譚敏

四川省眉山市彭山區(qū)人才流動服務(wù)中心

【關(guān)鍵字】：檔案 信息化管理 建設(shè)

檔案是由社會活動中的機關(guān)、組織和個人直接形成的歷史記錄,具有文字、圖表、視聽等形式的保存價值和載體。它是一種信息資源,是信息和載體的統(tǒng)一體。但是,目前許多單位的檔案管理存在著數(shù)量過多、存儲條件差、檢索利用率低、管理人員知識單一等問題。解決這些問題的最佳途徑是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何實現(xiàn)檔案管理信息化?那么必須要重視檔案管理信息化建設(shè),加快硬件設(shè)施建設(shè),建立規(guī)范化的管理機制,建立復(fù)合型管理團隊。

一、更新觀念，重視檔案管理信息化建設(shè)

要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識檔案信息化的重要性,實現(xiàn)檔案信息化對單位管理創(chuàng)新發(fā)展的重要性,把檔案信息化推向單位發(fā)展和改革的高度,做好檔案工作。要實踐,努力實現(xiàn)“三入”和“四?！薄！叭搿笔侵笇n案工作放入主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程上,納入部門考核,納入檔案館職責(zé)范圍?！八谋！笔穷I(lǐng)導(dǎo)保障、人員保障、時間保障和財政保障。這是加快單位檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的根本保證。只有通過多種形式的宣傳,增強人們的信息意識和檔案觀念,將靜態(tài)檔案信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)信息,才能更好地開發(fā)利用檔案信息資源,促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，檔案信息化建設(shè)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。

檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

二、加快硬件設(shè)施建設(shè),實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

應(yīng)及時配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,如計算機、掃描儀、CD-ROM記錄儀和現(xiàn)代化檔案管理所需的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備。應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代科技和微型化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,加快實用、通用軟件的開發(fā),加快檔案信息數(shù)字化。

同時,檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢,挖掘各方面潛力,重點加強檔案的利用工作,及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要,將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟利益，只有這樣才能信息化檔案利用效果提高。

三、建立規(guī)范的管理機制

在檔案信息化建設(shè)過程中,為了明確相關(guān)責(zé)任,保障網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全運行,有必要從實際的角度建立規(guī)范化的管理機制。

1,創(chuàng)新檔案管理體制。檔案管理部門應(yīng)建立適合信息化建設(shè)的檔案管理體系。一是完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范,細(xì)化電子檔案的工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施,特別是對電子文件和電子檔案,確保電子文件安全和電子檔案的完整性。

2,統(tǒng)一文件管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。這對檔案管理部門來說是必要的?；谶@一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化包括:檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。這也是衡量工作效率的標(biāo)準(zhǔn)。

四、建立復(fù)合型管理團隊

檔案管理人員的建設(shè)是檔案管理信息化成功的根本,決定著檔案信息化發(fā)展的速度和質(zhì)量。

1,提高檔案管理人員的信息意識。在信息時代,計算機需要實現(xiàn)文件的自動登記、輔助歸檔、編目、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和安全使用。這就要求檔案工作者不僅要熟悉電子文件的特點和電子文件的整體規(guī)范化管理,還要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識,保證檔案信息的完整性和安全性。

2,提高檔案管理人員的技能。檔案管理信息化是檔案管理工作者的一個全新領(lǐng)域。他們需要學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)。他們需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。他們需要與計算機系統(tǒng)管理者溝通,參與管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用。只有高素質(zhì)的檔案管理隊伍才能保證企業(yè)檔案管理信息化的順利發(fā)展。根據(jù)檔案管理信息化進(jìn)程的需要,應(yīng)從培養(yǎng)人才、引進(jìn)高素質(zhì)人才，他們熱愛檔案事業(yè)、技術(shù)知識專業(yè)、實踐經(jīng)驗豐富，只有這樣才能做好檔案事業(yè)。做好收集和分析檔案工作并利用信息提高工作效果,了解社會和生產(chǎn)部門對檔案的需求趨勢,分析和把握檔案的動態(tài)利用,不斷完善和加強自身工作打下基礎(chǔ),同時也是提高服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。當(dāng)然提高檔案人員的素質(zhì)要通過堅持不懈,與時俱進(jìn)的培訓(xùn),使檔案工作者能夠及時了解檔案的發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用,不斷提高自身的工作技能。檔案信息建設(shè)可以動態(tài)管理檔案信息,保證檔案信息的及時性、真實性和準(zhǔn)確性,及時、準(zhǔn)確、快速地管理相關(guān)部門,提供資源和資料的資源配置,進(jìn)一步提高檔案的管理和利用率。檔案管理信息化建設(shè)需要大量的人力、財力和時間,對單位的發(fā)展具有十分重要的意義。在新時期、新階段,應(yīng)采取有效的途徑,全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè),保持檔案部門的競爭優(yōu)勢。