后，各部門要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集整理工作，確保各檔案檔案準(zhǔn)時(shí)歸檔，保證各類檔案資料及時(shí)更新。接著，還需要制定綜合檔案管理的規(guī)章制度，歸檔管理系統(tǒng)是保證檔案歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵一步，企業(yè)各類相關(guān)資料的存檔人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的要求，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性，保證資料之間的關(guān)聯(lián)度，為檔案資料的質(zhì)量提供保障。最后，以電子方式迅速地掃描存檔的檔案，依據(jù)行業(yè)和類型對(duì)其進(jìn)行排序，使原始文件和電子文件高度一致。

5.3 加大資金的投入

在檔案信息電子化建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)提供的資金一定要作用于管理和信息化過(guò)程，檔案的信息電子化是文件管理工作的重要組成部分，也是提高管理效率促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。由此來(lái)說(shuō)，企業(yè)必須注入適當(dāng)?shù)馁Y金來(lái)處理各部門之間的和諧關(guān)系，敏銳地規(guī)劃公司的后續(xù)發(fā)展，一步一步推進(jìn)檔案信息電話化的發(fā)展進(jìn)程，保證整體管理的效率。

5.4 重視檔案信息電子化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員是推動(dòng)檔案管理信息電子化建設(shè)的重要的主體元素，所以為了促進(jìn)檔案管理信息的順利開(kāi)展，企業(yè)要注重人才隊(duì)伍的建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的培養(yǎng)模式。在信息化工作模式中，相關(guān)的員工不單單要掌握扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要熟練精通地使用各種信息處理的操作軟件。所以在今后的工作中，有必要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，改變他們傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)識(shí)到檔案信息電子化建設(shè)的重要性，積極學(xué)習(xí)并運(yùn)用所學(xué)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)軟件的運(yùn)作。同時(shí)文件管理人員應(yīng)該精通文件信息化操作過(guò)程的各個(gè)方面，在完成文件管理的基本工作后，他們可以投入一定的時(shí)間來(lái)開(kāi)發(fā)和利用文件信息資源，從而進(jìn)一步挖掘文件信息資源的潛在價(jià)值，為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

5.5 實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”常態(tài)化

一般來(lái)說(shuō)“互聯(lián)網(wǎng)+”就是指“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)”，利用互聯(lián)網(wǎng)+帶動(dòng)傳統(tǒng)行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)化，向用戶提供精準(zhǔn)的服務(wù)，現(xiàn)如今各個(gè)行業(yè)各項(xiàng)崗位都想試水，在信息電子化架構(gòu)中檔案工作管理者同樣看中了互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)超大型平臺(tái)，積極發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，是滿足檔案管理工作高效需求的一種路徑，也是處在中國(guó)新常態(tài)下企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型優(yōu)化升級(jí)的一個(gè)重要目標(biāo)。這是由于企業(yè)在無(wú)論實(shí)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)或者是科技研發(fā)行政管理環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生的繁多的檔案信息資源，而這些檔案文件對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展具有很大的作用，相關(guān)檔案工作人員不得不緊跟時(shí)代潮流，提升檔案管理的能力水平。檔案管理工作者要勇于接觸新興事物，努力調(diào)整自身去適應(yīng)新的大環(huán)境，快速地切換新興思維，積極把推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式成為檔案工作“新常態(tài)”的重要任務(wù)，緊扣“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，去思考籌劃去并付出行動(dòng)。毋庸置疑，如果檔案管理人員無(wú)法與互聯(lián)網(wǎng)接軌，那就會(huì)錯(cuò)失一次在信息電子化時(shí)代迅速發(fā)展的的難得機(jī)會(huì)。

6 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的步伐，信息化已成為文件管理發(fā)展中不可或缺的技術(shù)手段，它也是提高檔案管理水平的重要途徑。但是通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，檔案信息電子化工作是不可以一蹴而就的，也不是一個(gè)部門單槍匹馬就能夠完成的，這就需要各個(gè)部門之間的相互配合。